Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender el proceso de gestión  y control de usuarios del programa Facturación Gabilos.
– Dar de alta, baja o modificar usuarios.

15.1 Gestionar el alta, baja o modificación de usuarios

La primera vez que accedas a una empresa, se crea un usuario con el nombre que introduzcas, por defecto aparece el nombre de su ordenador. Este usuario se considerará “supervisor“. El supervisor será la única persona que podrá dar de alta, baja o modificar a otros usuarios y además será el único que podrá reconstruir el sistema en caso de fallo. Para ello, entrará en el programa con el nombre de su ordenador.

El supervisor debe tener dos claves: la clave de usuario con el nombre de su ordenador (para dar de alta, baja, etc.) y la clave que debe crear como usuario normal y con la que normalmente entrará en el programa. Para crear la clave de usuario normal pulsa el icono “Lista de usuarios” del menú general.

Para acceder por primera vez a una empresa, acepta el nombre de usuario (nombre de su ordenador) que le ofrece el programa.

Para trabajar en red, podrás crear tantos usuarios como personas vayan a utilizar el programa, y cada uno entrará con la clave que el supervisor determine.

15.2 Vídeos de apoyo (versión en local del programa)

15.2.1 Control de usuarios (4:14)

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Utilizar las funciones especiales y atajos de teclado del programa de Facturación Gabilos

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender el funcionamiento de las copias de seguridad del programa de facturación Gabilos.
– Realizar y recuperar copias de seguridad.

13.1 Realizar copias de seguridad

Para realizar copias de seguridad pulsa la opción UTILIDADES del menú general, y dentro de ésta el apartado COPIAS DE SEGURIDAD. A continuación aparecerá la siguiente ventana:

En ella debe marcar la unidad en la cual deseas realizar a copia. En el caso de ser a Zip/Pen Drive, CD o Disco duro externo, debes escribir la letra de la unidad que tiene asignada. Si no conoces la letra puedes mirarla del siguiente modo: En el escritorio haga doble click sobre “Mi PC (o Equipo) ”, y aparecerán todas las unidades de disco disponibles con sus letras correspondientes: (A:), (B:), (C:), …

Podrás también enviar copias a una dirección de email o a Gábilos en el caso de que tengan contratado un servicio de soprte y sean solicitadas por nuestros técnicos.

Podrás hacer copia de seguridad de varias empresas a la vez de la opción REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD en el menú de EMPRESAS.

13.2 Recuperar copias de seguridad

Pulsa la opción RECUPERAR COPIA del menú Empresas (este menú aparece por primera vez al abrir el programa).

A continuación aparece la siguiente ventana:

En ella debes marcar la unidad de la cual deseas recuperar la copia. En el caso de ser a Zip / Pen Drive, CD o Disco duro externo debes escribir la letra de la unidad que tiene asignada. Si no conoces la letra puedes mirarla del siguiente modo: En el escritorio haz doble click sobre “Mi PC (o Equipo) ”, y aparecerán todas las unidades de disco disponibles con sus letras correspondientes: (A:), (B:), (C:), …

Recuerda que perderás todas las modificaciones realizadas desde que efectuaste la copia que recuperas.

Si trabajas en red sólo es posible recuperar copia desde el equipo que hace de servidor de la red. Además, la aplicación de contabilidad debe estar cerrada en el resto de los equipos.

13.3 Vídeos de apoyo (versión en local del programa)

13.3.1 Realizar copias de seguridad (0:50)

13.3.2 Recuperar copias de seguridad (1:22)

13.3.3 Recuperar copia de seguridad recibida por correo (1:32)

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Personalizar el diseño de tus documentos: facturas, albaranes, presupuestos, etc.

12.1 Personalizar el diseño de documentos

El programa tiene predefinido un diseño de documentos para tus facturas, albaranes, etc. Si lo deseas puedes realizar algunos cambios sobre este diseño dado. Por ejemplo, tu logotipo, los datos de tu empresa, el número de tipos de I.V.A. que aplica a tu factura, el número de copias que saldrán por defecto para cada documento cuando desees imprimir, etc.

Todo esto podrás determinarlo en el apartado UTILIDADES y dentro de éste en DISEÑO DE DOCUMENTOS.

En el caso que quieras un nuevo diseño o tenga papel preimpreso al que deba ajustar el documento, deberás activar un diseñador de informes donde podrás personalizar ampliamente el formato de sus facturas, albaranes, etc. Para ello, en la opción “Activar diseñador de informes” que aparece en la ventana de configuración de informes pulse “Sí”. De esta forma, ya podrás modificar los diseños que desee adaptándolos a sus necesidades.

Si una vez realizados los cambios del personalizador desea volver al estado inicial siempre puede hacerlo en la opción de DISEÑO DE INFORMES – RESTAURAR DISEÑOS.

12.2 Vídeos de apoyo (versión en local del programa)

12.2.1 Personalizar el diseño de documentos (1:57)

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Realizar certificaciones o facturación a origen con el programa de Gabilos.

11.1 Realizar la certificación a origen

El programa tiene predefinido una opción para realizar certificaciones o facturación a origen. Todo esto podrás llevarlo a cabo en el apartado VENTAS – OPCIONES – CERTIFICACIÓN A ORIGEN

Esta opción resulta realmente práctica para aquellas empresas del sector de la construcción y servicios. Inicialmente, deberás crear un primera certificación y a partir de ésta irás realizando las siguientes que tengan relación con la misma, indicando en todo momento los importes a deducir.

11.2 Vídeos de apoyo (versión en local del programa)

11.2.1 Hacer certificaciones a origen

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender en funcionamiento de la facturación periódica en el programa de Gabilos.
– Realizar la emisión de facturas periódicas dirigidas a empresas o administración pública.

10.1 Habilitar la facturación periódica

Diríjase a la opción VENTAS del menú general FACTURACIÓN PERIÓDICA.

Con esta opción tendrá la posibilidad de facturar durante un tiempo establecido, una serie de asuntos a los clientes que usted desee.

