11. Control de usuarios

Para usuarios Contabilidad Profesional Online:

La creación de usuarios y asignación de permisos se hace desde el primer menú de a acceso al programa en el apartado “Usuarios”.

En ese menú de usuarios existen tres apartados:

  • Lista de usuarios
  • Privilegios
  • Asociar empresa / privilegios a usuarios

En primer lugar, deberá crear los usuarios que pueden acceder al programa en lista de usuarios, los creará con su email de usuario y contraseña.
El usuario principal ya se ha creado al registrarse en el programa.

A continuación, deberá crear los privilegios con los apartados de acceso al programa. La aplicación siempre da por defecto el privilegio de “Administrador” que puede acceder a todo y es el que se le asocia al usuario principal con el que se ha registrado en el programa.
Si el resto de usuarios quiere que accedan también a todo podrá asignarles el privilegio de “Administrador”.

Por último, una vez creado los usuarios y los privilegios, los asociará a las empresas creadas, para ello debe ir al apartado “Asociar empresa / privilegios a usuarios”, pulsar el botón “Asociar” y seguir las pantallas que aparecen: primero elegir la empresa a la que queremos asociar usuarios, seguidamente marcará los “Usuarios disponibles” y con el botón “>” los desplazará a la columna de “Usuarios asociados”, es en este momento cuando le aparecerá una ventana para elegir el privilegio que le quiere otorgar al usuario o usuarios seleccionados. Finalmente pulse “Asociar”

  Ver vídeo «Control de usuarios»

Para usuarios Contabilidad Profesional versión escritorio (Velázquez):

La primera vez que acceda a una empresa, se crea un usuario con el nombre que introduzca, por defecto aparece el nombre de su ordenador. Este usuario se considerará “supervisor“. El supervisor será la única persona que podrá dar de alta, baja o modificar a otros usuarios y además será el único que podrá reconstruir el sistema en caso de fallo.

El supervisor debe tener dos claves: la clave de usuario con el nombre de su ordenador (para dar de alta, baja, etc.) y la clave que debe crear como usuario normal y con la que normalmente entrará en el programa.

Recomendamos que para acceder por primera vez a una empresa, acepte el nombre de usuario (nombre de su ordenador) que le ofrece el programa.

Para crear la clave de usuario normal pulse el icono “Usuarios” (en algunas versiones se encuentra en la parte superior al menú general o en otras se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla).

Aparecerá una ventana donde en la lista de la izquierda se crean todos los grupos de usuarios y a la derecha aparecerán los usuarios creados en cada grupo.
(El grupo de supervisor no hay que modificarlo y se debe dejar únicamente con su usuario correspondiente. Este usuario sí que puede modificarse el nombre y/o añadir clave de acceso).
Para crear un grupo, pulse el botón “Nuevo” situado debajo de la columna de la izquierda.
Para crear un usuario, seleccione el grupo y pulse el botón “Nuevo” situado debajo de la columna usuarios de la derecha.
La palabra “clave” no es obligatoria crearla.
En esta ventana de creación de usuarios también aparecen los niveles de privilegio que son las opciones del programa que puede acceder cada usuario. Si no tiene determinados esos niveles en configuración porque en un principio todos los usuarios acceden a todo, seleccione por ejemplo el nivel 1 (al no tenerlos configurados, todos los niveles pueden acceder a todo. El supervisor sí que tiene todos los niveles seleccionados aunque en un principio no haya diferencias).

Puede Modificar o Eliminar grupos o usuarios, seleccionando uno de ellos y pulsando los botones correspondientes.

Si su empresa quiere llevar un control de privilegios, deberá activarlo en primer lugar en la primera pestaña  de “Configuración de la empresa”.
A continuación, acceda al “Control de usuarios” que se encontrará en la parte inferior izquierda de la pantalla donde podrá modificar los niveles de privilegio, puede llegar a tener hasta 10 niveles.
Para la modificación de un nivel, debe seleccionar el número de nivel y a continuación en la ventana resultante seleccione qué opciones podrá tener acceso.

