Sólo aparecerán los trabajadores que tengan activada la ubicación en su sistema de fichaje.

Muestra un listado de los trabajadores con su nombre, NIF y clave.

Si se trabaja con centros se podrán mostrar los de uno en concreto.

Nos muestra el listado mes a mes de los datos que hemos podido retocar en el listado mensual.

De un mes a otro pasan los excesos pendientes

Cada mes se irán acumulando las horas extras, las complementarias y la bolsa de horas si procede.

Los excesos acumulados pendientes dependen del ajuste realizado cada mes

Finalmente para saber “cómo lleva el año”, nos debemos fijar sólo en el acumulado del último mes.

En este caso, este trabajador este año, lleva realizadas 9 horas extras de las 80 permitidas, 2 horas de la bolsa de horas, y le queda un exceso pendiente de 10 horas (que se deberán en el futuro pasar a extras, compensar,…..)

Pulsamos y aparece el listado sin datos.

Una vez rellenamos datos nos aparecerá un resumen el que podemos modificar algunos datos:

Nos muestra las horas de exceso que han realizado en el mes. Si nos ponemos encima con el ratón muestra el detalle de este dato.

Primero debemos fijarnos en la primera parte del listado

Podemos ajustar según deseemos las horas y minutos, desestimando por ejemplo “los picos”

Mostrará así también los excesos que arrastramos del mes anterior, y el total de excesos hasta la fecha.

Estos ajustes se pueden realizar de forma automática si se configuran en CONFIGURACIÓN – ARCHIVOS PRINICPALES – AJUSTE DESVIACIÓN DIARIA.
En esta pantalla la empresa establece cuánto tiempo se considera una desviación para que se pueda considerar extra/complementaria (1 hora, media hora…).
De esta forma el programa ajustará automáticamente (quitando “los picos” de tiempo diarios”). Una vez ajustado automáticamente, el usuario igualmente puede modificar el ajuste manualmente.

En este siguiente recuadro “Distribuir a“ podemos indicar qué vamos a hacer con los excesos este mes.

H. extras: Se gratificarán en la nómina con este concepto (y computarán el máximo de 80h/anuales que permite la ley.

H. complementarias: para contratos a tiempo parcial, las que se gratificarán con dicho concepto en nómina.

Bolsa de horas: esto sólo aparecerá si en configuración tiene indicado que su empresa trabaja con bolsa de horas. Se irán descontando de la bolsa.

H. dto.: Puede ser que las en lugar de incrementar la nómina por horas trabajadas en exceso, deba realizar algún descuento, si se han faltado horas al trabajo. Es este el campo dónde indicarlo.

En éste último recuadro muestra el resumen para éste trabajador en lo que va de año.

En el caso del dibujo habrá realizado a lo largo del año  4 horas extras pasadas a nómina (de las 80 permitidas), ninguna complementaria, ninguna de la bolsa de horas, y le quedará un exceso pendiente para meses posteriores de 6 horas.

Muestra el listado por trabajadores de las “horas efectivas” realizadas cada día. Es decir, serán las horas realizadas según los fichajes, con los ajustes pertinentes si se aplican descuentos, faltas justificadas,….

El listado se imprimir para adjuntarlo a la nómina del trabajador.

Al acceder aparecerá sin datos.

Si pulsamos directamente buscar, nos aparecerán todos los trabajadores, si no el que seleccionemos únicamente

Total horas: La suma de todas las horas del trabajador según sus fichajes

Descuentos: Si su empresa deja un tiempo para, por ejemplo, comer un bocadillo, pero este tiempo no es remunerado, deberá descontarlo del tiempo total que el trabajador ha fichado.
(estos descuentos se crean en configuración, y se asocian automáticamente a los trabajadores de la empresa, pudiendo personalizarlos para cada uno desde la pestaña descuentos de la ficha del los trabajadores.

H. efectivas: Será el tiempo total que ha fichado menos los descuentos que deban aplicarse.

Falta just.: Tiempo que el trabajador ha faltado al trabajo pero está justificado. Por ejemplo, una visita médica.
Dichas faltas se insertan desde el menú “Datos”

Total ajustado: Serán las horas efectivas más las faltas justificadas.

Desviación: Para poder calcular este dato es imprescindible que los trabajadores tengan asociados turnos u horarios. (lo puede hacer desde el menú “Datos” o desde la ficha del trabajador)
De esta forma sabemos las horas que un trabajador debería haber hecho un día, y el total ajustado nos da las que realmente ha hecho.
La desviación será la diferencia entre estos dos datos.

Al acceder aparecerá sin datos

Puede combinar centros, trabajadores y fechas según desee.
Una vez rellene uno o varios datos de los anteriores, se mostrarán los datos.

Vamos a explicar que es cada dato que vemos en este listado:

Hasta el campo total día el listado mostrará, ordenado por fechas, las horas de entrada y salida a las que han fichado los trabajadores, así como el total de horas que han fichado cada día.

Descuentos: Si su empresa deja un tiempo para, por ejemplo, comer un bocadillo, pero este tiempo no es remunerado, deberá descontarlo del tiempo total que el trabajador ha fichado.
(estos descuentos se crean en configuración, y se asocian automáticamente a los trabajadores de la empresa, pudiendo personalizarlos para cada uno desde la pestaña descuentos de la ficha del los trabajadores)

Si  coloca el ratón encima de un tiempo de descuento se mostrará su desglose

H. efectivas: Será el tiempo total que ha fichado menos los descuentos que deban aplicarse.

Falta just.: Tiempo que el trabajador ha faltado al trabajo pero está justificado. Por ejemplo, una visita médica.
Dichas faltas se insertan desde el menú “Datos”

Total ajustado: Serán las horas efectivas más las faltas justificadas.

Desviación: Para poder calcular este dato es imprescindible que los trabajadores tengan asociados turnos u horarios. (lo puede hacer desde el menú “Datos” o desde la ficha del trabajador)
De esta forma sabemos las horas que un trabajador debería haber hecho un día, y el total ajustado nos da las que realmente ha hecho.
La desviación será la diferencia entre estos dos datos.

Si trabaja con centros y desea saber la asistencia de un único centro especifíquelo en el formulario de búsqueda.
Si no, déjelo en blanco.

