Antes de comenzar a pasar datos en su programa de contabilidad, a efectos prácticos interesa dividir los “papeles contables” en cinco grupos:
1.- Documentos de caja.
2.- Documentos de bancos.
3.- Documentos de compras (facturas de compras).
4.- Documentos de ventas (facturas de ventas).
5.- Documentos varios (los no comprendidos en ninguno de los anteriores apartados: otros gastos, ingresos,….).
Los apartados del 1 al 4 recogen normalmente el 95% de los asientos de una contabilidad. El otro 5% podemos considerar que son asientos más complejos como es contabilizar una nómina, gastos financieros, etc.
Las pantallas de ENTRADAS DE DATOS se dividen en:
Compras y gastos – en “Contabilizar compras” se contabilizan las facturas de compra y en “Contabilizar otros gastos” se contabilizan el resto de gastos.
Ventas e ingresos – en “Contabilizar ingresos” se contabilizan las facturas de venta y en “Contabilizar otros ingresos” se contabilizan el resto de ingresos.
Caja y bancos – Los documentos de caja y bancos se contabilizan en esta pantalla
Bienes de inversión – todos los bienes que se adquieran para su negocio y cálculo de amortización.
Provisiones y suplidos – control que deben llevar aquellos profesionales autónomos que reciban provisiones de fondos (entregas a cuenta) y paguen suplidos de sus clientes (gastos pagados por cuenta de los clientes).
Con esta forma de trabajar lo que se ha hecho es crear pantallas especializadas en capturar determinados tipos de datos en lugar de una sola pantalla que recoja todos los asientos de la empresa.
Así, con esta especialización, se han conseguido tres objetivos fundamentales:
1º.- Gran rapidez al pasar asientos.
2º.- Perfección, ya que el programa controla muchos parámetros automáticamente.
3º.- En el 95% de los asientos casi no es necesario tener conocimientos contables.