5.- Otros Datos de la Comunidad

 

  • Tipos de fincas:

    Aquí se crean los tipos de fincas existentes en cada comunidad, pisos, garajes, locales, etc.
    Por defecto se dan creados los cuatro tipos de finca más comunes: piso, garaje, trastero y local. Se pueden modificar, eliminar, añadir nuevos, etc.
    Si en configuración se ha marcado la opción de sacar certificado de rentas, en el formulario del tipo de finca deberá indicar la referencia catastral conjunta.

  • Esquema del a comunidad:

    Aquí se muestra la estructura de la comunidad según la situación de sus fincas. Esta estructura tiene mucha importancia a la hora de hacer posteriormente los repartos del presupuesto de forma correcta.
    El programa crea una estructura de árbol a partir de los tipos de fincas creados en el apartado anterior. Le recomendamos parta de esta base, añadiendo si es necesario como nuevas ramas edificios, escaleras, etc.
    Una vez cree las distintas fincas con sus propietarios se verán aquí en la ubicación que indique en la creación.

  • Fechas de los recibos:

    Aquí quedarán fijadas las fechas de los recibos de la comunidad, que serán las que se apliquen cuando los recibos se creen a partir de un presupuesto.
    Podrá marcar «Agrupar en un sólo recibo los cargos que coincidan en el mismo día o en el mismo mes». De esta forma se creará un único recibo por vecino para todas las fincas que tenga.
    Deberá establecer el periodo de cobro (mensual, trimestral, anual,…), el número de recibos que habrá en el ejercicio actual y la fecha en la que se pasará el primer recibo del ejercicio.
    En el caso que cree recibos «por libre» las fechas que se tendrán en cuenta serán las que indique en la creación, aunque sí que se agruparán si así lo ha indicado.

3.- Creación de los vecinos y sus fincas

  • Lista de Vecinos:

    En este apartado deben crearse todos los vecinos de la comunidad.

    Permite BUSCAR registros de vecinos que ya se hayan creado. La búsqueda se realiza con datos de los campos Nombre y CIF. Escriba el término a buscar (grupos de tres letras como mínimo) y en la lista se irán mostrando las personas creadas que lo cumplan.

    Si pulsa la LUPA podrá buscar por más campos, incluidos antiguos vecinos.

    En este apartado puede AÑADIR un registro nuevo pulsando el botón NUEVO VECINO.

    También podrá imprimir el listado o exportarlo a Excel.

    Al crear un vecino aparece la siguiente pantalla:

    En esta pantalla «Datos Básicos» podrá introducir todos los datos que necesita del vecino: dirección, teléfono, e-mail, si es propietario o inquilino, etc.
    De gran importancia para el giro de los recibos es la pestaña Bancos, dónde deberá indicar el banco del vecino por el cual se van a girar los recibos.
     

    Además de los datos que introduzca al crear al vecino, le aparecerán resúmenes de: Cuotas, Recibos y Consumos, en las que se especifica los gastos asignados a ese vecino en concreto y el seguimiento de sus recibos y el histórico de los consumos, respectivamente. Estos dos apartados se irá rellenando automáticamente al ir generando cuotas y recibos.

    En la pestaña Personas relacionadas puede crear a otros miembros de la familia que convivan en la finca, que vayan a asistir a las reuniones, etc.

    En Seguimiento e Incidencias puede dejar constancia de diferentes asuntos a tener en cuenta relacionados con el vecino.

    También podrá crear o asociar documentos a la misma mediante el botón Crear /Asociar de la parte inferior derecha.

     

     

     

  • A la hora de crear las fincas del vecino lo podemos hacer desde esta misma ficha, pestaña «Fincas«, o desde el la opción del menú Datos, «Asociar vecinos con sus fincas«
    Si lo hace desde la ficha del vecino aparecerá alguna opción menos.


6.- Presupuestos y Derramas

Deben introducir en este apartado las partidas presupuestarias de la comunidad, es decir, los gastos a repartir entre los propietarios.