Elija el intervalo de fechas del que quiere consultar la asistencia.

El listado resultante mostrará, ordenado por fechas, las horas de entrada y salida a las que han fichado los trabajadores, así como el total de horas que han fichado cada día.

Si pulsa en cualquier título de la rejilla, ésta se ordenará por ese dato.

Si pulsa la impresora podrá imprimir este listado, separado por días, y con un hueco para que los trabajadores firmen su asistencia.

Corresponde al mismo listado que el mensual de horas extras/complementarias pero con todo el detalle de los meses que se hayan guardado cambios hasta el momento.

Recuerde que una vez que los listados mensuales sean revisados y las horas estén correctamente distribuidas o dejadas como pendientes deberá pulsar el botón “Guardar cambios”.

En este listado podrá obtener todos los excesos de horas realizados en un mes por cada trabajador y distribuirlos según se realice ese mes su nómina con horas extras (contratos a tiempo completo), horas complementarias (contratos a tiempo parcial) o si hubiesen hecho horas de menos (en negativo) y se descontasen en nómina.
Si no se distribuyen en ninguna de las columnas, pasarán como “Excesos pendientes” a distribuir en meses posteriores.

En la parte de la tabla “Exceso”: en la primera columna “Mes” visualizará las horas realizadas de más el mes seleccionado según sean los “Turnos/horarios” establecidos para dicho mes.
En “Mes ajustado” aparece en primer lugar las horas de exceso ajustadas según la primera columna mes. Si tiene activada la opción en configuración “Ajuste de desviación horaria”, las horas del mes en principio ya estarán ajustadas, pudiendo modificarlas si así lo necesitase.
Si no tiene activado el “Ajuste de desviación horaria”, en la columna “Mes” aparecerán las horas de exceso realizadas de más y en mes ajustado podrá redondearlas como desee (Ej. si tiene 2h 15min. Puede ajustar a 2h.)
En la columna “Pendiente meses ant.”, se contemplarán los excesos pendientes de otros meses.
En “Total”, será la suma de las horas de exceso pendientes de meses anteriores y las horas ajustadas de este mes.

En la parte de la tabla “Acumulado”: podrá ver el total de horas extras y complementarias que se han distribuido en nómina durante el año, pudiendo controlar el número máximo de horas extras permitidas por ley en contratos a tiempo completo y máximo de horas complementarias en contratos a tiempo parcial.
Los excesos pendientes son excesos de horas durante todo el año que no se ha distribuido en pago de horas o bien no se hayan compensado con días de descanso.

Cuando haya revisado el mes de cada trabajador y los datos en la tabla sean correctos pulse el botón “Guardar cambios” y así se registrarán como datos acumulados correctos para siguientes meses.

Para las empresas que trabajen con una BOLSA DE HORAS extras establecida en contrato, aparece una nueva columna para que pueda distribuir el exceso de horas en esa columna y se lleve el control acumulado del número de horas en bolsa, de forma que cuando llegue al máximo de horas establecido cada empresa, pueda asignar los excesos como extras o dejarlos pendientes

Para trabajar con bolsa de horas, la empresa debe activar la opción “Mostrar bolsa de horas en listado mensual de horas extras/complementarias” en “Configuración de empresa”.

Si su empresa asigna a los trabajadores días de asuntos propios deberá determinarlo en Configuración — Configuración de empresa para que se le active esta opción a lo largo del programa.

Una vez activada esta opción, deberá determinar en la pestaña “Datos” de la ficha de cada trabajador el número de días de asuntos propios para gastar en un año.

Para asignar estos días puede hacerlo desde varios puntos del programa:

–Desde la ficha de cada trabajador en la pestaña “Calendario turnos/horarios”. En el calendario que aparezca deberá seleccionar el día que quiere marcar y pulsar el botón “Asignar asuntos propios”.
Si tuviese seleccionado un turno anteriormente deberá marcar primero el día de turno para que quede el día en blanco, seguidamente volver a marcar el día quedando en un azul claro y finalmente pulsar el botón “Asignar asuntos propios” quedando el día coloreado en color naranja.

Finalmente para guardar los cambios pulsar el botón de la ficha del trabajador “Aceptar F12”.

–Desde el apartado Datos en “Insertar faltas”, se completa el formulario resultante definiendo como causa de la falta “Asuntos propios” (esta causa al igual que vacaciones no se puede modificar ni eliminar), seleccione uno o varios trabajadores, fechas, se determinará que falta el día completo y está justificada. Pulsando “FinalizarF12” para guardar el registro.

–Desde el apartado Datos en “Asignar turnos/horarios y vacaciones a trabajadores”, se selecciona uno o varios trabajadores, se marca el día/s en el calendario y pulsar el botón «Asignar asuntos propios».

–Desde el apartado Datos en “Planning de turnos/horarios y vacaciones a trabajadores”, se selecciona uno o varios trabajadores, a continuación en el planning resultante se marca el día/s y pulsar el botón «Asignar asuntos propios».

En el listado CONTROL DE VACACIONES, podrá obtener un detalle de cada trabajador con los días de vacaciones y asuntos propios que ha disfrutado durante el año.

En pestaña “Datos” de la ficha de cada trabajador deberá determinar el número de días de vacaciones al año que tiene cada uno. Si acumula días de años anteriores seleccione la opción correspondiente.

Para asignar estos días puede hacerlo desde varios puntos del programa:

–Desde la ficha de cada trabajador en la pestaña “Calendario turnos/horarios”. En el calendario que aparezca deberá seleccionar el día que quiere marcar y pulsar el botón “Asignar vacaciones”.
Si tuviese seleccionado un turno anteriormente deberá marcar primero el día de turno para que quede el día en blanco, seguidamente volver a marcar el día quedando en un azul claro y finalmente pulsar el botón “Asignar vacaciones” quedando el día coloreado en color marrón.

Finalmente para guardar los cambios pulsar el botón de la ficha del trabajador “Aceptar F12”.

–Desde el apartado Datos en “Insertar faltas”, se completa el formulario resultante definiendo como causa de la falta “Vacaciones” (esta causa no se puede modificar ni eliminar), seleccione uno o varios trabajadores, fechas, se determinará que falta el día completo y está justificada. Pulsando “FinalizarF12” para guardar el registro.