Primero deberá activar el módulo de facturación periódica en la siguiente pantalla:

Una vez tenga el módulo de facturación periódica activado, cada vez que entre en vVENTAS le aparecerá lo siguiente:

Dicha facturación puede ser:

Estándar: facturar un mismo concepto durante un tiempo determinado a varios clientes a la vez.
Determine el nombre del concepto que desea facturar y establezca su periodicidad y fechas correspondientes. A continuación pulse Más datos donde podrá especificar en las diferentes pestañas los artículos que desea facturar en dicho concepto y clientes a los cuales va a dirigir dicha facturación.

A un cliente: facturar uno o varios conceptos a un cliente determinado.
Escriba el nombre del cliente al que desea facturar: A continuación, pulse Más datos para poder determinar la facturación periódica a dicho cliente. Para añadir lo/s concepto/s o artículo/s que desee facturar, pulse sobre una línea vacía de la rejilla y aparecerá una ventana donde añadirá cuál es el concepto a facturar, periodicidad de la facturación, notas, etc.

Hay que señalar que el programa recuerda y avisa automáticamente la fecha en la que se va a producir la facturación periódica (estándar y/o a un cliente), cada vez que abra el programa en esa fecha le preguntará si desea realizar dicha facturación. Si esto es así, pulse “Sí” y el programa facturará a todos los clientes pendientes de realizar facturación periódica.

En el caso de que decida realizarla un poco más tarde o antes del plazo establecido, lo podrá llevar a cabo desde el mismo apartado de facturación periódica pulsando el botón correspondiente de “Facturar todos”, o dentro de cada ficha en facturación periódica a un cliente pulsando el botón “Facturar”.

10.2 Vídeos de apoyo (versión en local del programa)

10.2.1 Cómo hacer facturación periódica

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender y realizar la gestión de pedidos con el programa Facturación Gabilos.

8.1 Realizar la gestión de pedidos.

Tanto para las compras como para las ventas puedes realizar gestión de pedidos Llevarás un control detallado de los pedidos que haces a tus proveedores como los pedidos de tus clientes.

Podrás determinar las unidades que han sido servidas y las que están pendientes de servir. Si las unidades servidas no coinciden con las unidades pedidas, al crear el documento (factura, albarán, otros), el programa te preguntará si deseas guardar lo pendiente de servir como un pedido.

8.2 Gestión de pedidos en compras

Pulsa la opción COMPRAS del menú general y GESTIÓN DE PEDIDOS. A continuación aparecerá una ventana en la que deberás determinar el año y nombre del proveedor cuyo pedido desees visualizar.

Una vez localizada y escogida la persona o entidad que realizó el pedido, se mostrará una lista con todos sus pedidos. La pantalla mostrará en rojo los pedidos ya servidos.

Para MODIFICAR un pedido concreto haz doble click en el mismo y en la pantalla podrá cambiar los datos que desees. Si pulsas sobre la línea de un artículo podrás controlar y añadir el número de unidades servidas de cada uno, dejando como pendientes de recibir la diferencia de éstas con las pedidas. Finalmente, determina qué clase de documento son las unidades servidas: factura, albarán, etc. El resto de unidades pendientes todavía quedarán como pedido.

8.3 Vídeos de apoyo (versión en local del programa)

8.3.1 Gestión de pedidos 

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender las diferentes formas de modificar precios en el programa

7.1 Ver y modificar precios

Podrá ver y modificar cualquier precio pulsando el apartado UTILIDADES y MODIFICAR PRECIOS. Existen tres formas diferentes para realizar el cambio de precios. Cualquier cambio de precios que realice en estas tres opciones quedará reflejado en la ficha del artículo. Si lo desea, también puede realizar dichas modificaciones directamente desde la ficha del artículo.

7.2 Modificar precios de tarifas (Otras modificaciones)

A través de esta opción podrá modificar el precio de venta de las 10 posibles tarifas que puede tener un artículo. Tan sólo deberá determinar el nuevo margen que aplicará sobre el precio de coste del artículo, y el programa calcula el precio de venta final.

7.3 Modificar precios en bloque

Si quiere realizar un cambio de precios (por ejemplo aumentar el precio en un 10%) a un grupo determinado de artículos, gracias a esta opción podrá agruparlos a través de filtros y de esta manera, aplicará el cambio a todos los artículos a la vez.

7.4 Modificar precios unitarios

Esta opción es muy rápida y visual, ya que podrá cambiar precios directamente sobre el listado que aparece con todos los artículos creados que tienen clave y los precios correspondientes a las dos primeras tarifas oficiales.

7.5 Vídeos de apoyo (versión en local del programa)

7.5.1 Cambio de precios: modificar tarifas (1:45)

7.5.2 Cambio de precios: modificar precios en bloque (1:29)

7.5.3 Cambio de precios: modificar precios unitarios (1:20)

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender el funcionamiento del programa de facturación en cuanto a la generación de recibos.
– Generar recibos mediante la norma SEPA / 19 y 58

6.1 Generar recibos con el programa Facturación Gabilos

Con el programa podrá generar recibos a través de las normas: Sepa, 19 y 58.

En primer lugar le recomendamos que todos los datos bancarios de la ficha de sus clientes estén completos con sus códigos de IBAN y BIC correctos. De esta forma, cuando se generen los recibos evitaremos errores en la generación de archivos.

Le aconsejamos que cuando realice el alta de clientes compruebe que sus datos están correctos y actualice datos. Para ello, vaya a UTILIDADES – CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA – Pestaña “Datos facturación” – Pestaña “E-factura/SEPA”.
Pulse el botón “Calc.IBAN” y “Cod.BIC – Actualizar datos”

6.2 Generar recibos Adeudo SEPA

Pulse la opción del menú principal – LISTADOS VENTAS – RECIBOS POR FECHAS. En la ventana de búsqueda puede combinar para su búsqueda los campos que desee o simplemente seleccione el intervalo de fechas de las facturas que desee generar recibos y pulse “Aceptar”.

