Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender el funcionamiento de la sección de ventas del programa.
– Emitir facturas, albaranes, presupuestos, etc.
– Realizar modificaciones sobre los documentos emitidos.
3.1 Sección de Ventas
Desde la opción VENTAS del menú general, podrá llevar el control de todos sus documentos de ventas:
– Gestión de ventas: realización de albaranes, facturas, … gestión de pedidos a clientes, facturación de albaranes, etc.
– Modificar / Borrar documentos
– Imprimir / Visualizar documentos
– Certificaciones a origen
– Facturación periódica
3.2 Hacer un documento de ventas: factura, albarán, presupuesto, etc.
Pulse la opción VENTAS del menú general y Nuevo albarán, factura,….
Determine la fecha de la factura, el programa establece la del sistema. Puede modificarla de las siguientes formas.
– Con las flechas de la derecha del campo (subiendo o bajando las mismas).
– Pulsando en el calendario y seleccionando el día.
– O escribirla de la siguiente forma para que el programa la reconozca. Por ejemplo, si quiere la fecha 31 de diciembre de 2016 deberá escribir 311216 (las dos primeras cifras corresponden al día, las dos siguientes al mes y las últimas al año, siempre de dos en dos), por último pulse return.
En el campo cliente, determine el nombre del cliente.
Escriba su nombre, o simplemente tres letras como mínimo del mismo (en caso de haber dado de alta anteriormente, el programa gracias a su sistema de búsqueda lo reconocerá).
Podrá listarlos, editarlos o darlos da alta, tanto si pulsa a la derecha del campo como a su izquierda en el botón proveedor.
Una vez lo haya seleccionado pulse return y ya se colocará en la rejilla para introducir los artículos que desee.
Escriba el nombre del artículo que desee incluir en el documento, o simplemente tres letras como mínimo del mismo (sí lo ha dado de alta anteriormente, el programa gracias a su sistema de búsqueda lo reconocerá).
Podrá listarlos, editarlos, o darlos de alta, si pulsa a la derecha del campo o si pulsa en la cabecera de la columna Artículos.
Si el artículo que desea incluir en un documento es un texto libre, o un artículo que no desea dar de alta en el programa, ni llevar control de stock, escriba en el campo artículo, 1 y pulse RETURN. A continuación en la ventana que aparece podrá detallar la descripción de dicho artículo. Pulse Aceptar y por último especifique las unidades, precio del mismo, etc. como el resto de artículos.
Añada tantos artículos como desee.
Cada vez que introduzca un artículo, el programa indica las unidades disponibles en stock del mismo, el precio al que fue comprado la última vez y el precio neto al que es adquirido.
Si desea añadir más datos en el documento como otros gastos, portes, retenciones, anticipos (entregas a cuenta), descuentos por pronto pago, etc. pulse el botón Más datos.
Finalmente, una vez incluidos todos los datos y artículos, elija qué tipo de documento es: por ejemplo, si se tratarse de una factura pulse el botón factura.
Si un documento no está finalizado y quiere dejarlo temporalmente abierto, pulse el botón documento abierto. De esta forma, cuando quiera volver al mismo, simplemente en la entrada de datos escriba el nombre del proveedor y el programa le indicará que tiene un documento abierto para poder seguir añadiéndole o modificando lo que quiera, etc.
3.3 Modificar / eliminar un documento
Pulse la opción VENTAS del menú general y BUSCAR DOCUMENTO. A continuación aparecerá una ventana en la que deberá determinar el año y tipo de búsqueda por documento o cliente.
Si realiza la búsqueda por tipo de documento: especifique si se trata de una factura, albarán, etc., su número correspondiente y acepte.
Si realiza la búsqueda por cliente: escriba su nombre y acepte.
Una vez realizada la búsqueda, modifique el documento: su fecha, cliente, artículos, unidades… finalmente para guardar cambios pulse sobre el botón del documento que se trate: una factura, albarán…
3.4 Facturar albaranes
Para facturar todos los albaranes realizados pulse en VENTAS. Existen dos posibilidades:
Opción A. Facturar un cliente: a través de esta opción podrá facturar todos los albaranes que pertenezcan a un mismo cliente. Tan sólo deberá especificar el nombre del cliente al que desea facturar. A continuación el programa muestra una lista con los albaranes que tiene dicho cliente. Finalmente marque los albaranes que no desee facturar en ese momento y pulse el botón Facturar.
Opción B. Facturar todos los clientes: desde aquí podrá realizar las facturas a todos los clientes que tengan albaranes pendientes. Marque con un check los clientes que no desea facturar. A continuación pulse el botón Facturar y podrá elegir serie, fecha y orden de la facturación.
Para facturar albaranes elija la opción que mejor se adapte a sus necesidades.
Si quiere que en el diseño de sus facturas aparezca el nº de albarán, deberá configurarlo en el apartado Diseño de informes.
3.5 Preguntas frecuentes
3.5.1 Realizar un documento abierto
En la entrada de datos tanto de compras como ventas, al realizar cualquier tipo de documento: facturas, albaranes, etc. puede ocurrir que el documento no esté finalizado porque quiere añadir posteriormente más artículos, etc. En este caso, para dejar el documento temporalmente abierto, pulse el botón “Doc.abierto”.