–Desde el apartado Datos en “Asignar turnos/horarios y vacaciones a trabajadores”, se selecciona uno o varios trabajadores, se marca el día/s en el calendario y pulsar el botón «Asignar vacaciones».

–Desde el apartado Datos en “Planning de turnos/horarios y vacaciones a trabajadores”, se selecciona uno o varios trabajadores, a continuación en el planning resultante se marca el día/s y pulsar el botón «Asignar vacaciones».

En el listado CONTROL DE VACACIONES, podrá obtener un detalle de cada trabajador con los días de vacaciones asignados, disfrutados, por disfrutar…

En esta opción la empresa determinará cómo se realizan los ajustes de los excesos de las jornadas diarias de cada trabajador.

Al seleccionar cualquiera de los ajustes disponibles en esta opción los excesos de las jornadas diarias (horas extras) quedarán ajustados según el tiempo seleccionado, para evitar que los minutos residuales causen a final de año totales erróneos de horas extras realizadas por los trabajadores.

Una vez asignada la desviación diaria, escriba si lo desea el número de minutos para redondear al tiempo de ajuste si fuese necesario. 

Ejemplo:

El ajuste de desviación seleccionado por su empresa es de una hora para considerar ese exceso como una hora extra o a compensar con días de fiesta.

Con esta desviación se pretende que ajuste automáticamente esos tiempos de salida que no son válidos en su jornada diaria ya que un trabajador es muy difícil que fiche a la hora exacta.
De este modo, esos minutos que hace de más no se acumularán en horas de exceso o extras sino que se ajustará exactamente a las horas ordinarias que tenga establecido en su horario diario.

(Ej. un trabajador sale a las 18:10 y tendría que haber salido a las 18:00. Esos minutos de más el programa los rechaza porque no los considera exceso del día)

 Otro caso para ser utilizado esta desviación: imagine que un trabajador ha fichado 55 minutos de más en su jornada ordinaria. Tal y como está configurado el programa no considerará una hora extra o exceso por no haber llegado a los 60 minutos.
Si la empresa hubiese completado los minutos que faltan con 5 minutos para elevar a 60 minutos, ya se tendrá en cuenta el tiempo de exceso como 1 hora…

Esta desviación diaria se completará por defecto en la ficha de los trabajadores, pudiendo entrar en la ficha de cada trabajador y modificarlo según sea el caso.

Si decide no realizar ajustes, las horas de fichaje determinarán el tiempo excedido de la jornada diaria.

Este apartado se ha creado con el objetivo de clasificar diferentes actividades dentro de la jornada diaria de trabajo, ya que las horas correspondientes a ciertas actividades pueden ser retribuidas de diferente modo a las ordinarias, por ejemplo: horas de reuniones, formación…

Para la introducción de dichas horas en una jornada que el trabajador ya haya realizado su entrada y salida deberá completar el siguiente formulario:

Centro: si trabaja con varios centros de trabajo, determine a qué centro de trabajo corresponde la actividad que va a introducir.

Actividad: escriba el nombre de la actividad. Recuerde que escribiendo un mínimo de tres letras el sistema ya la localiza. Si pulsa el botón a la derecha del campo también tiene la posibilidad de listar todas las actividades, dar de alta o editar/modificar una ya existente.

Trabajador: seleccione pulsando el botón uno o varios trabajadores.

Fecha: seleccione la fecha en la que se realiza la actividad que está registrando.

Horas: introduzca la hora de inicio y fin de la actividad.

Total horas: según las horas introducidas el programa calcula el total de horas.

Notas: puede escribir cualquier aclaración que estime conveniente.

Una vez introducida la actividad pulse  «Finalizar F12».

Estas actividades se pueden buscar y/o imprimir desde “LISTADOS – LISTADO DIARIO DE ACTIVIDADES REGISTRADAS”

Listado diario de actividades registradas:

En este apartado buscará las actividades realizadas dentro de una jornada diaria en la que dichas horas puedan tratarse de diferente modo a las horas ordinarias.

Puede buscar por unos varios campos: centro, trabajador y/o tipo de actividad, no olvide buscar en las fechas en las que desea realizar la búsqueda

Al resultado de la búsqueda podrá imprimirlo pulsando el icono correspondiente.

La introducción de actividades registradas se realiza en el apartado «Control parcial de tiempos según actividades«.

El programa dispone de una opción para que se puedan crear tantos tiempos de descuento como sea necesario respecto a varias situaciones que puedan existir dentro del registro horario y no sean tiempo efectivo de trabajo.

Cada empresa creará tantos tipos de descuento que se puedan realizar dentro de la jornada como son: tiempos de entrada (tiempo facilitado a cada trabajador en el caso de que fiche y transcurra un tiempo hasta empezar su trabajo), tiempos de descanso (bocadillo, café, comida…), salida u otros que se puedan presentar y estén negociados con los trabajadores.

Para ello debe ir a CONFIGURACIÓN – TIEMPOS DE DESCUENTO – Botón “Nuevo descuento”. En la ventana de creación resultante escriba el nombre del mismo y su valor en minutos.

De esta forma, el programa asocia a todos los trabajadores el nuevo descuento creado. Si hay algún trabajador que varía en tiempo o no tiene dicho descuento debe ir a la ficha del trabajador (pestaña “Tiempos dto.”) y modificarlo.
Una vez que el descuento ha sido modificado para un trabajador en concreto queda personalizado de forma que si hubiese un cambio en el tiempo de configuración de los descansos no afectaría a la ficha del trabajador modificado.

Una vez creados los tiempos de descanso el trabajador registrará su entrada y salida y a este tiempo presencial, se descontarán diariamente los descansos creados quedando el tiempo efectivo de trabajo.
Esto puede visualizarse y consultar en los informes correspondientes del apartado “LISTADOS”.

A continuación se detallan algunas de las opciones que ofrece el programa.

5.1. Centros

5.2. Turnos

5.3. Festivos

5.4. Control de faltas

5.5. Tiempo de Descuento

DEFINIR CAUSAS DE LAS FALTAS

Esta opción permite dar de alta las causas o motivos de faltas que pueda considerar una empresa y que luego aplicará a los trabajadores (vacaciones, visita médica… )

En el campo de búsqueda puede buscar por nombre de la falta.