A continuación, marque las facturas que desea generar recibos o marque la parte superior de la cabecera de selección para que queden todas marcadas. Una vez seleccionadas, en la parte inferior se activan una serie de botones según las normas bancarias. En este caso pulsamos “Adeudo Sepa”.

Aparece la siguiente ventana donde deberemos completar lo siguiente.

– Marcar en primer lugar si se trata de la Norma Adeudo Sepa AEB 19-14 (básico CORE) si todavía la admite su banco o marcar si se trata del actual Adeudo SEPA (ISO 20022) con entrada en vigor en Febrero de 2016.

– Rellenar con sus datos de presentador y acreedor. El sufijo será proporcionado por su banco.

– Indique la fecha de abono de los recibos.

– Marque si desea que la presentación de los plazos sean reducidos para agilizar la gestión de abono de recibos según normativa bancaria.

– Seleccione el tipo de adeudo de las facturas seleccionadas: si va a ser un pago único (se realizará una sola vez el giro) o bien serán adeudos recurrentes (a estos clientes se les gira más de una vez).

– Seguidamente deberá configurar la referencia de mandatos, para ello pulse el botón “ref.mandato”.
Aparecerá un nuevo formulario con un listado de clientes a los que deseamos pasar recibo. De todas ellos hay que tener en cuenta cuáles se pasan recibo por primera vez (FRST), son recurrente (RCUR), o es el último de una serie de adeudos recurrentes (FNAL).
Esto lo tendremos en la columna “Tipo de adeudo”. Aconsejamos ordenar (hacer click parte superior de esta columna) y de este modo ver con más comodidad cómo son los tipos de adeudos para realizar los pasos que detallamos:

– En el caso de que sea la primera vez que se pasa el recibo (FRST) la columna “Ref. Mandato” está en blanco y hay que calcularla. Para ello, seleccionamos los clientes, marcamos con un check la opción “Modificar referencia de mandato” y pulsamos el botón “Aplicar cambios”.

– En el caso de que sean recurrentes y quieran seguir siendo no hay que hacer nada. Tendrán como tipo RCUR y completado la referencia de mandato.

– En el caso de que un recibo lo tengamos como FRST porque la anterior vez que se giró fue la primera vez y ahora ya es recurrente. Tendremos que cambiar el tipo de adeudo, para ello, debe seleccionarlo, marcar la opción “Modificar tipo de adeudo” y pulsar botón “Aplicar cambios”. De este modo, se cambiará este tipo.

– Del mismo modo, si los recibos de un cliente hasta este momento han sido recurrentes y ahora será el último que se realice, el tipo de adeudo tiene que pasar a ser FNAL. Se cambiará del mismo modo que acabamos de mencionar.

El campo “Modificar fecha firma mandato”, deberemos indicar la fecha de emisión de los recibos y pulsar el botón “Aplicar cambios”.

Una vez que todos los clientes tienen su mandato y tipo correcto aceptamos la ventana.

Nota: hay que tener en cuenta que si algún cliente cambia de domiciliación bancaria pasa a ser de nuevo FRST.

Una vez aceptada la ventana anterior, regresamos al formulario anterior donde ya habíamos completado todos los datos. Finalmente aceptamos para generar el archivo de recibos. Nos aparecerá una ventana donde nos indica que el archivo “remesa.txt” será guardado en la ruta del disco duro “C:\gabilos\remesas”. El cuál posteriormente para su envío deberemos adjuntar en el apartado correspondiente de la página web del banco con el que trabaje.

 6.3 Generar recibos con Norma 19 y 58

El programa sigue generando ficheros para realizar los envíos de remesas a los bancos tanto para la norma 19 como para la norma 58.

Para la norma 19 generará un fichero sobre recibos domiciliados, y para la norma 58 generará un fichero sobre anticipos de crédito. Estos créditos son derechos de cobro que tiene respecto a sus deudores, determinados en cuantía y vencimiento.

Para obtener los recibos debe pulsar la opción LISTADOS VENTAS. A continuación puede hacerlos de dos formas: o bien hace todos los recibos entre unas fechas determinadas (RECIBOS POR FECHAS) o bien realiza los recibos entre unas fechas correspondientes a un mismo cliente (RECIBOS POR CLIENTE).

De los recibos resultantes podrá realizar la Norma 19 ó 58, marcándolos con un check y pulsando el botón correspondiente situado en la parte inferior de la pantalla. Complete la ventana que aparece a continuación y pulse “Aceptar” para generar el archivo. 

6.4 Vídeos de apoyo (Versión en local del programa)

6.4.1 Recibos: Adeudo SEPA (5:18)

6.4.2 Recibos: Norma 19 y 58 (1:45)

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Conocer el funcionamiento de la funcionalidad de listados del programa.

5.1 Elaboración de listados

La confección de cualquier listado resulta muy sencilla porque tan sólo es necesario seguir las opciones que ofrece el programa.

El programa dispone de gran variedad de listados: compras, ventas artículos, clientes y diversas estadísticas que le ayudarán a llevar un control de sus operaciones.

Accederá a los listados, pulsando el apartado LISTADOS COMPRAS – LISTADOS VENTAS – OTROS LISTADOS del menú general.

5.2 Vídeos de apoyo (versión en local del programa)

5.2.1 Hacer listados   (1:54) 

<< Volver «Compras»

Podrá ver y modificar cualquier documento pulsando COMPRAS – MODIFICAR DATOS, para ello especifique el tipo y número de documento o escriba el nombre del proveedor al que pertenece dicho documento

Para borrar un documento de compras pulse COMPRAS – BORRAR DATOS y señale el documento que quiere eliminar.
 

<< Volver «Compras»

Para hacer un documento de compras: albarán, factura, etc. debe pulsar la opción COMPRAS del menú general y Nuevo albarán, factura, … . En este apartado podrá realizar todo tipo de documentos especificando la fecha y los artículos que van a formar dicho documento. Una vez haya determinado esto, deberá seleccionar el tipo de documento del que se trata, es decir, si fuese un albarán pulsaría el botón “Albarán” o si fuese una factura finalizaría el documento pulsando el botón “Factura“.