De esta forma, cuando quiera volver al mismo, en la opción Entrada de datos, escriba el nombre del cliente o proveedor y el programa le indicará que tiene un documento abierto para poder seguir añadiéndole o modificando lo que quiera, etc. pudiendo finalizar el documento o seguir abierto.
3.5.2 Añadir un anticipo en factura
Cuando esté realizando una factura y desee incluir en ésta un anticipo, deberá pulsar el botón Más datos. En el campo ENTREGA A CUENTA establezca el importe correspondiente.
3.5.3 Insertar una línea entre artículos en una factura, albarán…
Colóquese sobre uno de los artículos, una vez seleccionada la línea pulse el botón situado en la parte central derecha de la pantalla 
, introduzca el artículo correspondiente y ver cómo en la factura está el artículo insertado.
Cuando el programa inserta un artículo lo hace siempre una línea por encima del artículo marcado.
3.5.4 Añadir una retención en factura
Cuando esté realizando una factura y desee incluir en ésta una retención, deberá pulsar el botón Más datos. En el campo RETENCIÓN establezca si es fiscal o no y a continuación escriba la cantidad o porcentaje correspondiente.
Cada línea de una factura también puede tener retención, haga doble click en la misma línea y especifique con un check si tiene o no retención.
3.5.5 Añadir en un documento (factura, albarán, presupuesto…) un texto o artículo que no esté en base de datos
En el documento que vaya a realizar, sitúese en la línea donde vaya a introducir el artículo, haga click y aparecerá una casilla «Texto libre en la descripción, sin ser base de datos (ALT+7). A continuación aparece una ventana donde podrá escribir la descripción del mismo (un texto libre, un artículo que no desee que figure en su base de datos, etc.). Escriba el texto que desee, si quiere que éste aparezca impreso en negrita o en subrayado marque con un check la opción correspondiente. Finalmente pulse aceptar.
Cuando facture esta clase de artículos escriba tantos caracteres como desee, tenga en cuenta que un carácter en mayúscula ocupa más espacio que un carácter en minúscula. Por este motivo, el programa muestra una regla, en la parte superior de la ventana que mide el espacio de 10 cms. y le ayudará a controlar el espacio que ocupará en su documento este artículo.
Si cada vez que facture un artículo 1 no quiere que la ventana «Descripción» muestre la regla, debe configurarlo en la opción UTILIDADES – DISEÑO DE INFORMES – CONFIGURAR INFORMES – en el apartado de la ventana que aparece como «Ver regla (T) o…» .Escriba el número de caracteres que desea que se señalen en la ventana y que coincidirán con los caracteres que se mostrarán en la factura. En la ventana para escribir el concepto de código 1, aparecerá una marca roja indicadora de la longitud máxima de los artículos en el documento impreso.
3.5.6 Eliminar un artículo en una factura, albarán, presupuesto…
En el documento que desee, sitúese sobre el artículo que desea eliminar y pulse la tecla «Supr» del teclado, a continuación aparece una ventana mostrándole el artículo que va a eliminar. Pulse eliminar.
3.5.7 Gestión de vehículos
La gestión de vehículos es muy útil para todas aquellas empresas que se dediquen a gestionar vehículos de un cliente, y deseen controlar con exactitud todos los gastos que acompañan al acondicionamiento, reparación, etc. de un determinado vehículo.
En primer lugar deberá activar esta opción en el programa, para esto diríjase a VENTAS en el menú general y pinche en OPCIONES – Vehículos – Pestaña “Datos Fact.2”. Dentro de ésta active con un “Sí” Gestionar vehículos de un cliente.
A continuación, sitúese en VENTAS del menú general y pinche GESTIÓN VEHÍCULOS para dar de alta los nuevos gastos de un vehículo, si pulsa el botón Más datos aparecerá una pantalla, donde podrá añadir haciendo doble click sobre las líneas de la rejilla, todos los artículos u operaciones que han supuesto un coste para la empresa en acondicionar el vehículo por ejemplo: cambio de ruedas, cambio de aceite, mano de obra, etc.
Si dentro de esta ficha vuelve a pulsar Más datos, podrá completar la ficha del vehículo con el resto de datos.
Para ver todos los gastos de vehículos creados pulse el botón Ver todos o F3 y haga doble click sobre el que desea visualizar, también podrá verlos pulsando Buscar o F5.
Además en factura, si pulsa el botón Más datos podrá establecer el vehículo al que pertenece dicha factura y el número de kilómetros realizados.
Si desea desactivar esta opción, regrese a CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA e indique No.
3.6 Vídeos de apoyo (Versión en local del programa)
Hacer una factura, albarán, presupuesto… (1:06)
Facturar albaranes a un cliente (1:03)
Facturar albaranes a varios clientes (1:00)
Modificar / eliminar un documento de ventas (1:23)
Facturación periódica (4:20)
Certificaciones a origen (1:57)
Gestión de pedidos (2:18)