Finalmente, no olvide en la pantalla de creación de usuarios, modificar el usuario y asignarle el nivel de privilegio que le corresponda.

Recuerde que SOLAMENTE el usuario SUPERVISOR, es el que puede crear, modificar o eliminar usuarios.

Para trabajar en red, podrá crear tantos usuarios como personas vayan a utilizar el programa, y cada uno entrará con la clave que el supervisor determine.

10. Funciones especiales

   
A través de este icono situado en la parte superior del programa, podrá acceder a la ayuda del programa.

 A través de este icono situado en la parte superior del programa, podrá realizar copia de seguridad de la empresa, enviar una solicitud a Gábilos o cambiar de empresa sin salir a la primera pantalla del menú de “Empresas”.

Tecla “Esc” (Escape): pulsando esta tecla podrá salir de las ventanas sin necesidad de pulsar el icono de cierre o el botón “Cancelar”.

Tecla “F12“: esta tecla le permitirá aceptar las distintas ventanas del programa: al grabar un asiento, dar de alta cuentas, y otras.

Tecla “F3“: si pulsa F3 en el campo “Cuenta” de las pantallas de entrada de datos, podrá crear una cuenta sin necesidad de salir de esa pantalla. Y si pulsa “Ctrl + F3″ a la vez, podrá crear una cuenta de inmovilizado en las facturas de IVA.

Tecla “F4“: si pulsa F4 en el campo “Cuenta” de las pantallas de entrada de datos, podrá ver en forma de árbol las cuentas que usted tiene.

 Tecla “F5 Mayor“: Si pulsa este icono, le aparecerá una ventana en la que deberá escribir aquella cuenta cuya ficha del libro mayor quiera ver.

 Tecla “F6 Importe“: si pulsa este icono, le aparecerá una ventana en la que deberá escribir aquella cuantía que necesite buscar.
Con esta opción podrá buscar los apuntes que tengan el importe introducido (más, menos un céntimo de euro). También podrá encontrar los que tengan el doble o el triple de dicha cantidad, debido a que el importe buscado puede ser un plazo a 30, 60 y 90 días.

Tecla “F9 Mando“: Ofrece interesante información para el empresario, con el detalle que precise, sobre cuánto le deben, pendiente de pago, lo que dispone en caja, bancos, ingresos y gastos.

 Botón interrogación: si pulsa este botón accederá a la ayuda del campo en el que se encuentra.

 

Sistemas de búsqueda: cuando realice BÚSQUEDAS debe escribir un mínimo de tres letras. Puede introducir tantos grupos de letras como desee sin importar el orden de los mismos. No es necesario indicar acentos, ni mayúsculas para buscar.

Ejemplo: para buscar “Compras de mercaderías”, puede escribir com, com rias, compras, etc.

Si realiza BÚSQUEDAS referentes a números de cuenta, recuerde que sólo deberá escribir según sea el caso: la raíz, dos, tres… dígitos de la cuenta, coma, y la terminación correspondiente a dicho número.

Ejemplo: para buscar “Compras de mercaderías” (600000000000) puede escribir 6,0 y el programa le buscará la cuenta.
Para buscar “Embalajes” (602000000004) puede escribir 602,4 y el programa le buscará la cuenta.
Para buscar “Diferencias negativas de cambio” (668100000000) puede escribir 6681,0 y el programa le buscará la cuenta.
Para buscar un “Proveedor” (400000000018) puede escribir 4,18 y el programa le buscará la cuenta.

 

Escribir fecha: el campo fecha se puede completar de cualquiera de las siguientes formas:

– Con las flechas a la derecha del campo, subiendo o bajando la fecha que el sistema establece por defecto.

– En algunas pantallas aparece un calendario a la derecha del campo fecha, si pulsa en el mismo podrá seleccionar el día y mes que desee.

– O escribirla de la siguiente forma para que el programa la reconozca. Por ejemplo, si quiere la fecha 31 de diciembre de 2020 deberá escribir 311220 (los dos primeros dígitos corresponden al día, los dos siguientes al mes y los últimos al año, siempre de dos en dos), por último pulse Intro.