En esta pantalla también puede realizar: pedidos, presupuestos u otros.

Si no quiere dar por concluído un documento porque más adelante quiere añadir más artículos, etc. pulse el botón “Doc. abierto“. Para acceder de nuevo a él, tan sólo deberá situarse en esta pantalla de entrada de datos y en el campo proveedor, escribir a quién pertenecía este documento abierto, a continuación el programa le indica que este proveedor tiene un documento abierto. Pulse Intro para acceder a él.

Finalmente señalar que en el botón “Más datos” puede añadir: descuentos, portes, entregas a cuenta, etc. que afecten al documento realizado.
 

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender el funcionamiento de la sección de compras del programa.
– Emitir documentos de compras: facturas, albaranes, presupuestos, etc.
– Realizar modificaciones sobre los documentos emitidos.

4.1 Sección de compras

Desde la opción COMPRAS del menú general, podrás llevar el control de todos sus documentos de compras:

– Gestión de compras: realización de albaranes, facturas, gestión de pedidos a proveedores, etc.
– Modificar / Borrar documentos
– Imprimir / Visualizar documentos
– Certificaciones a origen

4.2 Hacer un documento de compras: facturas, albaranes, pedidos…

Pulsa la opción COMPRAS del menú general y Nuevo albarán, factura…

Determina la fecha de la factura, el programa establece la del sistema. Puedes modificarla de las siguientes formas:
– Con las flechas de la derecha del campo (subiendo o bajando las mismas).
– Pulsando en el calendario y seleccionando el día.
– O escribirla de la siguiente forma para que el programa la reconozca. Por ejemplo, si quieres la fecha 31 de diciembre de 2016 deberás escribir 311216 (las dos primeras cifras corresponden al día, las dos siguientes al mes y las últimas al año, siempre de dos en dos), por último pulsa return.

En el campo proveedor, determina el nombre del proveedor.

Escribe su nombre, o simplemente tres letras como mínimo del mismo (en caso de haber dado de alta anteriormente, el programa gracias a su sistema de búsqueda lo reconocerá).

Podrás listarlos, editarlos o darlos da alta, tanto si pulsas a la derecha del campo como a su izquierda en el botón proveedor.

Una vez lo hayas seleccionado pulse return y ya se colocará en la rejilla para introducir los artículos que desees.

Escribe el nombre del artículo que desees incluir en el documento, o simplemente tres letras como mínimo del mismo (sí lo has dado de alta anteriormente, el programa gracias a su sistema de búsqueda lo reconocerá).

Podrás listarlos, editarlos, o darlos de alta, si pulsas a la derecha del campo o si pulsa en la cabecera de la columna Artículos.

Si el artículo que deseas incluir en un documento es un texto libre, o un artículo que no desea dar de alta en el programa, ni llevar control de stock, escriba en el campo artículo, 1 y pulse RETURN. A continuación en la ventana que aparece podrás detallar la descripción de dicho artículo. Pulsa Aceptar y por último especifica las unidades, precio del mismo, etc. como el resto de artículos.

Añade tantos artículos como desees.

Cada vez que introduzcas un artículo, el programa indica las unidades disponibles en stock del mismo, el precio al que fue comprado la última vez y el precio neto al que es adquirido.

Si deseas añadir más datos en el documento como otros gastos, portes, retenciones, anticipos (entregas a cuenta), descuentos por pronto pago, etc. pulse el botón Más datos.

Finalmente, una vez incluidos todos los datos y artículos, elija qué tipo de documento es: por ejemplo, si se tratarse de una factura pulse el botón factura.

Si un documento no está finalizado y quieres dejarlo temporalmente abierto, pulse el botón documento abierto. De esta forma, cuando quieras volver al mismo, simplemente en la entrada de datos escribe el nombre del proveedor y el programa te indicará que tienes un documento abierto para poder seguir añadiéndole o modificando lo que quieras, etc.

4.3 Modificar / eliminar un documento

Pulsa la opción COMPRAS del menú general y BUSCAR DOCUMENTO. A continuación aparecerá una ventana en la que deberás determinar el año y tipo de búsqueda por documento o proveedor.

Si realizas la búsqueda por tipo de documento: especifique si se trata de una factura, albarán, etc., su número correspondiente y acepta.

Si realizas la búsqueda por proveedor: escribe su nombre y acepta.

Una vez realizada la búsqueda, modifica el documento: su fecha, proveedor, artículos, unidades… finalmente para guardar cambios pulsa sobre el botón del documento que se trate: una factura, albarán…

Pulsa la opción COMPRAS del menú general y BUSCAR DOCUMENTO. A continuación aparecerá una ventana en la que deberás determinar el año y tipo de búsqueda por documento o proveedor.

Si realizas la búsqueda por tipo de documento: especifique si se trata de una factura, albarán, etc., su número correspondiente y acepte.

Si realiza la búsqueda por proveedor: escriba su nombre y acepte.

4.4 Preguntas frecuentes

4.4.1 Realizar gestión de pedidos

Pulsa la opción COMPRAS del menú general y GESTIÓN DE PEDIDOS. A continuación aparecerá una ventana en la que deberás determinar el año y nombre del proveedor cuyo pedido desees visualizar.

Una vez localizada y escogida la persona o entidad que realizó el pedido, se mostrará una lista con todos sus pedidos. La pantalla mostrará en rojo los pedidos ya servidos.

Para MODIFICAR un pedido concreto haz doble click en el mismo y en la pantalla podrás cambiar los datos que desees. Si pulsas sobre la línea de un artículo podrá controlar y añades el número de unidades servidas de cada uno, dejando como pendientes de recibir la diferencia de éstas con las pedidas. Finalmente, determina qué clase de documento son las unidades servidas: factura, albarán, etc. El resto de unidades pendientes todavía quedarán como pedido.