Para dar de alta una nueva causa de falta pulse el botón «Nueva causa«:

Puede crear aquí las causas de faltas que luego utilizará en varios apartados del programa. Para ello, escriba la nueva causa y acepte.

Con el icono lupa localizará las ya creadas. A través del icono folios visualizará todas las causas creadas.

Una vez que las haya localizado si pulsa sobre la misma podrá modificar la causa o eliminarla.

INSERTAR FALTAS

En este apartado se introducirán las faltas de asistencia de trabajadores. Los campos de la falta son:

Causa de la falta: escriba el nombre de la falta. Recuerde que escribiendo un mínimo de tres letras el sistema ya la localiza. Si pulsa el botón a la derecha del campo también tiene la posibilidad de listar todas las  faltas y elegir una de ellas.

Seleccionar trabajadores: seleccione uno o varios trabajadores. Puede marcarlos, seleccionar todos o bien filtrar por etiquetas asociadas en la ficha de cada trabajador.

Seleccionar fechas: seleccione uno o varios días en los que se ha producido la ausencia del trabajador.

Falta día completo: indique si la falta se ha producido durante todo el día o parcialmente.

Horas que falta: si no ha sido el día completo especifique el número de horas que ha faltado.

Falta justificada: seleccione si la falta es justificada o no.

Notas: puede escribir cualquier aclaración que estime conveniente.

Una vez introducido el parte de falta pulse «Finalizar F2».  

Este apartado le permite indicar los días festivos de los trabajadores. Si no está seleccionada ninguna Comunidad Autónoma, se muestran los festivos obligatorios y comunes a todas las Comunidades Autónomas.

En primer lugar seleccione la Comunidad Autónoma donde se encuentra. Aparecen ya por defecto los días oficiales establecidos para cada comunidad. A éstos añadirá los festivos que pertenezcan a su localidad, etc. pero para ello primero tiene que pulsar el botón «Seleccionar trabajadores» y seleccionar a qué trabajadores va a aplicar los festivos.

A continuación, marque los días correspondientes y pulse «Actualizar F2» para guardar los cambios.

Nota: si dentro de una misma Comunidad Autónoma, su empresa trabaja con diferentes centros de trabajo en diferentes localidades y cada una pueda tener unos festivos locales distintos… Le aconsejamos que en la ficha de cada trabajador establezca etiquetas por localidad, y en este apartado asigne los festivos filtrando por etiquetas (por localidad en este caso). De este modo determinará los festivos a los trabajadores de cada población.

Esta opción permite dar de alta los nombres de los turnos de trabajo que pueda tener una empresa.

En el campo de búsqueda puede buscar por nombre del turno.

Para dar de alta un nuevo turno pulse el botón «Nuevo turno«:

Nombre: escriba el nombre del turno.

Clave: escriba una clave o nombre abreviado que pueda tener el turno. Será útil para el listado «Calendario de turnos» donde puede ver un cuadrante de los turnos del año asignados a cada trabajador.

Horas: especifique el horario de entrada y salida del turno. Para añadir más intervalos de horas pulse el icono «+».

Color turno: elija un color para el turno. Se visualizará en los diferentes calendarios y planning del programa.

Horas imputables normales: debe introducir las horas que deban ser consideradas normales del turno que está describiendo. Por ejemplo, si fuera un turno extraordinario de 24 h, debería poner en esta casilla un “8” porque son las horas que deberían considerarse normales, siendo las restantes extras o complementarias.

No mostrar este turno para asignar horas: seleccione este check cuando no desee que el turno aparezca en ningún formulario más a la hora de asignar horas o calendarios a los trabajadores. Si trabaja con muchos turnos o turnos distintos cada año, le será muy útil para evitar equivocaciones.

Por último pulse «Finalizar» para guardar el nuevo turno.

¿Cómo asignar turnos a trabajadores?

En el apartado DATOS – ASIGNAR TURNOS/HORARIOS A TRABAJADORES, en primer lugar aparece la ventana para seleccionar uno o varios trabajadores. Puede marcarlos, seleccionar todos o bien filtrar por etiquetas asociadas en la ficha de cada trabajador.

A continuación aparece el calendario del año actual (pudiendo desplazarse por años con las flechas a la derecha e izquierda del calendario)

Para asignar turnos debe hacerlo de la siguiente forma: primero marcar los días del turno, puede hacerlo día a día en el calendario, marcar un mes entero (check junto al nombre del mes), marcar todos los días de la semana deseados: L (lunes), M (martes), X (miércoles), J (jueves), V (viernes), S (sábado), D (domingo). El botón «Seleccionar todo» selecciona todos los días del año y el botón «Limpiar selección» quita la selección de días marcados (en el caso de equivocarnos de fechas seleccionadas) antes de seleccionar un turno.

Una vez seleccionados los días en azul debe asignar a esos días el turno correspondiente. Para ello, elegirá en el desplegable «Nombres de los turnos» el turno y pulse el botón «Asignar turno». A continuación, se colorearán los días del turno en el calendario.

Para asignar vacaciones se hace del mismo modo, se marcan los días en el calendario y pulsar el botón «Asignar vacaciones».Si asigna vacaciones a través de esta opción ya queda registrada automáticamente la falta para los trabajadores seleccionados. En este caso ya no es necesario introducir la falta en «Insertar faltas de trabajadores».

Otra forma de asignar turnos/horarios a trabajadores es a través de la pestaña correspondiente en la ficha del trabajador.

TURNOS DE GUARDIA

Si su empresa trabaja con turnos de guardia debe marcar la opción “Mi empresa trabaja con turnos de guardia” en la  “Configuración de empresa”.

Se activará una opción en el menú DATOS – “Asignar turnos de guardia a trabajadores”. Para ello, seleccione en la ventana resultante uno o más trabajadores, a continuación marque en el calendario los días que estará de guardia, finalice pulsando el botón “Asignar turno de guardia” y “Aceptar”.

Podrá consultar e imprimir listados de los turnos de guardia asociados a cada trabajador desde la opción LISTADOS – “Calendario de turnos de guardia”.