12. Copias de seguridad

Para usuarios Contabilidad Profesional Online:

Para realizar una copia de seguridad de la empresa debe ir al icono que se encuentra en la parte superior derecha del menú general  y  pulsar la opción Realizar copia de seguridad.

Para usuarios Contabilidad Profesional versión escritorio (Velázquez):

Para realizar copias de seguridad  pulse la opción UTILIDADES del menú general, y dentro de ésta el apartado COPIAS DE SEGURIDAD. A continuación aparecerá la siguiente ventana:

En ella debe marcar la unidad en la cual desea realizar a copia. En el caso de ser a Zip/Pen Drive, CD o Disco duro externo, debe escribir la letra de la unidad que tiene asignada. Si no conoce la letra puede mirarla del siguiente modo: En el escritorio haga doble click sobre “Mi PC (o Equipo) ”, y aparecerán todas las unidades de disco disponibles con sus letras correspondientes: (A:), (B:), (C:), …

Podrá también enviar copias a una dirección de email o a Gábilos en el caso de que tengan contratado un servicio de soprte y sean solicitas por nuestros técnicos.

Podrá hacer copia de seguridad de varias empresas a la vez de la opción REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD en el menú de EMPRESAS.

Para recuperar una copia:

Pulse la opción RECUPERAR COPIA del menú EMPRESAS (este menú aparece por primera vez al abrir el programa).

A continuación aparece la siguiente ventana:

En ella debe marcar la unidad de la cual desea recuperar la copia. En el caso de ser a Zip / Pen Drive, CD o Disco duro externo debe escribir la letra de la unidad que tiene asignada. Si no conoce la letra puede mirarla del siguiente modo: En el escritorio haga doble click sobre “Mi PC (o Equipo) ”, y aparecerán todas las unidades de disco disponibles con sus letras correspondientes: (A:), (B:), (C:), …

Recuerde que perderá todas las modificaciones realizadas desde que efectuó la copia que recupera.

Si trabaja en red sólo es posible recuperar copia desde el equipo que hace de servidor de la red. Además, la aplicación de contabilidad debe estar cerrada en el resto de los equipos.

9. Cierre del ejercicio

Al finalizar el ejercicio económico (normalmente el 31 de diciembre) es necesario realizar determinados procesos:

– Introducción de existencias finales.
– Amortizaciones.
– Regularización.
– Cierre.
– Apertura.
– Ajuste de inmovilizados (nos referimos al asiento de amortización acumulada contra bien de inmovilizado cuando ya se ha terminado la amortización del bien)
– Así como diversos listados (libro diario, balances, etc.).

Le recomendamos que antes de comenzar el cierre del ejercicio:

– Revise bien todas las cuentas del libro mayor para ver si ha cometido algún error o queda algo por contabilizar; en tal caso haga los ajustes necesarios.
Haga una copia de seguridad: desde el menú general, pulse (Utilidades) y dentro de éstas (Realizar copia).
– Ha de saber ya el importe de las existencias finales (inventario).
Prepare la impresora con el papel necesario. Para ello, asegúrese que la impresora está correctamente configurada e imprime correctamente los listados. Puede comprobarlo imprimiendo una ficha de mayor.

Si no desea imprimir los libros, el programa le permite presentarlos en soporte informático (disquete o CD). En lugar de listados en papel se crearan unos archivos que son los que deberá presentar para la legalización de los libros ante el Registro Mercantil. Estos archivos se generarán en el proceso de cierre del ejercicio.

Puede realizar el cierre de ejercicio de dos formas diferentes: de forma totalmente automática o de forma semiautomática (paso a paso).

TOTALMENTE AUTOMÁTICA: si decide usar este método basta tan solo pulsar una opción que dice: HAZLO TODO: REGULARIZACIÓN, AMORTIZACIÓN, ETC.. Si pulsa esta opción, el programa realiza TODOS los pasos automáticamente. Le pedirá que haga una copia de seguridad y que introduzca el importe de las existencias finales. A partir de aquí es un proceso totalmente automático. Esta opción es la que usan casi todos los usuarios ya que además de evitar errores – no olvida ningún paso ni listado- resulta muy cómoda.
CON UN SOLO CLICK ORDENA AL PROGRAMA QUE HAGA ABSOLUTAMENTE TODO Y SIN ERRORES.