4.5 Vídeos de apoyo (Versión en local del programa)

4.5.1 Hacer una factura, albarán, presupuesto… (1:49)

4.5.2 Modificar / eliminar un documento de compras (1:23)

<< Volver «Ventas»

Podrá ver y modificar cualquier documento pulsando VENTAS – MODIFICAR DATOS, para ello especifique el tipo y número de documento o escriba el nombre del cliente al que pertenece dicho documento

Para borrar un documento de ventas pulse VENTAS – BORRAR DATOS y señale el documento que quiere eliminar.
 

<< Volver «Ventas»

Para facturar todos los albaranes realizados pulse en VENTAS. Existen dos posibilidades:
 
1.- Facturar un cliente: a través de esta opción podrá facturar todos los albaranes que pertenezcan a un mismo cliente. Tan sólo deberá especificar el nombre del cliente al que desea facturar. A continuación el programa muestra una lista con los albaranes que tiene dicho cliente. Finalmente marque los albaranes que no desee facturar en ese momento y pulse el botón Facturar.
 

2.- Facturar todos los clientes: desde aquí podrá realizar las facturas a todos los clientes que tengan albaranes pendientes. Marque con un check los clientes que no desea facturar. A continuación pulse el botón Facturar y podrá elegir serie, fecha y orden de la facturación.
 

Para facturar albaranes elija la opción que mejor se adapte a sus necesidades .

Si quiere que en el diseño de sus facturas aparezca el nº de albarán, deberá configurarlo en el apartado Diseño de informes.
 

<< Volver «Ventas»

Para hacer un documento de ventas: albarán, factura, etc. debe pulsar la opción VENTAS del menú general y Nuevo albarán, factura, presupuesto, … . En este apartado podrá realizar todo tipo de documentos especificando la fecha y los artículos que van a formar dicho documento. Una vez haya determinado esto, deberá seleccionar el tipo de documento del que se trata, es decir, si fuese un albarán pulsaría el botón “Albarán” o si fuese una factura finalizaría el documento pulsando el botón “Factura“.

En esta pantalla también puede realizar presupuestos u otros.

Si no quiere dar por concluído un documento porque más adelante quiere añadir más artículos, etc. pulse el botón “Doc. abierto“. Para acceder de nuevo a él, tan sólo deberá situarse en esta pantalla de entrada de datos y en el campo cliente, escribir a quién pertenecía este documento abierto, a continuación el programa le indica que este cliente tiene un documento abierto y pulse Intro para acceder a él.

Finalmente señalar que en el botón “Más datos” puede añadir: descuentos, portes, entregas a cuenta, etc. que afecten al documento realizado.
 

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender el funcionamiento de la sección de ventas del programa.
– Emitir facturas, albaranes, presupuestos, etc.
– Realizar modificaciones sobre los documentos emitidos.

3.1 Sección de Ventas

Desde la opción VENTAS del menú general, podrá llevar el control de todos sus documentos de ventas:

– Gestión de ventas: realización de albaranes, facturas, … gestión de pedidos a clientes, facturación de albaranes, etc.
– Modificar / Borrar documentos
– Imprimir / Visualizar documentos
– Certificaciones a origen
– Facturación periódica

3.2 Hacer un documento de ventas: factura, albarán, presupuesto, etc.

Pulse la opción VENTAS del menú general y Nuevo albarán, factura,….

Determine la fecha de la factura, el programa establece la del sistema. Puede modificarla de las siguientes formas.
– Con las flechas de la derecha del campo (subiendo o bajando las mismas).
– Pulsando en el calendario y seleccionando el día.
– O escribirla de la siguiente forma para que el programa la reconozca. Por ejemplo, si quiere la fecha 31 de diciembre de 2016 deberá escribir 311216 (las dos primeras cifras corresponden al día, las dos siguientes al mes y las últimas al año, siempre de dos en dos), por último pulse return.

En el campo cliente, determine el nombre del cliente.

Escriba su nombre, o simplemente tres letras como mínimo del mismo (en caso de haber dado de alta anteriormente, el programa gracias a su sistema de búsqueda lo reconocerá).

Podrá listarlos, editarlos o darlos da alta, tanto si pulsa a la derecha del campo como a su izquierda en el botón proveedor.

Una vez lo haya seleccionado pulse return y ya se colocará en la rejilla para introducir los artículos que desee.

Escriba el nombre del artículo que desee incluir en el documento, o simplemente tres letras como mínimo del mismo (sí lo ha dado de alta anteriormente, el programa gracias a su sistema de búsqueda lo reconocerá).

Podrá listarlos, editarlos, o darlos de alta, si pulsa a la derecha del campo o si pulsa en la cabecera de la columna Artículos.

Si el artículo que desea incluir en un documento es un texto libre, o un artículo que no desea dar de alta en el programa, ni llevar control de stock, escriba en el campo artículo, 1 y pulse RETURN. A continuación en la ventana que aparece podrá detallar la descripción de dicho artículo. Pulse Aceptar y por último especifique las unidades, precio del mismo, etc. como el resto de artículos.

Añada tantos artículos como desee.

Cada vez que introduzca un artículo, el programa indica las unidades disponibles en stock del mismo, el precio al que fue comprado la última vez y el precio neto al que es adquirido.

Si desea añadir más datos en el documento como otros gastos, portes, retenciones, anticipos (entregas a cuenta), descuentos por pronto pago, etc. pulse el botón Más datos.

Finalmente, una vez incluidos todos los datos y artículos, elija qué tipo de documento es: por ejemplo, si se tratarse de una factura pulse el botón factura.

Si un documento no está finalizado y quiere dejarlo temporalmente abierto, pulse el botón documento abierto. De esta forma, cuando quiera volver al mismo, simplemente en la entrada de datos escriba el nombre del proveedor y el programa le indicará que tiene un documento abierto para poder seguir añadiéndole o modificando lo que quiera, etc.

