Un profesional autónomo no debe realizar balances porque no lleva un libro diario como lo hace cualquier Pyme, por este motivo cuando finaliza un ejercicio el cierre contable se simplifica (no hay regularización, cierre ni asiento de apertura).

El programa ante el fin y comienzo de un nuevo ejercicio contable actúa de esta forma: las cuentas de ingresos y gastos pasan con saldo inicial cero ya que cada año tienen sus propios apuntes. Cada cuenta iniciará el año sin movimientos.
El resto de cuentas (clientes, proveedores, etc.) arrastrarán el saldo del año anterior y aparece como saldo inicial el saldo que corresponda.
 

En el libro mayor de cada cuenta existe una utilidad llamada “Ajustar saldo” que consiste en que si ve que alguna cuenta el saldo no corresponde con el que debería ser, puede pulsar el botón “Ajustar saldo”, escriba el saldo real que debe tener en la fecha que especifique y acepte.
Con este ajuste el programa no hace más apuntes en ninguna otra cuenta.

La confección de cualquier listado resulta muy sencilla porque tan sólo es necesario seguir las opciones que ofrece el programa desde las opciones de LISTADOS.

El programa dispone de gran variedad de listados: compras y gastos, ventas e ingresos, saldos de clientes y proveedores, etc.

Son muy interesantes los listados VARIOS en los que encontrará resúmenes de ingresos y gastos por meses, años, comparativas de años, resumes de IVA,  fichas de mayor, etc.

Dispone también de los libros oficiales de IVA, gastos e ingresos, bienes de inversión y provisiones/suplidos.

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Para modificar un asiento sea una factura de compras, otros gastos, un movimiento de banco, etc.  debe ir a la opción LISTADOS y en los listados correspondientes a “Compras y gastos”, “Ventas e ingresos”, “Caja/Bancos”, “Bienes de inversión” o “Provisiones y suplidos”, podrá entrar y modificar el apunte contable que corresponda.

Cuando esté ante cualquier listado, deberá hacer clic sobre el apunte y se abrirá la pantalla de modificación. En esta pantalla, podrá consultar y/o realizar cualquier cambio.
Si modifica recuerde aceptar para guardar los cambios.

Si desea eliminar un asiento, en primer lugar deberá buscarlo y una vez en la pantalla de modificación pulse el botón “Eliminar”.

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Se anotarán como provisiones de fondos las cantidades entregadas a cuenta por los clientes por el pago de los servicios contratados a los profesionales autónomos.
Los gastos suplidos se refieren a gastos que los profesionales autónomos realizan y pagan por cuenta o en nombre de sus clientes.
 

Para ello debe ir a la opción ENTRADA DE DATOS – PROVISIONES Y SUPLIDOS donde anotará el apunte correspondiente.

Indicará la fecha, el tipo de operación: provisión o suplido, cliente, importe y detalle de la misma.

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En la opción ENTRADA DE DATOS – BIENES DE INVERSIÓN, completará las fichas de todos sus bienes de inmovilizado.

En estas fichas deberá rellenar los datos del bien: la fecha, importe, proveedor, nombre del bien, detalle, así como completar los datos para el cálculo de la amortización como valor inicial, fecha inicio de la amortización, etc.

COMPRA Y VENTA DE BIENES DE INMOVILIZADO:

Para la compra de inmovilizado hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones:

1.- Con la compra del bien de inversión no se lleva la compra a otros gastos sino se contabiliza como una factura de compra en “Contabilizar compras” (se reflejará en el libro de IVA soportado).
Cuando se contabilice la factura en el apartado “Especifique tipo de gasto” se debe poner “Bien de inversión” para indicar que no es una compra normal.

2.- Se crea una ficha de inmovilizado en el apartado “Bienes de inversión”.

3.- Y por último, cada año se llevará a “Contabilizar otros gastos” la parte que corresponda de amortización de dicho bien.
 

