2.- Configuración de la Comunidad

En este apartado deben introducir todos los datos necesarios para la configuración de la comunidad en el programa.

En la primera pestaña “DATOS GENERALES” se introducen los datos principales de la comunidad. Algunos de ellos serán completados automáticamente si han sido introducidos en la creación de la comunidad.
En “Datos para los pagos”  se debe poner la cuenta bancaria para los recibos de las cuotas de los vecinos.

En la segunda pestaña: “REPRESENTANTES” estarán reflejados los vecinos que forman la Junta de Gobierno de la comunidad: presidente, vicepresidente, secretario, etc… Podrá crear los cargos que desee de la comunidad y completarlos con sus teléfonos, e-mails, y cualquier otro dato en el apartado de notas.
También podrá añadir firmas para que salgan automáticamente en las convocatorias y actas.

En la tercera pestaña “PERSONAS DE INTERÉS” podrá crear contactos, con teléfono y e-mail, que sean de interés para la comunidad.

En la cuarta pestaña “ANOTACIONES” podrán anotar todas las características particulares de la comunidad, así como cualquier dato que quiera aclarar para la correcta administración de la misma.

En la quinta pestaña: “DATOS SEPA” se reflejan los datos bancarios de la comunidad para gestionar recibos, pagos a proveedores, etc…

En la sexta pestaña: “OTROS DATOS”

– FONDO DE RESERVA deberá establecer el porcentaje que desea aumentar el presupuesto para asignarlo al Fondo de reserva. Por ley, este fondo debe ser, como mínimo, el 5% del último presupuesto de la comunidad. Cuando cierre el presupuesto, automáticamente se incrementarán los recibos de los vecinos en el porcentaje que Ud haya determinado en este apartado. 

DATOS SECCIONES, CUENTAS DE GASTO, o INDEPENDIENTE: En este apartado podrá indicar de qué forma quiere trabajar con el programa.
Es decir, si quiere que las partidas presupuestarias estén vinculadas a secciones, cuentas de gasto, o funcionen de forma independiente. También se indicará en cada caso a qué sección/cuenta desean imputar los recibos que se creen independientes del presupuesto o derramas.

CERTIFICADO PARA RENTAS: También en esta pestaña puede indicar si desea incluir una referencia catastral común para un grupo de fincas, y los datos del administrador para figurar después en el Certificado para Rentas. Con este certificado podrá enviar a cada vecino qué valor catastral e IBI le corresponde del conjunto.

 

Por último, destacar también la posibilidad de asociar documentos a la comunidad a través del botón inferior de la libreta: “DOCS. ASOCIADOS”.
En esta opción podrá vincular los documentos que desee que tengan relación con la comunidad; por ejemplo: el contrato del seguro, contratos con el personal asalariado de la comunidad, cartas enviadas o recibidas de la Administración Pública, etc.
También se podrán poner “NOTAS” generales de la comunidad


Por último tenemos la «CONFIGURACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO» con el que quiere que se envíen sus emails. De este modo, los vecinos recibirán el correo de las diferentes opciones del programa, como por ejemplo, asambleas, convocatorias, votaciones, etc…

Para configurar correctamente su cuenta de correo, deberá acceder dentro del apartado ‘Datos’ a la opción ‘Configuración’. Una vez allí, pulse el botón ‘Otros datos’ y, dentro del formulario que se abre, el botón ‘Configuración correo. Se abre un formulario en el que deberá completar todos los datos para que los emails se envíen desde su dirección de correo.

Si su dirección es de tipo GMAIL, HOTMAIL o YAHOO, estos datos se rellenarán directamente. Compruebe que al rellenarlos, le llega el correo de confirmación a su cuenta de que todo ha ido bien. Si no fuera así, deberá verificar en su cuenta los datos del servidor SMTP y puerto SMTP que debe poner. Normalmente, el usuario suele ser el mismo que la dirección de correo y la contraseña, la de su cuenta.

Si su dirección no es de las gratuitas (las nombradas encima), si no que es del tipo «*****@suestablecimientohotelero.com», deberá ponerse en contacto con su administrador de correo para que le suministre los datos que se piden en este formulario.