En primer lugar, según el siguiente dibujo, deberemos especificar la sección que se imputa y el importe presupuestado. (Si en la configuración de la comunidad no ha seleccionado imputar por secciones, este dato no aparecerá.)
También se puede añadir un título, que ayudará a la hora de la legibilidad de los listados.
Después habrá que indicar cómo se va a repartir este gasto en la comunidad, es decir, indicar si corresponde sólo a pisos, a garajes, a todo… y si es sólo de un bloque, de una escalera, de la comunidad completa,… (Pulsando el botón «Alta reparto»)

Por último habrá que indicar si para hacer el reparto nos fijamos en los enteros de cada finca o se hace el reparto a partes iguales.

Si no quiere imputar el 100% del gasto a las mismas fincas, se indicará el porcentaje a aplicar. La pantalla de esta sección permanecerá activa hasta que reparta el 100% del importe presupuestado.

En este caso aparecerá indicado en la rejilla del presupuesto con tres puntos en la última columna “+”. Si hace doble clic sobre esa línea, podrá ver el reparto realizado.

Podrá ver el reparto con diferente formato si hace doble click sobre cada una de las líneas.

CERRAR PRESUPUESTO Y CREAR DERRAMAS. 

Una vez que de esta forma se hayan introducido todos los gastos del presupuesto actual se deberá pulsar el botón «Cerrar prepuesto«. Al pulsarlo damos opción de generar todas las cuotas y recibos de todas las fincas de la comunidad según los datos introducidos, o bien de cerrarlo sin generar ningún recibo (igualmente se hará el reparto para saber cuánto corresponde a cada finca y/o vecino de cada gasto). Si ha estimado un porcentaje al Fondo de Reserva en la pantalla de «Datos de la Comunidad», las cuotas y recibos generados en este momento serán incrementados en el porcentaje que haya fijado.

Una vez cerrado el presupuesto se podrán ir haciendo dos cosas:
– Introducir los importes reales de las imputaciones presupuestadas (en caso de que esté enlazado con la «Contabilidad Gábilos» este proceso se irá realizando automáticamente conforme vaya contabilizando las facturas de sus proveedores)
– Dar de alta «Derramas o Extras«. Esto se hará de la misma forma que las imputaciones. Cuando se quieran generar los recibos de las derramas pulsar el botón correspondiente. (Dará la opción de añadir estos gastos a los recibos ya existentes modificándolos en vez de crear nuevos, o de crear nuevos en las fechas que se indiquen).

 

CIERRE DE AÑO.

Una vez acaba el ejercicio  y se han introducido todos los importes reales de las imputaciones, se procederá a «Cerrar el Año y comenzar siguiente» desde el botón correspondiente.
En caso de que el programa este enlazado con la contabilidad, se debe cerrar el año contable, y al acceder al programa de fincas, el año se cerrará también automáticamente.

En el proceso el programa calculará las diferencias que ha habido entre lo presupuestado y lo real, y el saldo que tiene cada vecino. Preguntará que se quiere hacer con dichas diferencias, y posteriormente, las fechas en las que se pasarán los recibos en el próximo ejercicio.

7.- Gastos / Ingresos

Gastos e Ingresos

Aquí se deben introducir gastos o ingresos que llegan a la comunidad a lo largo del año y para los que no se van a generar recibos. Sin embargo, sí que habrá que tenerlos en cuenta a la hora del cierre de las cuentas anuales.

Funcionará exactamente igual que el apartado del presupuesto. La diferencia será que el campo para introducir el importe presupuestado aparecerá desactivado, y sólo se podrán añadir importes reales. (En caso de que el programa este enlazado con contabilidad, también el importe real aparecerá desactivado, pasando los importes automáticamente desde la contabilidad).

 

Desde los otros tres apartados del menú de Presupuestos se muestran deferentes listados.

Reparto total de gastos: Se puede ver e imprimir un listado detallado y resumido de lo que le corresponde pagar a cada vecino por cada gasto o imputación que se ha presupuestado y producido.