Para la venta de inmovilizado hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones:

1.- Con la venta del bien de inversión no se lleva a “Otros ingresos” sino se contabiliza como una factura de venta en “Contabilizar ventas” (se reflejará en el libro de IVA repercutido).
Al contabilizar la factura en el apartado “Especifique tipo de ingreso” debe poner “Bien de inversión” para indicar que no es una venta normal y elegir en el listado resultante el bien que vende.

2.- Dar de baja el bien de inversión: Si éste no se ha dado de baja automáticamente al realizar la factura, deberá ir al bien de inversión y realizar la baja. Para ello, ir a LISTADOS – LISTADO BIENES, hacer clic sobre el bien en el listado resultante y en la ficha del mismo pulsar el botón “Venta” e indicar la fecha de venta. A partir de ahora, el bien queda marcado en el listado en color rojo.

(Nota: en un artículo vendido si pulso de nuevo el botón “Venta” podría “Anular venta”. El programa pide confirmación y el bien vuelve a amortizarse en todo su periodo.)

3.- A continuación, en “Contabilizar otros gastos” o bien “Contabilizar otros ingresos”  anotará el apunte contable con el texto: “Pérdida (o Beneficio) por venta del bien X” en función de si ha obtenido un beneficio o pérdida con la venta del bien

(Nota: el beneficio se obtiene cuándo el valor de venta es mayor que el valor residual + las amortizaciones pendientes y la pérdida todo lo contrario)

4.- El año de venta del bien al final del mismo solamente se amortizará la parte que corresponda hasta la fecha  venta.

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Distinguimos entre:

Documentos bancarios.- Primero debe separar los documentos de cada entidad financiera. En segundo lugar si tiene cuentas diferentes en un mismo banco debe separar los documentos de cada cuenta. Por último debe ordenarlos por fechas.

Documentos de caja.- Todos los pequeños documentos que tenga de caja debe ordenarlos por fechas para luego contabilizarlos fácilmente.
 
En la opción ENTRADA DE DATOS – MOVIMIENTOS DE CAJA Y BANCOS, se contabilizarán los apuntes de caja y bancos.

Deberá introducir el nombre de la caja o banco, fecha, concepto contable, descripción más detallada o no del concepto e indicar el importe como entrada o salida.

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En la opción ENTRADA DE DATOS – CONTABILIZAR OTROS GASTOS, se contabilizarán el resto de gastos que no sean facturas.
Indicará su fecha, concepto contable (gasto), descripción más detallada del concepto, importe, su proveedor/acreedor y si está pagado o no.

En la opción ENTRADA DE DATOS – CONTABILIZAR OTROS INGRESOS, se contabilizarán el resto de ingresos que no sean facturas.
Indicará su fecha, concepto contable (ingreso), descripción más detallada o no del concepto, importe, su cliente/deudor y si está cobrado o no.

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En la opción ENTRADA DE DATOS – CONTABILIZAR COMPRAS, se contabilizan TODAS las facturas de compras independientemente del tipo de I.V.A. que tengan (seleccionará si son nacionales, internacionales, etc.).

Contabilizar será sencillo, indicará el proveedor, fecha, tipo de IVA, base (neta o bruta), tipo de gasto y la factura de compra quedará contabilizada.
También podrá añadir otros aspectos al apunte como notas, indicar si está pagada o no, etc.

En la opción ENTRADA DE DATOS – CONTABILIZAR VENTAS, se contabilizan TODAS las facturas de ventas independientemente del tipo de I.V.A. que tengan (seleccionará si son nacionales, internacionales, etc.), que sean ventas al contado o venta de inmovilizado.

Contabilizar será sencillo el funcionamientos será igual que con las compras, indicará en este caso el cliente, fecha, tipo de IVA, base (neta o bruta), tipo de ingreso y la factura de venta quedará contabilizada.
También podrá añadir otros aspectos al apunte como notas, indicar si está cobrada o no, etc.

