7.7. Gestionar una reserva online

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En el apartado RESERVAS ONLINE – RESERVAS REALIZADAS ONLINE vemos las reservas que nuestros clientes han hecho vía on line a través del motor de reservas introducido en nuestra web.
Aparece: la fecha en la que se ha realizado la reserva, localizador, el nombre de quién la ha realizado, fecha de entrada, duración de la estancia, fecha de salida y habitaciones que desea.
Cada vez que un cliente ha reservado una estancia a través de nuestra web queda reflejado en este listado. Si queremos conocer las reservas realizadas online podemos consultar este listado, hacer búsquedas e incluso seleccionar las reservas como vistas por si queremos marcarlas para llevar un control como que han sido comprobadas que en el planning, etc.

El funcionamiento de las reservas a través de la web es el siguiente:

– Una vez que el usuario de la web realiza una reserva, el programa le asigna automáticamente la habitación libre correspondiente al tipo de habitación contratado en la web: hab. doble, individual, etc.
Esta reserva aparecerá ya reflejada en la aplicación como una reserva más.

– El cliente recibirá automáticamente un email informando de su reserva: fechas, importe y localizador de la misma para su presentación cuando realice la entrada o check in en el alojamiento. El alojamiento también recibe un email notificando la reserva.

– La forma de operar con las reservas será de igual modo que el resto de reservas que se hacen manualmente desde la aplicación: podrá buscarlas y consultarlas en “Listados – Búsquedas de reservas”, realizar la entrada como todas, etc.

Al dar entrada, simplemente deberemos introducir el nombre de cliente y pagador (para la correcta realización de facturas, etc) ya que en la ficha de la reserva aparecerá: Cliente reserva online.

– La diferencia con el resto de reservas es que no se realizan cargos automáticos porque llevan asociada un factura proforma (presupuesto) con el importe contratado. De este modo, cuando realizamos la entrada del cliente, en su factura los cargos que aparecerán del alojamiento corresponderán al importe íntegro de la estancia (precio contratado online por el cliente).

Además de estos cargos, podremos añadir todos los cargos adicionales consumidos por el cliente durante su estancia.

Estas facturas proforma (presupuestos) hasta la entrada del cliente en el establecimiento llevan el nombre de “Cliente reserva online” y están asociadas a una reserva. De este modo, cuando el cliente entre y completemos correctamente la ficha con el nombre y pagador correcto, estos cargos pasarán directamente a la reserva y factura correspondiente.

– Recordar que si en la configuración de la reserva ha establecido que se realicen unos pagos cuando el cliente reserva on line, deberá acceder a su cuenta de Paypal (pasarela de pago utilizada) y controlar los pagos realizados (ver Datos empresa – Configuración de la reserva).

NOTA: Cuando un cliente busca a través del motor de reservas de la web la disponibilidad entre unas fechas, la web le proporcionará todas las habitaciones libres del alojamiento excepto las que estén restringidas en el apartado “Restricciones en la disponibilidad” o hayamos dado fuera de servicio en todo el establecimiento.