PASO A PASO ó SEMIAUTOMÁTICA: esta opción existe por si desea hacer los procesos de fin de ejercicio usted mismo. Esto es útil para estudiantes, asesores, cualquier persona que quieran analizar detalles entre un paso y otro.

Este modo de cerrar el ejercicio resulta igualmente muy sencillo, hay que tener cuidado únicamente de hacer todos los apartados en el orden indicado en la pantalla (Introducción de existencias finales, Amortizaciones, Regularización, Cierre del ejercicio, Apertura del ejercicio) con los diferentes listados en el orden correspondiente.

Por ejemplo, no puede hacer una regularización y después pretender hacer una cuenta de Pérdidas y Ganancias pues al tener los saldos regularizados no le saldría nada.

La secuencia completa para no omitir ningún paso es la que ofrece el programa en el apartado HAZLO TODO ...

Ver vídeo «Cierre del ejercicio automático»

Para realizar los procesos de FORMA SEMIAUTOMÁTICA pulse FIN DE EJERCICIO y las siguientes opciones:

INTRODUCCIÓN EXISTENCIAS

– En primer lugar, asegúrese de haber realizado una copia de seguridad.

– Marque con un check las cuentas a las que desea asociar existencias finales.

– Pulse el botón “Introducir existencias finales de las cuentas seleccionadas”. Aparecerá un formulario para introducir dichas existencias.

– Mediante el botón “Generar asiento de variación de existencias finales”. Se realizará dicho asiento.

Hacer el asiento de saldos iniciales

AMORTIZACIÓN

Desde esta opción a fecha de cierre del ejercicio, el programa realizará automáticamente la amortización del mismo, a continuación pulse Aceptar.

REGULARIZACIÓN

Desde esta opción a fecha de regularización del ejercicio, el programa realizará automáticamente dicho asiento llevándolo a la cuenta de Pérdidas y Ganancias, a continuación pulse Aceptar.

CIERRE

Desde esta opción a fecha de cierre del ejercicio, el programa realizará automáticamente el cierre del mismo, a continuación pulse Aceptar.

APERTURA

Desde esta opción a fecha de inicio del ejercicio siguiente, el programa realizará automáticamente el asiento de apertura del mismo, a continuación pulse Aceptar.

AJUSTE INMOVILIZADO

Esta opción borra las fichas de inmovilizado que ya están amortizadas y además genera el asiento correspondiente.

A continuación si está conforme, pulse Aceptar.

Podrá imprimir los listados que necesite a través de la opción LISTADOS del menú general.

Los libros oficiales se pueden preparar como quiera: impresos en papel o bien generar unos ficheros para la presentación de libros en el Registro Mercantil por vía telemática.

Una vez terminada la operación, el programa le indicará que el proceso ha finalizado.

Cuando finalice todos los listados automáticos, si su empresa es una sociedad mercantil (es decir, soc.anónima, soc. limitada, soc. colectiva o soc. comanditaria) deberá confeccionar también una memoria. Para realizarla haga lo siguiente:

Vaya a LISTADOS, elija la opción MEMORIA.

Escriba la memoria correspondiente a su ejercicio. Existe un texto plantilla que le servirá de ayuda para elaborar la suya propia.

Ver vídeo «Cierre del ejercicio semiautomático»

8. Hacer listados

La confección de cualquier listado resulta muy fácil porque sólo es necesario hacer un click con el ratón en las opciones del apartado LISTADOS que ofrece el programa.

Todos los informes necesarios tanto para la presentación oficial de las cuentas como para las necesidades de la empresa, se dan ya definidos.