3.3 Modificar / eliminar un documento

Pulse la opción VENTAS del menú general y BUSCAR DOCUMENTO. A continuación aparecerá una ventana en la que deberá determinar el año y tipo de búsqueda por documento o cliente.

Si realiza la búsqueda por tipo de documento: especifique si se trata de una factura, albarán, etc., su número correspondiente y acepte.

Si realiza la búsqueda por cliente: escriba su nombre y acepte.

Una vez realizada la búsqueda, modifique el documento: su fecha, cliente, artículos, unidades… finalmente para guardar cambios pulse sobre el botón del documento que se trate: una factura, albarán…

3.4 Facturar albaranes

Para facturar todos los albaranes realizados pulse en VENTAS. Existen dos posibilidades:

Opción A. Facturar un cliente: a través de esta opción podrá facturar todos los albaranes que pertenezcan a un mismo cliente. Tan sólo deberá especificar el nombre del cliente al que desea facturar. A continuación el programa muestra una lista con los albaranes que tiene dicho cliente. Finalmente marque los albaranes que no desee facturar en ese momento y pulse el botón Facturar.

Opción B. Facturar todos los clientes: desde aquí podrá realizar las facturas a todos los clientes que tengan albaranes pendientes. Marque con un check los clientes que no desea facturar. A continuación pulse el botón Facturar y podrá elegir serie, fecha y orden de la facturación.

Para facturar albaranes elija la opción que mejor se adapte a sus necesidades.

Si quiere que en el diseño de sus facturas aparezca el nº de albarán, deberá configurarlo en el apartado Diseño de informes.

3.5 Preguntas frecuentes

3.5.1 Realizar un documento abierto

3.5.2 Añadir un anticipo en factura

3.5.3 Insertar una línea entre artículos en una factura, albarán…

3.5.4 Añadir una retención en factura

Cuando esté realizando una factura y desee incluir en ésta una retención, deberá pulsar el botón Más datos. En el campo RETENCIÓN establezca si es fiscal o no y a continuación escriba la cantidad o porcentaje correspondiente.

Cada línea de una factura también puede tener retención, haga doble click en la misma línea y especifique con un check si tiene o no retención.

3.5.5 Añadir en un documento (factura, albarán, presupuesto…) un texto o artículo que no esté en base de datos

En el documento que vaya a realizar, sitúese en la línea donde vaya a introducir el artículo, haga click y aparecerá una casilla «Texto libre en la descripción, sin ser base de datos (ALT+7). A continuación aparece una ventana donde podrá escribir la descripción del mismo (un texto libre, un artículo que no desee que figure en su base de datos, etc.). Escriba el texto que desee, si quiere que éste aparezca impreso en negrita o en subrayado marque con un check la opción correspondiente. Finalmente pulse aceptar.

Cuando facture esta clase de artículos escriba tantos caracteres como desee, tenga en cuenta que un carácter en mayúscula ocupa más espacio que un carácter en minúscula. Por este motivo, el programa muestra una regla, en la parte superior de la ventana que mide el espacio de 10 cms. y le ayudará a controlar el espacio que ocupará en su documento este artículo.

Si cada vez que facture un artículo 1 no quiere que la ventana «Descripción» muestre la regla, debe configurarlo en la opción UTILIDADES – DISEÑO DE INFORMES – CONFIGURAR INFORMES – en el apartado de la ventana que aparece como «Ver regla (T) o…» .Escriba el número de caracteres que desea que se señalen en la ventana y que coincidirán con los caracteres que se mostrarán en la factura. En la ventana para escribir el concepto de código 1, aparecerá una marca roja indicadora de la longitud máxima de los artículos en el documento impreso.

3.5.6 Eliminar un artículo en una factura, albarán, presupuesto…

En el documento que desee, sitúese sobre el artículo que desea eliminar y pulse la tecla «Supr» del teclado, a continuación aparece una ventana mostrándole el artículo que va a eliminar. Pulse eliminar.

3.5.7 Gestión de vehículos

La gestión de vehículos es muy útil para todas aquellas empresas que se dediquen a gestionar vehículos de un cliente, y deseen controlar con exactitud todos los gastos que acompañan al acondicionamiento, reparación, etc. de un determinado vehículo.

En primer lugar deberá activar esta opción en el programa, para esto diríjase a VENTAS en el menú general y pinche en OPCIONES – Vehículos – Pestaña “Datos Fact.2”. Dentro de ésta active con un “Sí” Gestionar vehículos de un cliente.

A continuación, sitúese en VENTAS del menú general y pinche GESTIÓN VEHÍCULOS para dar de alta los nuevos gastos de un vehículo, si pulsa el botón Más datos aparecerá una pantalla, donde podrá añadir haciendo doble click sobre las líneas de la rejilla, todos los artículos u operaciones que han supuesto un coste para la empresa en acondicionar el vehículo por ejemplo: cambio de ruedas, cambio de aceite, mano de obra, etc.

Si dentro de esta ficha vuelve a pulsar Más datos, podrá completar la ficha del vehículo con el resto de datos.

Para ver todos los gastos de vehículos creados pulse el botón Ver todos o F3 y haga doble click sobre el que desea visualizar, también podrá verlos pulsando Buscar o F5.

Además en factura, si pulsa el botón Más datos podrá establecer el vehículo al que pertenece dicha factura y el número de kilómetros realizados.

Si desea desactivar esta opción, regrese a CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA e indique No.

3.6 Vídeos de apoyo (Versión en local del programa)

Hacer una factura, albarán, presupuesto… (1:06)

Facturar albaranes a un cliente   (1:03)

Facturar albaranes a varios clientes   (1:00)

Modificar / eliminar un documento de ventas   (1:23)

Facturación periódica   (4:20)

Certificaciones a origen   (1:57)

Gestión de pedidos   (2:18)

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender el proceso de configuración de la empresa y las diferentes opciones disponibles.
– Crear los diferentes artículos, clientes, proveedores a partir de la sección ficheros.