Únicamente debe tener la precaución para contabilizar facturas de separar albaranes de facturas para no confundir estos documentos. Recuerde que los albaranes no serán contabilizados, únicamente las facturas.

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Antes de comenzar a pasar datos en su programa de contabilidad, a efectos prácticos interesa dividir los “papeles contables” en cinco grupos:

1.- Documentos de caja.
2.- Documentos de bancos.
3.- Documentos de compras (facturas de compras).
4.- Documentos de ventas (facturas de ventas).
5.- Documentos varios (los no comprendidos en ninguno de los anteriores apartados: otros gastos, ingresos,….).

Los apartados del 1 al 4 recogen normalmente el 95% de los asientos de una contabilidad. El otro 5% podemos considerar que son asientos más complejos como es contabilizar una nómina, gastos financieros, etc.

Las pantallas de ENTRADAS DE DATOS se dividen en:

Compras y gastos – en “Contabilizar compras” se contabilizan las facturas de compra y en “Contabilizar otros gastos” se contabilizan el resto de gastos.

Ventas e ingresos – en “Contabilizar ingresos” se contabilizan las facturas de venta y en “Contabilizar otros ingresos” se contabilizan el resto de ingresos.

Caja y bancos – Los documentos de caja y bancos se contabilizan en esta pantalla

Bienes de inversión – todos los bienes que se adquieran para su negocio y cálculo de amortización.

Provisiones y suplidos – control que deben llevar aquellos profesionales autónomos que reciban provisiones de fondos (entregas a cuenta) y paguen suplidos de sus clientes (gastos pagados por cuenta de los clientes).

Con esta forma de trabajar lo que se ha hecho es crear pantallas especializadas en capturar determinados tipos de datos en lugar de una sola pantalla que recoja todos los asientos de la empresa.

Así, con esta especialización, se han conseguido tres objetivos fundamentales:

1º.- Gran rapidez al pasar asientos.
2º.- Perfección, ya que el programa controla muchos parámetros automáticamente.
3º.- En el 95% de los asientos casi no es necesario tener conocimientos contables.

Desde la opción de ENTRADA DE DATOS del menú general podrá contabilizar.

Este programa tiene diferentes pantallas para entrar apuntes en función del tipo de datos que se quieran contabilizar. Este método es bastante cómodo y responde a la experiencia de Gábilos en tema contable. Veamos cómo hacerlo:

3.0.- Introducción contabilizar

3.1.- Asientos facturas de compra y venta

3.2.- Asientos de otros gastos e ingresos

3.3.- Asientos de caja y bancos

3.4.- Bienes de inversión

3.5.- Provisiones y suplidos

3.6.- Modificar / eliminar asientos

Una vez creada la empresa es necesario que complete los datos referentes a la misma. Para ello, pulse FICHEROS – CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA. Complete en cada pestaña los datos de su empresa: domicilio de la empresa, teléfonos, etc.
 

En un primer momento no es necesario que cree todos sus clientes, proveedores, bancos, etc. . Podrá darlos de alta conforme vaya contabilizando. El programa le informará que no están creados y le dará la opción de crearlos en ese momento, sin necesidad de salir de la pantalla en la que esté trabajando.

Pero si ya desde el principio desea crear algunos clientes, proveedores, gastos, ingresos, etc. pulse en el menú general la opción FICHEROS y seleccione la opción correspondiente. (CLIENTES/DEUDORES, PROVEEDORES/ACREEDORES, etc.)