Cuando pulse en el apartado de “Listar balances, cuentas de pérdidas y ganancias, etc”. verá que además de los modelos oficiales se han diseñado otros (se distinguen porque entre paréntesis pone “detallado”) donde, si los lista, puede ver con más detalle dichos modelos de informes.

Ver vídeo «Hacer listados»

 

Además de los listados, también puede usar otros tres apartados que figuran en el “Menú General” y son:

 

Importe (F6)
Mando (F9)
Mayor (F5)

Pulsando F6 o el icono el programa busca un determinado importe, ya que muchas veces ocurre que no se sabe a quién pertenece. En este caso el programa no solo busca el importe que haya puesto, sino también el doble y el triple de dicho importe por si la cantidad pertenece a una factura girada a 30-60-90 días. Así mismo también busca desviaciones de una centésima de la cantidad buscada, por si alguien no ha ajustado bien al tercer decimal, así, si buscamos 499,99 encontrará también 500.

  Ver vídeo «Buscar un importe»

 

Pulsando F9 o el icono mando encontrará respuesta inmediata a las preguntas básicas que se hace una empresa: ¿cuánto debo? ¿cuánto me deben? ¿cuánto tengo en caja y bancos? y ¿cómo voy?.

  Ver vídeo «Mando»

 

Puede acceder al libro mayor de cualquier cuenta inmediatamente pulsando la tecla F5 o el icono  , escribiendo el código de la cuenta o su nombre: luz, agua, un determinado cliente, etc. puede ver los datos del mismo.

  Ver vídeo «Libro Mayor»

 

7. Control de vencimientos

Este apartado está pensado para aquellas empresas que deseen llevar un control de los vencimientos tanto a cobrar como a pagar.

Si no desea llevar este control puede saltarse este punto perfectamente.

Si usted lleva control de vencimientos tiene 2 formas de hacerlo que además se combinan entres sí: manual y automática.

Para activar la forma automática, deberá marcar con un check la opción “Vencimientos activos” que se encuentra en UTILIDADES – CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA – PESTAÑA CUENTAS BÁSICAS y situado en la parte inferior derecha de dicha pestaña.

Si marca esta opción, cada vez que sea necesario se abrirá una ventana automáticamente donde podrá indicar los vencimientos que correspondan.

También, en cada pantalla de entrada de datos, en la parte inferior, hay un botón que pone “Vencimientos” y que usted puede activar siempre que lo desee.

Así, si lo desea, puede entrar vencimientos por separado, independientes de las facturas para de este modo tener todo el juego necesario en la vida diaria de una empresa. Posteriormente en el apartado LISTADOS – VENCIMIENTOS podrá verlos como desee: de un banco o de todos, sólo los aceptados o todos, etc.

  Ver vídeo «Control de vencimientos»

6. Costos por secciones

Este apartado está pensado para aquellas empresas que además de la contabilidad general desean llevar contabilidad por secciones o por centros de trabajo (por ejemplo un constructor que además de su contabilidad general desea saber cuánto ha ganado o perdido en cada obra que realiza).

Si no es su caso puede saltarse este punto.
Si usted realiza contabilidad por secciones o de costes tiene 2 formas de hacerlo que además se combinan entres sí: automática y manual .

Para activar la forma automática, deberá marcar con un check la opción “Costos activos” que se encuentra en UTILIDADES – CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA – PESTAÑA CUENTAS BÁSICAS y situado en la parte inferior derecha de dicha pestaña.

Si marca esta opción, cada vez que contabilice una cuenta de ingresos o gastos, se abrirá una ventana donde podrá indicar a qué sección lleva el gasto o ingreso. De este modo tendrá totalmente unida la contabilidad general, con la contabilidad por secciones. Así, le cuadrará perfectamente el resultado de la contabilidad general con el resultado de cada una de las secciones o centros.

En segundo lugar, puede entrar a cada sección asientos por separado, independientes de la contabilidad general. Recuerde que en este caso el resultado de las secciones no coincidirá con el resultado de la Contabilidad General.

Para entrar asientos de modo manual pulse en el menú general ANALÍTICA y a continuación ENTRADA COSTES POR SECCIONES.