2.1 Utilidades – Configuración de la empresa.

Una vez creada la empresa es necesario que completes los datos referentes a la misma. Para ello pulsa Utilidades – Configuración básica. Completa en cada pestaña los datos necesarios para su facturación: domicilio de la empresa, formas de pago, etc.

En Configuración avanzada puedes seleccionar entre múltiples opciones que desees sobre aspectos como artículos y clientes, gestión de facturas, entrada de documentos, facturación electrónica, etc. El objetivo es que el programa se adapte perfectamente a tus necesidades y no al revés.

El programa tiene predefinido un diseño para sus facturas, albaranes, etc. Puedes cambiar algunos detalles del mismo desde la opción Diseño de informes.

2.2 Crear artículos, clientes, proveedores desde la sección ficheros.

En un primer momento no es necesario que cree todos sus artículos, clientes, proveedores, etc. Podrá darlos de alta a medida que vaya realizando documentos de compras o de ventas. El programa le informará cuando no estén creados y le dará la opción de crearlos en ese momento, sin necesidad de salir de la pantalla en la que está trabajando.

Si desde el principio deseas crear algunos artículos, clientes, formas de pago, etc. pulsa en el menú general la opción Ficheros y selecciona la opción correspondiente. (ARTÍCULOS, CLIENTES, PROVEEDORES, etc.)

2.2.1 Crear un cliente / proveedor

Pulse la opción FICHEROS del menú general y CLIENTES o PROVEEDORES (según sea el caso). A continuación aparecerá una ventana en la que deberá completar los campos que desee. Si desea añadir más información sobre el cliente: Sus datos fiscales, facturación, etc. pulse Más datos.

2.2.2 Crear un artículo

Pulse la opción FICHEROS del menú general y ARTÍCULOS. A continuación aparecerá una ventana en la que deberá completar los campos (información sobre el artículo) que desee.

2.2.3 Crear un artículo compuesto

Un artículo compuesto es aquel que bajo un mismo nombre incluye varios artículos a la vez. Con esta opción se pretende simplificar trabajo y así cada vez que esté facturando un artículo compuesto, no tendrá que enumerar todos los elementos que lo componen.

2.2.4 Crear un artículo mixto

Un artículo mixto es aquel que está formado por varios artículos a la vez pero que en los documentos: albaranes, facturas, etc. solo figura el nombre del artículo mixto y no el detalle de los artículos que lo integran descontando en todo momento el stock de estos artículos.
(Un artículo mixto es diferente a un artículo compuesto puesto que un artículo compuesto siempre va a mostrar el detalle de todos los artículos que incluye).

Ejemplo 1: Un artículo mixto podría ser una instalación eléctrica formada por cables de diferentes tamaños, enchufes, etc. siendo el único concepto que aparece en la factura el nombre del artículo mixto: Instalación eléctrica (el precio de este artículo lo formaría el total de precios de artículos que lo componen y el stock se descontaría en todos los artículos).

Ejemplo 2: Una pared formada por ladrillos, hormigón, mano de obra, etc.

Para su creación completa las pestañas necesarias con sus datos:
– Datos básicos: nombre del artículo mixto, precios…
– Artículos: incluye los artículos que forman el artículo mixto. Para añadir un artículo haz doble click sobre una línea de la rejilla en blanco, pulse insert o el signo +.

En la ventana resultante escribe el artículo y el nº de unidades de ese artículo que se incluyen en este artículo mixto. De esta forma, el programa toma los datos de la ficha del artículo y en función de las unidades empleadas y el coste del mismo, va calculando el coste del artículo mixto.
– El resto de pestañas: más datos, clientes, compras/ventas, trazabilidad complétalas como cualquier ficha de artículos según sean sus necesidades.

2.3 Preguntas frecuentes

2.3.1 Trabajar con más de dos decimales

Puedes trabajar con más de dos decimales, para ello deberás determinarlo en configuración. Ve a UTILIDADES – CONFIGURACIÓN AVANZADA – Pestaña «Artículos y clientes«. En la opción «Art. precios y decimales», selecciona el número de decimales con los que deseas trabajar en las unidades (hasta 5).
Tienes la misma opción de decimales para trabajar con el precio de los artículos.

2.3.2 Aparecer el Banco del cliente en las facturas según la forma de pago

Debes ir a FICHEROS – DATOS MAESTROS – FORMAS DE PAGO, localizar la forma de pago determinada. Una vez seleccionada la forma de pago, marcar el check «Impresión facturas de venta: imprimir el banco de cobro cuando la factura tenga esta forma de pago».

2.3.3 Crear cuentas contables

La primera vez que utilices el programa, esta opción permite crear todas las cuentas contables necesarias para realizar la contabilidad de la empresa con sus saldos iniciales, caso de que los tengan. Además sólo estará activada si tiene enlazado el programa de facturación Gábilos con el programa de Contabilidad Gábilos.

Pulsa la opción FICHEROS del menú general y DATOS MAESTROS – CUENTAS CONTABLES.
Recuerda que el Saldo inicial suele ser el existente a día 1 de enero. En cuentas de ingresos y gastos (grupos 6 y 7 del Plan General de Contabilidad) este saldo inicial es cero, por eso el programa se salta este campo. Recuerda que todos los saldos deberás ponerlos, como norma general, en la Empresa 2.

Además el Saldo del año anterior lo ofrece automáticamente. Es igual al saldo inicial, con la excepción de las cuentas de ingresos y gastos en las que el saldo inicial es cero, sin embargo, como saldo del año anterior, deberás poner el saldo que tenían al finalizar dicho año. Recuerda que todo esto sólo lo harás la primera vez que trabajes con el programa, en los años siguientes será totalmente automático.

2.3.4 Creación de una forma de pago

Pulsa la opción FICHEROS del menú general y DATOS MAESTROS – FORMAS DE PAGO. A continuación aparecerá una ventana en la que deberás completar los campos según la forma de pago que deseas crear.