Nota: Cuando un trabajador realice un registro horario en un día dónde tiene asignado turno de guardia las horas de dicho día que no sean ordinarias serán consideradas como exceso de horas.

Esta opción permite dar de alta los centros de trabajo que pueda tener una empresa. No son los departamentos sino diferentes obras, sedes…

En el campo de búsqueda puede buscar por nombre del centro, representante o teléfono.

Para dar de alta un nuevo centro pulse el botón «Nuevo centro«:

Nombre del centro: escriba su nombre.

Nombre representante: escriba el nombre de la persona encargada del centro.

Dirección: indique la dirección del centro.

Población: escriba la población dónde se encuentra el centro de trabajo.

Teléfono: escriba el teléfono de contacto.

Notas: puede anotar las cuestiones que desee sobre el centro.

Otra pestaña para completar los datos del centro: Trabajadores. Para guardar la ficha del nuevo centro pulse «Aceptar».

Para modificar o añadir datos a un centro ya creado, lo puede buscar en el campo de búsqueda o directamente si lo visualiza en la tabla situada debajo del campo de búsqueda puede directamente hacer click sobre él y accederá a la ficha del mismo. Para añadir datos o hacer cualquier cambio recuerde pulsar «Aceptar» para que se guarden correctamente.

Si quiere eliminar un centro, entre en la ficha y pulse el botón «Eliminar».

Trabajadores:

En este apartado aparece la tabla de la izquierda con los «Trabajadores disponibles» y otra tabla a la derecha con los «Trabajadores del centro».

Los «Trabajadores disponibles» indican que son trabajadores que no están asignados a ningún otro centro específico de la empresa. Para que uno o varios de estos trabajadores fueran considerados trabajadores del centro, deberá seleccionarlos (a la izquierda del nombre del trabajador) y pulsando los iconos de las flechas «>» (uno) o «>>» (varios)  se insertará/n en la tabla de «Trabajadores del centro».

Para quitarlos como trabajadores del centro, simplemente los seleccionará y pulsara las flechas «<» o «<<«.

Para guardar los datos pulse «Aceptar».

Listado de turnos por trabajador:

En este apartado podrá ver los turnos asignados a los trabajadores. Para ello siempre deberá seleccionar las fechas que desea ver.

Número de horas asignado a cada trabajador:

En este apartado podrá visualizar por trabajador y fechas el número de horas asignadas según los turnos que se hayan marcado para ese trabajador.

Calendario de turnos:

Indique el trabajador y las fechas entre las que desea obtener un calendario de turnos del trabajador. Es un listado útil para entregarle al trabajador y que tenga en cuenta los turnos que debe cumplir en las fechas seleccionadas.

Desviaciones de asistencia y puntualidad:

En este listado podrá ver los días del mes en los que los trabajadores no han sido puntuales así como si existe desviación en tiempo de la jornada de trabajo establecida por la empresa (desviación positiva marcada en color verde, desviación negativa marcada en color rojo).

En la puntualidad se tiene en cuenta si el trabajador tiene permitido una margen de tiempo a la entrada el cual le permitirá entrar más tarde en su turno de trabajo. Este margen se establece en la ficha de cada trabajador.

Resumen anual de asistencia y puntualidad:

Obtendrá un resumen anual de todas las desviaciones de asistencia y puntualidad de un trabajador detallada en todos los meses del año que desee. Si pulsa el botón «Buscar todos» aparecerán todos los trabajadores de su empresa.

Listado diario de faltas por trabajador:

En este apartado podrá buscar las faltas ocasionadas por los trabajadores.

Puede buscar por unos varios campos: trabajador, causa de la falta… no olvide buscar en las fechas en las que desea realizar la búsqueda

Al resultado de la búsqueda podrá imprimirlo donde se agruparán las faltas por trabajador.

Resumen por causa de la falta:

En este apartado podrá  buscar por la causa o motivo de la falta y el año en que fueron realizadas.

Aparecerá un detalle mensual por trabajadores de los días en los que han tenido esa causa de la falta y su total

Resumen anual por trabajador:

Obtendrá un resumen anual de las faltas por meses de un trabajador en el año que desee. Si pulsa el botón «Buscar todos» aparecerán todos los trabajadores de su empresa.

Si pulsa sobre el desplegable de cada falta, dispone de un completo detalle de la misma.

Control de vacaciones:

Obtendrá un resumen anual de las vacaciones de un trabajador en el año que desee.

Dispone de la siguiente información: días que tiene para gastar al año, días que se le han asignado en su calendario, días que tiene disfrutados hasta el momento y los pendientes de disfrutar.

Control de ausencias no justificadas:

Desde esta opción se podrá controlar todos los trabajadores que no han realizado hoy su fichaje no teniendo asignado vacaciones o falta justificada (siempre y cuando tengan asignado un turno/horario. Si su empresa no lleva ese control de turnos/horario el programa no puede llevar este control).

En el listado aparecen los trabajares que no han realizado hoy ningún registro de entrada en el día actual, pudiendo buscar otras fechas, trabajadores… en los campos de búsqueda superiores.
Una vez que el administrador conoce las causas de la no asistencia en su puesto de trabajo, desde este mismo listado puede seleccionar uno o varios trabajadores e “Insertar falta” añadiendo el botón correspondiente

También puede darse el caso de que esos trabajadores sí hubiesen asistido a su trabajo pero hubiese un olvido en el fichaje. En este caso el administrador seleccionará uno o varios trabajadores y pulsar el botón “Insertar horas”  comenzando de este modo el parte diario o finalizarlo por completo.

Detalle diario por centro:

En este apartado podrá ver los informes de asistencia diaria de los trabajadores por centros. 
Si trabaja con un centro podrá buscar los de un centro en concreto (si deja vacío el campo buscará por todos los centros), seleccione las fechas en las que desea hacer la búsqueda. Al resultado de la búsqueda aparecerá una tabla con los datos de asistencia de cada trabajador. Si pulsa el botón de impresión podrá imprimir el listado.

Resumen anual por centro:

En este apartado podrá visualizar por meses las horas realizadas y su acumulado. Puede buscar por un centro determinado.