  Ver vídeo «Costos por secciones»

5.3. Asientos varios

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En este apartado contabilizará todos aquellos asientos que no ha contabilizado en las pantallas anteriores y que suponen aproximadamente un 5% de la contabilidad de una empresa: nóminas, leasing, etc.

Al igual que las anteriores es una pantalla de muy fácil manejo, aunque aquí ya es necesario tener un mayor conocimiento contable pues contabilizar una nómina, por ejemplo, requiere saber en concreto cómo se hace ese tipo de asiento.
No ocurre lo mismo en las pantallas de “I.V.A.”, “Caja y Bancos” que sin tener casi ningún conocimiento contable podemos hacer todos los asientos.

En este punto le recordamos que Gábilos Software ha elaborado un Plan General de Contabilidad comentado, con más de 2.200 ejemplos y un diccionario de sinónimos para que usted pueda saber en todo momento a qué cuenta lleva un determinado gasto, ingreso… (una multa, un cuadro, etc.) y cómo se hace un asiento.

  Ver vídeo «Asientos varios»

5.1. Asientos facturas de IVA

<< Volver «Contabilizar»

Recuerde que en este apartado se contabilizan TODAS las facturas tanto de compras como de ventas. Independientemente del tipo de I.V.A. que tengan, que sean tickets de venta (bares y otros), facturas de compra o venta de inmovilizado.

A través de esta pantalla también se controla automáticamente la declaración de más de 3005,06 Euros, de forma que todo lo que contabilice aquí servirá para la confección de dicha declaración.

La forma más cómoda para trabajar en esta pantalla es ordenar por fechas, por un lado las facturas de compra y por otro las de venta. Únicamente debe tener la precaución de separar albaranes de facturas para no confundir estos documentos.

  Ver vídeo «Cómo contabilizar facturas de IVA»

  Ver vídeo «Más opciones en las facturas de IVA»

5.0. Introducción contabilizar

<< Volver «Contabilizar»

A efectos prácticos interesa dividir los “papeles contables” en cinco grupos:

1.- Documentos de caja.
2.- Documentos de bancos.
3.- Documentos de compras (facturas de compras).
4.- Documentos de ventas (facturas de ventas).
5.- Documentos varios (los no comprendidos en ninguno de los anteriores apartados).

Los apartados del 1 al 4 recogen normalmente el 95% de los asientos de una contabilidad. El otro 5% podemos considerar que son asientos más complejos como es contabilizar una nómina, una regularización de I.V.A., un leasing etc.

 

Las pantallas de ENTRADAS DE DATOS se dividen en:

Entrada de I.V.A. – Los documentos de compra y de venta, en la práctica facturas tanto de compra como de venta, se contabilizan en la pantalla de “Asientos facturas de I.V.A“.

Entrada de caja y bancos – Los documentos de caja y bancos se contabilizan en la pantalla de “Asientos de caja y bancos“.

Entrada asientos de varios – El resto de los documentos se contabilizan en la pantalla de “Asientos varios“.

Con esta forma de trabajar lo que se ha hecho es crear pantallas especializadas en capturar determinados tipos de datos en lugar de una sola pantalla que recoja todos los asientos de la empresa.

 

Así, con esta especialización, se han conseguido tres objetivos fundamentales:

1º.- Gran rapidez al pasar asientos.
2º.- Perfección, ya que el programa controla muchos parámetros automáticamente.
3º.- En el 95% de los asientos casi no es necesario tener conocimientos contables.

 

Esta forma de trabajar está preparada para contabilizar muchos datos en muy poco tiempo, pero recuerde que es muy importante no confiarse e ir pasando la contabilidad con la máxima frecuencia posible.

 

4. Asiento de apertura

Una vez que tenga creadas las cuentas con sus saldos iniciales debe proceder a hacer el asiento de apertura. Si no tiene cuentas con saldos iniciales no es necesario hacer ningún asiento.

El programa le permite haber creado varias cuentas con sus saldos iniciales y, sin hacer el asiento de apertura, poder iniciar la contabilidad. Cuando ya tenga todas las cuentas con sus saldos bien claros podrá hacer el asiento citado.