Nombre: escribe el nombre de la forma de pago.
Número de vencimientos: número de letras que girará al cliente según la forma de pago establecida.
Días entre vencimientos: intervalo de días entre el vencimiento de cada letra.
Primer vencimiento: días que transcurren entre la fecha de la factura y la fecha del primer vencimiento.

Ejemplo: Supón que vendes a un cliente que te pagará a un año, mediante 6 letras. Además, le girarás a los 60 días de realizar la factura. La forma de pago será entonces:
Forma de pago: 1 año.
Número de vencimientos: 6
Días entre vencimientos: 60
Primer vencimiento: 60

Puedes configurar vencimientos por libre en el botón correspondiente y establecer el % del importe que se girará según los días que establezcas.
Además puedes determinar la situación inicial de la forma de pago, es decir, los recibos asociados a esta forma de pago pueden estar pendientes de llevar al banco o de recibir.

Facturas pagadas: Si en configuración tienes activada la opción «Controlar pagos parciales de facturas» podrás determinar si desea considerar las facturas asociadas a esta forma de pago como pagadas o no.
Gestión de pagarés: activa si esta forma de pago generará pagarés.

Para visualizar todas las formas de pago creadas, pulsa Listar o F3. Si pulsa sobre una de ellas, accederás a su ficha correspondiente, pudiendo modificar algún dato e incluso eliminar la forma de pago.

2.3.5 Aplicar un descuento a un artículo

Los descuentos se aplican en la ficha de cada artículo. De esta forma siempre que se facture dicho artículo se aplicará el descuento señalado. Este descuento podrá modificarse siempre que lo necesites.

2.4 Vídeos de apoyo (Versión en local del programa)

– Crear un cliente

– Crear un proveedor

– Crear un artículo

– Crear un artículo compuesto

– Crear un artículo mixto

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender la página de bienvenida del programa de Facturación Gabilos.
– Crear una empresa para empezar a trabajar con el programa.

1.1 Página de bienvenida

Cuando inicie por vez primera el programa de facturación, la primera pantalla que aparece le ofrece las siguientes opciones:

– Crear una nueva empresa: Si accede por 1ª vez y desea crear una nueva empresa
– Acceder a una empresa ya creada: Si no es la 1ª vez que accede y desea entrar a una empresa previamente creada.
– Modificar datos de empresa: Si desea modificar los datos de una empresa previamente creada.
– Borrar empresa: Si desea eliminar una empresa previamente creada.
– Trabajar en una copia de pruebas: Para elegir una empresa de las que tenga creadas y hacer pruebas con ella. Puede experimentar lo que desee pues al salir de la empresa no quedan grabadas las operaciones.
– Realizar copias de seguridad: Para realizar la copia de seguridad de una o varias empresas de las que tenga creadas.
– Recuperar copias de seguridad: Para recuperar una copia de seguridad previamente creada.

1.2 Crear una empresa

“Crear empresa” es el primer paso que debe realizar para empezar a trabajar con el programa. Para ello, pulse la opción “Crear una nueva empresa” del menú principal, y le aparecerá la siguiente pantalla:

En la ventana que aparece escriba el nombre de la nueva empresa y su N.I.F.

Confirme la “fecha de comienzo” del ejercicio económico. Recuerde que esta fecha que el programa ofrece, no es la fecha de la compra del programa, ni la fecha de alta ante la Delegación de Hacienda.
Las personas físicas deben poner siempre como “fecha de comienzo” el día uno de enero del año actual y únicamente las Sociedades Mercantiles pueden poner otra fecha distinta al uno de enero si así figura en sus Estatutos.

Para enlazar el programa de facturación con el de “Contabilidad Gábilos”, marque con un check esta opción. Con este “enlace a contabilidad”, las facturas realizadas con el programa de facturación se contabilizarán automáticamente. Esta opción únicamente se podrá realizar cuando cree la empresa por primera vez debido a que los códigos de proveedores y clientes son comunes para ambos programas.

Por defecto, aparece marcado como régimen de I.V.A., si pertenece su empresa a la Comunidad Autónoma de Canarias deberá seleccionar I.G.I.C.

Por último pulse “Aceptar“.

1.3 Preguntas frecuentes

1.3.1 ¿Cuál es la fecha de comienzo del ejercicio?

Un error frecuente es señalar como fecha de inicio del ejercicio la del día en el que se empieza a utilizar el programa, o el día en que cursó su alta en la Delegación de Hacienda.

Las personas físicas deben poner siempre como fecha de comienzo el 1 de Enero y las Sociedades Mercantiles únicamente pueden cambiarlo si así figura en sus Estatutos.

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender los objetivos y funcionamiento de este curso.
– Conocer el material y recursos a tu disposición para un rápido aprendizaje.

0.1 Facturación Profesional Gabilos
El programa Facturación Profesional Gabilos te permite crear facturas, albaranes y presupuestos fácil y rápidamente gracias a las intuitivas pantallas de entrada de datos. Está especialmente diseñado para PYMEs y asesorías españolas y adaptado a las últimas modificaciones legales. 

0.2 Objetivos del curso Facturación Profesional:
Este curso pretende explicar las principales funciones del programa «Facturación Profesional». De forma que, en un periodo breve de tiempo, puedas conocer el funcionamiento del software y empezar a trabajar con él.

0.3 Material aportado:

– Explicaciones y capturas de los principales apartados del programa (Versión online del programa)
– Preguntas frecuentes
– Vídeos explicativos (Versión en local del programa)

0.4 ¿Cómo funciona?

El curso está dividido en varias lecciones de muy corta duración. Cada una de ellas tiene su explicación y cuando proceda, un vídeo complementario. Para optimizar el resultado del curso se recomienda seguir los siguientes pasos:

1º.- Leer con detalle el texto.

2º.- Ver el vídeo de apoyo cuando exista.

Vídeos publicados en You Tube, le recomendamos tener activado calidad HD para una correcta visualización de los mismos.

3º.- Una vez comprendida la lección, si lo desea, podrá ponerla en práctica utilizando el programa o versión demo del mismo.

4º.- Por último, pasar a la lección siguiente.