Cuando inicie por primera vez el programa de contabilidad, la primera pantalla que aparece le ofrece las siguientes opciones:

Empresas
– Crear una nueva empresa
– Modificar datos de una empresa
– Borrar empresa
– Acceder a empresa creada

Usuarios
– Lista de usuarios
– Privilegios
– Asociar empresa / privilegios a usuarios
 

Desde el menú principal EMPRESAS, podrá crear, acceder a una empresa…

“Crear empresa” es el primer paso que debe realizar para empezar a trabajar con el programa. Para ello, pulse la opción “Crear una nueva empresa” del menú principal y le aparecerá la siguiente pantalla:

Nombre: escriba el nombre de la nueva empresa

NIF: escriba su número de identificación fiscal

Régimen: indique si la empresa se regula a través del IVA o IGIC (Impuesto General Indirecto Canario).

Una vez completados los datos del formulario pulse “Aceptar F2” para guardar los cambios.

Otras opciones del primer menú principal de empresas son:

“Modificar datos de una empresa”, le servirá para modificar los datos correspondientes al nombre y/o NIF de una empresa ya creada.

“Borrar empresa”, sirve para eliminar una empresa creada.

“Acceder a empresa creada”, entre a trabajar en una empresa ya creada.

El menú USUARIOS sirve para crear los diferentes usuarios que puedan llegar a trabajar en una misma empresa y la posibilidad de crear diferentes privilegios según los apartados del programa que puedan acceder o no.

“Lista de usuarios”, al entrar en este apartado vemos la lista de usuarios creados en la aplicación.  Para crear un nuevo usuario pulsará el botón “Alta F2” y rellene la ventana de creación.

“Privilegios” son los diferentes apartados a los que puede acceder cada usuario. Si se permite todo o solo algunas opciones.

La aplicación por defecto al primer usuario registrado (usuario principal o máster) le asigna la condición de administrador.
El privilegio administrador siempre puede acceder a todos los apartados del programa.

El resto de usuarios también se les puede otorgar este privilegio o bien podemos crear más privilegios a través de “Nuevo F2”.

“Asociar empresa / privilegios a usuarios”, al entrar en este apartado vemos la/s empresas creada/s, con los usuarios y privilegios asociados a las mismas.

Es importante hacer esta asociación porque si un usuario de la empresa no está asociado, no aparece como tal en la misma y no podrá acceder a la empresa. Para ello, pulsaremos el botón “Asociar” y realizaremos la asociación correspondiente.

Modalidad curso: Online
Precio: Gratis
Idioma: Español
Duración. Ilimitada. Consultas ilimitadas

 
Material aportado:
– Explicaciones de los principales apartados del programa.
– Vídeos.
– Acceso al foro del programa para la resolución de dudas o planteamiento de preguntas supervisadas por nuestros técnicos.

 
Objetivos:
Este curso pretende explicar las principales funciones del programa «Contabilidad Autónomos». De forma, que en un periodo breve de tiempo el usuario pueda trabajar con el software y conocer su funcionamiento.

¿Cómo funciona?:
Puede trabajar con todo el material aportado tantas veces como lo necesite. Le recomendamos que lea el contenido del curso en el orden presentado.

El curso está dividido en varias lecciones de muy corta duración. Cada una de ellas tiene su explicación y cuando proceda, un vídeo complementario. Para optimizar el resultado del curso se recomienda seguir los siguientes pasos:

1º.- Leer con detalle el texto.

2º.- Ver el vídeo de apoyo cuando exista.

3º.- Una vez comprendida la lección, si lo desea, podrá ponerla en práctica utilizando el programa o versión demo del mismo.

4º.- Por último, pasar a la lección siguiente.

Acceso a la aplicación:
CONTABILIDAD AUTÓNOMOS GÁBILOS es una aplicación online para la gestión de los gastos e ingresos de un profesional autónomo.

Gracias a la tecnología CLOUD COMPUTING, no necesita instalaciones complejas, siempre estará activado y actualizado. Con una conexión a Internet puede acceder al programa desde cualquier lugar las 24 horas del día. Totalmente seguro con tecnología https encriptado de 256 bits.

La dirección de acceso a la aplicación es www.gabilos.net/contabilidad o www.gabilos.net (si ya está registrado)