Normalmente, el asiento de apertura en muchos programas consiste en hacer un asiento muy grande con una serie de cuentas al debe y una serie de cuentas al haber. El problema de este método es que cuando hay muchas cuentas es muy difícil cuadrar el asiento.

Por eso, el método que hemos desarrollado, consiste en que cuando cree una cuenta pueda hacerlo con su saldo inicial y a partir de aquí sea el programa el que hace el asiento de apertura automáticamente.

Para ello siga los siguientes pasos:

1. Pulse la opción UTILIDADES.
2. Pulse la opción ASIENTO DE SALDOS INICIALES – REALIZAR ASIENTO DE SALDOS INICIALES
3. Pulse ACEPTAR.

Si el programa detecta que la suma del debe es diferente a la suma del haber, el asiento de apertura no se realizará. En este caso deberá revisar todos los saldos de las cuentas que ha creado para ver dónde tiene el descuadre. Para ello, pulse la opción LISTADOS y luego la opción OTROS LISTADOS –SALDOS INICIALES DE CUENTAS, así podrá verlos todos y modificar el que desee haciendo doble click sobre el mismo. Una vez corregido proceda a hacer el asiento de saldos iniciales con los tres pasos indicados anteriormente.

  Ver vídeo «Asiento de apertura»

3. Crear fichas de inmovilizado

Una vez creadas las cuentas de contabilidad con sus saldos correspondientes es conveniente crear las fichas de inmovilizado.

Este apartado no es más que crear fichas con el valor inicial, valor residual, años de duración, etc. de todos sus bienes de inmovilizado.

Si usted no tiene estos datos (por no tener fichas de sus bienes de inmovilizado), debe localizar las facturas de compra de dichos bienes (que pueden ser de varios años atrás) para así rellenar sus fichas y que de este modo se contabilicen, automáticamente, las amortizaciones a fin de cada ejercicio económico.

Tanto si no tiene estos datos, como si no desea crear las fichas o está iniciando la contabilidad por primera vez y por tanto la empresa no tiene datos anteriores, puede saltar este punto.

Tenga presente que este apartado consiste únicamente en crear las fichas, no las cuentas de inmovilizado, pues estas ya estarán creadas anteriormente.

Sin embargo, si usted decide crear las fichas de los inmovilizados pulse la opción ver vídeo, donde podrá comprobar cómo se hace muy fácilmente.

  Ver vídeo «crear fichas de inmovilizado»

2. Crear cuentas

Una vez creada la empresa lo primero que debe hacer es crear las cuentas que intervendrán en su contabilidad. Las cuentas se pueden crear con saldos iniciales o sin ellos.

El programa de forma automática ya le da creadas TODAS las cuentas del Plan General de Contabilidad, TODOS los diseños de informes que necesite: Balances, Cuentas de Pérdidas y Ganancias, etc. TODAS las cuentas de I.V.A. y varias formas de pago por si usted desea llevar un control de vencimientos.

Únicamente debe crear sus propias cuentas de clientes, proveedores, etc. La longitud de las cuentas es de 12 dígitos de forma que puede crear hasta 999 millones de clientes, proveedores, etc.

El apartado mantenimiento de ficheros que verá en el vídeo se suele usar muy poco, normalmente para crear las cuentas la primera vez, puesto que posteriormente la creación de nuevas cuentas se hace desde las propias pantallas de entrada de datos.

A la hora de crear cuentas distinguimos entre dos situaciones diferentes:

               A).- Empresa que inicia por primera vez su actividad.
En este caso, una vez creada la empresa y teniendo clasificados los documentos, puede ya contabilizarlos. Para ello, consulte aquí.

               B).- Empresa ya existente pero que no ha sido contabilizada con este programa. En este caso:

B.1).- Debe disponer de un balance de sumas y saldos o un listado de saldos iniciales.
B.2).- Pulse en el programa el apartado FICHEROS – CUENTAS – ALTA DE CUENTAS.
B.3).- Crear todas las cuentas con sus saldos correspondientes (los saldos se extraerán del balance o listado de saldos iniciales que tenga).