Si hace click sobre un mes podrá ver el detalle del mes por centros. Si hace pulsa sobre el nombre de un centro verá el detalle de los trabajadores y sus horas en el mismo.

Listado de asistencia diaria:

En este apartado podrá ver los informes de asistencia diaria de los trabajadores. 
Si trabaja con un centro podrá buscar los de un centro en concreto (si deja vacío el campo buscará por todos los centros), podrá buscar por un intervalo de fechas si lo desea. Al resultado de la búsqueda aparecerá una tabla con los datos de asistencia de cada trabajador.

Listado de horas presenciales por trabajador:

En este apartado podrá visualizar y llevar un perfecto control de todos los partes de asistencia relacionados con los trabajadores

Podrá sacar listados por centros y por nombre de trabajador en las fechas que desee.

Al imprimir el listado obtendrá todos los partes diarios agrupados por trabajador para que los pueda firmar e incluir el sello de la empresa.

Resumen anual por trabajador:

Obtendrá un resumen anual de las horas detallado por meses de un trabajador en el año que desee. Si pulsa el botón «Buscar todos» aparecerán todos los trabajadores de su empresa.

Listado para adjuntar a nómina:

En este apartado podrá obtener para un trabajador, mes y año el resumen de horas para adjuntar a su nómina.

Si quiere sacar el resumen de todos los trabajadores deberá pulsar el botón «Buscar todos».

Listado de totales anuales:

Obtendrá un resumen anual de todas las horas de un trabajador (ordinarias, complementarias, extra, o sin justificar) en el año que desee. Si pulsa el botón «Buscar todos» aparecerán todos los trabajadores de su empresa.

Listado de claves de trabajadores:

Si su sistema de fichaje del registro horario va a ser la introducción de clave de cada trabajador en el dispositivo elegido, desde este apartado podrá listar las claves de acceso de todos los trabajadores. Para ello, pulse el icono impresora en la parte superior derecha del listado.

Si quiere enviar la clave por email a sus trabajadores deberá seleccionarlos marcando la casilla a la izquierda del nombre del trabajador o pulsando la opción «Seleccionar todos» y pulsará el icono de envío situado en la parte superior derecha del listado.

Para que se envíen por email es necesario que haya introducido una dirección de correo en la ficha del trabajador.

Listado de geolocalización de trabajadores:

Desde este listado podrá consultar el punto aproximado de localización desde donde haya realizado el registro de jornada el trabajador tanto para el sistema de fichaje QR como por introducción de clave desde su teléfono móvil.

Listados por trabajador
Listado de asistencia diaria
Listado de horas presenciales por trabajador
Resumen anual por trabajador
Listado para adjuntar a nómina
Listado de totales anuales
Listado de claves de trabajadores
Listado de geolocalización de trabajadores

Listados por centro
Detalle diario por centro
Resumen anual por centro

Listados de faltas
Listado diario de faltas por trabajador
Resumen por causa de la falta
Resumen anual por trabajador
Control de vacaciones

Listados de turnos
Listado de turnos por trabajador
Número de horas asignado a cada trabajador
Calendario de turnos
Desviaciones de asistencia y puntualidad
Resumen anual de desviaciones y puntualidad

Para dar de alta un nuevo trabajador pulse el botón «Nuevo trabajador«:

Las diferentes pestañas son: Datos, Horas registradas, Centros del trabajador, Calendario de turnos,Tiempos dto., Código QR. Para guardar la ficha del cliente pulse «Aceptar».

Una vez que entre en la ficha de un trabajador ya creado podrá visualizar los datos introducidos del mismo, si quiere añadir o modificar algún campo deberá pulsar la opción «Modificar datos».

Datos:

Nombre: escriba el nombre del trabajador.

1er apellido: escriba su primer apellido.

2º apellido: escriba su segundo apellido.

NIF: indique su Número de Identificación Fiscal.

NSS: indique su número de afiliación a la Seguridad Social.

Teléfono: escriba su número de teléfono e indique si es particular, de trabajo, fax u otros. Si quiere añadir más teléfonos pulsará el icono «+» situado a la derecha del campo.

Email: escriba su dirección de correo electrónico e indique si es particular, de trabajo u otros. Si quiere añadir más direcciones de correo pulsará el icono «+» situado a la derecha del campo .

Cumpleaños: indique su día y mes correspondiente.

Cargo: escriba el puesto de trabajo que desempeña en la empresa.

Clave acceso: el programa otorga a cada trabajador una clave de acceso para el sistema de fichajes con clave. De este modo cuando entre o salga de su puesto de trabajo deberá insertar esta clave en el dispositivo que facilite la empresa (tableta, móvil u ordenador). De esta forma se realizarán automáticamente los partes de asistencia del trabajador.

Tipo contrato: elija si el trabajador está contratado a tiempo completo o tiempo parcial.

Indique el número de horas ordinarias que realiza durante su jornada laboral y el total de horas de convenio que tiene establecido en su contrato.

Si el trabajador ya no trabaja en su empresa podrá darlo de baja marcando la opción «Dado de baja». De esta forma aparece en los listados de trabajadores marcado en gris, podrá consultar datos en listados pero no podrá introducirse partes nuevos de asistencia con el trabajador dado de baja.

Desviaciones: indique el margen de tiempo que otorga su empresa al trabajador para que realice su entrada al puesto que desempeña. Este margen estará contemplado en los listados de asistencia y puntualidad.

Vacaciones: escriba el número de vacaciones que puede disfrutar al año este trabajador. Seleccione con un check si su empresa acumula días de vacaciones no gastadas para el año siguiente.

Direcciones: para crear una nueva dirección pulse este botón y complete el formulario que aparece a continuación: dirección, CP, Población, Provincia y País. Pulse «Guardar»

Etiquetas: puede asignar tantas etiquetas como quiera a un trabajador. Es muy útil crear en este punto los diferentes departamentos de trabajo y asignarlos como etiquetas, o diferentes clasificaciones que pueda tener.

Para crear nuevas etiquetas deberá pulsar el botón correspondiente y la opción «Crear nueva etiqueta».

Horas registradas:

En esta segunda pestaña se van reflejando todas las horas registradas según los partes de asistencia realizados en la aplicación. Podrá buscar el mes y año deseado.