Para ello en la siguiente pantalla:

B.4).- Una vez creadas todas las cuentas con sus saldos iniciales, pulse en el menú general, LISTADOS – OTROS LISTADOS – SALDOS INICIALES DE CUENTAS, con ello comprobará si los saldos están cuadrados.

  Ver vídeo «Crear cuentas»

1. Crear una empresa

Cuando inicie por vez primera el programa de contabilidad, la primera pantalla que aparece le ofrece las siguientes opciones:

– Crear una nueva empresa
– Modificar datos de empresa
– Borrar empresa
– Acceder a una empresa ya creada
– Recuperar copia Velázquez

Para las opciones “Acceder, Modificar o Borrar una empresa” siga las instrucciones de la pantalla.

La opción “Recuperar copia Velázquez” es para aquellos usuarios que usen la versión escritorio de Contabilidad Profesional y deseen pasar a la versión online de Contabilidad Gábilos. Creará la empresa recuperando los datos con los que trabajase anteriormente.

Crear una nueva empresa” es el primer paso que debe realizar para empezar a trabajar con el programa. Para ello, pulse la opción “Crear una nueva empresa” del menú principal, y le aparecerá la siguiente pantalla:

En la ventana que aparece escriba el nombre de la nueva empresa y sus datos.

Confirme la “fecha de comienzo” del ejercicio económico. Recuerde que esta fecha que el programa ofrece, no es la fecha de la compra del programa, ni la fecha de alta ante la Delegación de Hacienda.
Las personas físicas deben poner siempre como “fecha de comienzo” el día uno de enero del año actual y únicamente las Sociedades Mercantiles pueden poner otra fecha distinta al uno de enero si así figura en sus Estatutos.

Para enlazar el programa de contabilidad con el de “Facturación Gábilos”, marque con un check esta opción. Con este “enlace a facturación”, las facturas realizadas con el programa de facturación se contabilizarán automáticamente. Esta opción únicamente se podrá realizar cuando cree la empresa por primera vez debido a que los códigos de proveedores y clientes son comunes para ambos programas.

Por defecto, aparece marcado como régimen de I.V.A., si pertenece su empresa a la Comunidad Autónoma de Canarias deberá seleccionar I.G.I.C.

Finalmente pulse “Aceptar”.

Una vez creada la empresa accederá a ella. Para ello pulse “Continuar”. Si finalmente, no desea crear la empresa, pulse “Cancelar”.

  Ver vídeo «Cómo crear una empresa»

0. Introducción Contabilidad

Modalidad curso: Online
Precio: Gratis
Idioma: Español
Duración. Ilimitada. Consultas ilimitadas

Material aportado:
– Explicaciones de los principales apartados del programa
– 18 vídeos.
– Acceso al foro del programa para la resolución de dudas o planteamiento de preguntas supervisadas por nuestros técnicos.

 Objetivos:
Este curso pretende explicar las principales funciones del programa «Contabilidad Profesional Gábilos» en su versión online. De forma, que en un periodo breve de tiempo el usuario pueda trabajar con el software y conocer su funcionamiento.

 ¿Cómo funciona?:
Puede trabajar con todo el material aportado tantas veces como lo necesite. Le recomendamos que lea el contenido del curso en el orden presentado.

El curso está dividido en varias lecciones de muy corta duración. Cada una de ellas tiene su explicación y cuando proceda, un vídeo complementario. Para optimizar el resultado del curso se recomienda seguir los siguientes pasos:

1º.- Leer con detalle el texto.

2º.- Ver el vídeo de apoyo cuando exista.

Vídeos publicados en You Tube, le recomendamos tener activado la máxima calidad, normal o HD, para una correcta visualización de los mismos.

3º.- Una vez comprendida la lección, si lo desea, podrá ponerla en práctica utilizando el programa o versión demo del mismo.

4º.- Por último, pasar a la lección siguiente.