Centros del trabajador:

En esta pestaña podrá asociar el centro o centros donde trabaje la persona. Para ello, los marcará o los desmarcará pulsando el check de la izquierda.

Calendario de turnos:

En esta segunda pestaña se pueden ver los turnos y días de vacaciones asignados. Desde aquí también puede asignarlos siempre y cuando esté modificando datos en la ficha de este trabajador.

Para asignar turnos debe hacerlo de la siguiente forma: primero marcar los días del turno, puede hacerlo día a día en el calendario, marcar un mes entero (check junto al nombre del mes), marcar todos los días de la semana deseados: L (lunes), M (martes), X (miércoles), J (jueves), V (viernes), S (sábado), D (domingo). El botón «Seleccionar todo» selecciona todos los días del año y el botón «Limpiar selección» quita la selección de días marcados (en el caso de equivocarnos de fechas seleccionadas) antes de seleccionar un turno.

Una vez seleccionados los días en azul debe asignar a esos días el turno correspondiente. Para ello, elegirá en el desplegable «Nombres de los turnos» el turno y pulse el botón «Asignar turno». A continuación, se colorearán los días del turno en el calendario.

Para asignar vacaciones se hace del mismo modo, se marcan los días en el calendario y pulse el botón «Asignar vacaciones».

Tiempos dto.:

En esta pestaña podrá modificar los tiempos de descuento del trabajador si así lo desea.

Código QR:

En esta pestaña podrá asignar a cada trabajador un código QR para su identificación.

Junto al código hay tres iconos que realizan diferentes funcionalidades:  actualizar el código del trabajador,  descargar el código e imprimir el código.

El programa ofrece la posibilidad de que sus trabajadores fichen mediante el lector de huella digital USB modelo You Are You 4500 de la marca DigitalPersona. Para ello deberá adquirir el lector de huella digital y descargar e instalar nuestro programa LectorHuellasGabilosSetup.exe.

Con este lector podrá tanto guardar las huellas de los trabajadores como proceder a su autenticación para realizar los procesos de entrada y salida.

Una vez descargado e instalado el LectorHuellasGabilosSetup.exe, al ejecutarlo aparecerá el siguiente formulario:

Deberá introducir el usuario y contraseña del usuario administrador con el que se haya registrado en la aplicación «Control de horas y personal»

En primer lugar, conecte el lector de huellas digital a un puerto USB del ordenador.

La primera vez que utilice el lector de huellas deberá guardar las huellas de los trabajadores para tener cada trabajador asociado a su huella y poder identificarlos posteriormente. Al pulsar el botón “Guardar huellas”, por seguridad, deberá introducir de nuevo la contraseña de acceso a la aplicación. Aparecerá el siguiente formulario:

Para guardar la huella siga los siguientes pasos:

Seleccione la empresa (si es el caso) y el trabajador que va a guardar su huella.

Para mayor comodidad y fiabilidad, se recomienda utilizar el dedo índice de cualquier mano. En la ventana inferior, aparece el mensaje “Número de huellas necesarias para guardar la plantilla: 4”, esto significa que para guardar correctamente la plantilla de una huella deberá colocar el dedo 4 veces en el lector.

Tanto para guardar sus huellas digitales como para autenticarse, realice los siguientes pasos:

1.- Coloque la almohadilla completa del dedo, no sólo la punta o el lado del dedo, en el centro de la ventana oval del lector de huellas digitales.

2.- Aplique una presión uniforme y uniforme en la ventana ovalada. No ruede ni pase el dedo.

3.- Sostenga su dedo en la ventana oval hasta que vea la luz debajo de la ventana parpadear. Esto indica que el lector de huellas digitales ha escaneado su huella digital.

4.- Cuando la luz parpadee, levante el dedo de la ventana oval.

Conforme vaya realizando el proceso, aparecerá en pantalla el mensaje correspondiente «Número de huellas necesarias para guardar la plantilla: nº veces que quedan».

Al finalizar el proceso las 4 veces, aparecerá el mensaje: “LA PLANTILLA DE LA HUELLA HA SIDO CREADA. PULSE EL BOTÓN Guardar huella”. Pulse el botón, aparecerá el mensaje: «La huella fue guardada correctamente».

Para identificar un trabajador por su huella y realizar los procesos de ‘Entrada’ y ‘Salida’, en la pantalla principal y con el lector conectado, el trabajador deberá colocar sobre el lector el mismo dedo con el que grabó su huella. En la ventana superior aparecerá el mensaje “La huella capturada es de NOMBRE DEL TRABAJADOR” y se activarán los botones de “Entrada” y “Salida” para que el trabajador realice la acción deseada.

En caso de introducir una huella que no esté registrada o grabada, saldrá el mensaje “No existe ningún trabajador que coincida con la huella”.

El programa ofrece la posibilidad de que sus trabajadores fichen mediante código QR. Este código se genera de forma automática en la ficha de cada trabajador.

Junto al código en la ficha del trabajador hay tres iconos con distinta funcionalidad:  actualizar el código del trabajador,  descargar el código e  impresión del código.

La forma habitual de trabajo será que se descargue el código y se envíe al móvil del trabajador. 
Cuando el trabajador entre o salga de su puesto de trabajo deberá mostrar el código QR enviado en la cámara del dispositivo que facilite la empresa (tableta, móvil u ordenador) y se realizarán automáticamente los partes de asistencia del trabajador tanto de entrada como salida (pulsando la opción correspondiente en cada caso).

IMPORTANTE: Debe estar activado en la tableta/móvil la ubicación. También debe dar permiso en el navegador de su dispositivo a la cámara y geolocalización.

Deberá crear un usuario que permita dar acceso a la página donde los trabajadores grabarán sus entradas y salidas mediante código QR. Para ello, en el apartado Lista de usuarios deberá crear un usuario marcando el check «Dar acceso a trabajadores de la empresa…» y seleccionando el método de acceso «Código QR».

En el dispositivo que facilite la empresa (ordenador, tablet, etc..) para que los trabajadores fichen, acceda a la página https://www.gabilos.net/qr, introduzca los datos del usuario creado anteriormente y pulse «Iniciar sesión».

Una vez insertado el usuario de acceso a través de código QR, accederá a una pantalla donde cada trabajador realizará la entrada y salida acercando su código QR a la cámara del dispositivo quedando registrada la hora de entrada o salida. Existe la posibilidad de adjuntar la foto del trabajador que ha realizado la entrada o salida para determinar unívocamente la autenticidad del mismo.

1.- Al visualizar el trabajador esta pantalla de acceso, la cámara del dispositivo muestra la imagen del trabajador (El dispositivo utilizado debe tener cámara). En este momento deberá acercar el código QR del empleado a la cámara para que lo registre:

2.- La aplicación captura el código QR y hace una foto de la persona que ha pasado el código:

3.- Finalmente, el trabajador pulsará si su registro es una entrada o una salida de su puesto de trabajo:

De esta forma quedan registrados automáticamente todos los partes de asistencia. Podrán ser consultados como un parte más a través de Listados, etc.

Además existe un apartado en «Datos» – «Códigos QR» – «Ver entradas y salidas» donde se muestran los registros diarios realizados. Al hacer click sobre ellos queda reflejado el detalle de su foto así como su geolocalización.

En el programa disponemos de tres sistemas de fichaje principales:

1.- FICHAJE POR CLAVE: El programa ofrece la posibilidad de que sus trabajadores fichen mediante una clave de acceso de 4 dígitos. Esta clave se genera de forma automática en la ficha de cada trabajador.

Cuando el trabajador entre o salga de su puesto de trabajo deberá insertar esta clave en el dispositivo (tableta, móvil u ordenador) que facilite la empresa (CASO 1) o la clave y el NIF si, en alguna circunstancia, desea que fiche desde un lugar externo a la empresa (CASO 2). Se realizarán automáticamente los partes de asistencia del trabajador tanto de entrada como salida (pulsando la opción correspondiente en cada caso).

CASO 1: En primer lugar, deberá crear un usuario que permita dar acceso a la página donde los trabajadores grabarán sus entradas y salidas mediante clave. Para ello, en el apartado Lista de usuarios deberá crear un usuario marcando el check «Dar acceso a trabajadores de la empresa…» y seleccionando el método de acceso «Clave».

En el dispositivo que facilite la empresa (ordenador, tablet, etc..) para que los trabajadores fichen, acceda a la página https://www.gabilos.net/controlhoraspersonal/, introduzca los datos del usuario creado anteriormente y pulse «Iniciar sesión».

Será conducido a la página https://www.gabilos.net/accesotrabajadores/ donde cada trabajador realizará la entrada y salida introduciendo sólo su clave (Formulario2).

CASO 2: Si en alguna situación necesita que el trabajador fiche desde otro lugar fuera de la empresa, puede proporcionar al trabajador la dirección https://www.gabilos.net/accesotrabajadores/ y se les mostrará el Formulario 1 donde deberán introducir su NIF y clave.

Puede guardar la URL de acceso https://www.gabilos.net/accesotrabajadores/ en Favoritos del navegador para que los trabajadores realicen las entradas y salidas.

El programa ofrece tres tipos de sistema de fichaje para el registro de las entradas/salidas de los trabajadores:

1.- Fichaje por clave: El programa ofrece la posibilidad de que sus trabajadores fichen mediante una clave de acceso de 4 dígitos. Esta clave se genera de forma automática en la ficha de cada trabajador.

Cuando el trabajador entre o salga de su puesto de trabajo deberá insertar esta clave en el dispositivo (tableta, móvil u ordenador) que facilite la empresa. Se realizarán automáticamente los partes de asistencia del trabajador tanto de entrada como salida (pulsando la opción correspondiente en cada caso).

2.- Fichaje por código QR de trabajadores: Este código se genera de forma automática en la ficha de cada trabajador. Cuando el trabajador entre o salga de su puesto, deberá mostrar el código QR que tiene asignado en la cámara del dispositivo (tableta, móvil u ordenador) que facilite la empresa.

3.- Fichaje con lector de huella digital: El programa ofrece la posibilidad de registrar las entradas/salidas de trabajadores con la huella. Para ello, deberá adquirir el lector modelo You Are You 4500 de la marca DigitalPersona, que estará conectado a un ordenador registrando la huella a la entrada y salida de la jornada.

4.- Fichaje por código QR de empresa o centros de trabajo: Otra forma de fichar será que la empresa imprima dos códigos QR (uno para la entrada y otro para la salida) y que se coloquen en un lugar accesible. Serán los trabajadores los que para fichar deberán capturar el código QR con la cámara de su móvil. Estos códigos QR se encuentran en «Configuración de empresa» o bien dentro de cada centro de trabajo.

Tras registrarse en la aplicación de Control Horario, deberá hacer los siguientes pasos:

1.- Crear la empresa a través de la opción ‘Crear una nueva empresa’.

2.- Decidir el sistema (o sistemas) de fichaje para el registro de entradas/salidas de los trabajadores. Existen actualmente tres tipos de sistemas: acceso mediante clave, código QR y/o lector de huellas digital.

3.- Si la empresa tiene diferentes centros de trabajo, deberá crearlos a través del apartado CONFIGURACIÓN – CENTROS. En caso contrario, no deberá crear ningún centro.

4.- Si los trabajadores tienen asignado un turno de trabajo, deberá crear los turnos y sus respectivos horarios desde la opción CONFIGURACIÓN – TURNOS/HORARIOS. En caso contrario, no deberá crear ningún turno.

5.- El programa determina los festivos nacionales y autonómicos. Si quiere añadir también los festivos locales, deberá hacerlo desde la opción CONFIGURACIÓN – FESTIVOS.

6.- Creación de trabajadores a través de la opción CONFIGURACIÓN – TRABAJADORES. Pulse el botón ‘Nuevo trabajador’ y complete la ficha del mismo.
En esta ficha, es importante que determine sobre todo el tipo de contrato y número de horas del mismo. El resto de opciones, las puede ir completando según las diferentes pestañas.

7.- La creación de los partes de trabajo se realizará en función del sistema de fichaje elegido. Siempre podrá llevar a cabo nuevos partes manualmente desde la opción DATOS – INSERTAR HORAS.

8.- En el apartado LISTADOS podrá obtener toda la información que desee.