Desde las dos últimas opciones de este menú Información cierre ejercicio 1 y 2” podrán ver detallado de diferentes formas los listados de gastos presupuestados y reales del ejercicio

 

10.- Contadores

 Tipos de contadores: Desde este apartado podrá crear los distintos contadores que haya en la comunidad. Puede establecer un precio por paso, de esta forma, cuando rellene las lecturas, el programa calculará automáticamente el coste.
También puedo indicar un precio base o cuota fija, que se sumará sea cual sea el consumo.
Debe rellenar la cuenta contable si desea que, una vez realizada la Norma 19, se contabilicen los recibos creados a partir de las lecturas.
Si trabaja con secciones o cuentas de gasto también deberá indicar la que corresponda.

 

Lista para Consumos: Desde esta opción debe crear todas las combinaciones de fincas y contadores que se puedan dar. Es decir, deberán quedar creados todos los registros en los que luego se puedan anotar lecturas, una finca debe estar tantas veces como contadores haya en ella.
Se pueden crear en bloque o de forma individual.
Por ejemplo según el dibujo posterior, que será la forma más habitual de crearlos, debe seleccionar el tipo de contador, por ejemplo gas, y después marcar las partes del esquema de la comunidad que tienen este tipo de contador, por ejemplo, pisos.

 

Nuevos Consumos: Seleccionamos el contador y la zona de la comunidad para la que vamos a anotar las lecturas. (También se podría seleccionar un sólo vecino para una anotación particular).

Seguidamente le aparecerá una lista con todos los registros en los que debe anotar lecturas. Deberá hacer doble click sobre la línea que desee:

Simplemente deberá anotar la lectura actual. Como información verá la fecha y la lectura anterior, el consumo (diferencia entre el consumo anterior y el actual), el consumo medio (respecto a todas las anotaciones para esta finca y este contador), el precio del paso y el coste.

Si pulsa «Aceptar» le aparecerá de forma automática el formulario de la siguiente fila para anotar la su lectura.

Si pulsa «Consultar/Modificar lecturas anteriores de este contador y finca» le aparecerá un histórico de las anotaciones.

 

Generar Recibos de Consumos: Aparecerá el listado de todas las lecturas que están pendientes de «pasar» a recibos. Seleccionar las que se desee y pulsar el botón «Generar recibos».

En la ventana anterior hay que indicar el número de plazos en los que se cobrarán los consumos, las fechas de dichos plazos, y si se quieren recibos independientes para los importes de los consumos o se incorporarán al recibo correspondiente de las cuotas de la comunidad.

Desde este apartado también podrá generar los asientos contables correspondientes a los consumos.

 

 

 

 

8.- Cuotas y Remesas

Aquí puede consultar cómo han quedado las cuotas de los vecinos de la comunidad después de hacer el reparto del presupuesto. O en su caso si hubiera derramas o gastos extraordinarios.

También podrá crear cuotas independientes. Podrá  hacerlo de dos formas. 
1.- Duplicando cuotas existentes en el programa, indicando el mes y el año. E indicando así mismo si las desea crear con el mismo importe o incrementadas en un porcentaje o cantidad. Deberá rellenar las nuevas fechas y el concepto que desea aparezca en las cuotas. 
Si utiliza esta opción se creará el mismo número de recibos y para los mismos vecinos que hubiera en el mes seleccionado.

Debe


2.- Si elige la segunda opción, aparecerá una lista según la opción indicada.

Debe hacer doble clic sobre la primera línea de la lista e ir creando las cuotas que desee.

 

Desde el resto de opciones puede, buscar, modificar, eliminar, contabilizar, etc. cuotas, siempre que no estén bloqueadas. 

 

En la opción de Remesas Bancarias aparecen los recibos que se van a enviar al banco.
Seleccione los recibos que quiere incluir y pulse «Generar Remesa». Siga las instrucciones y el programa generará el archivo que debe enviar en la página web del banco que corresponda.
Asegúrense que están todos los datos rellenos.
Puede contabilizar al mismo tiempo que genera la remesa o lo podrá hacer posteriormente.

Desde las opciones correspondientes podrá buscar remesas (y desde ahí deshacer alguna si fuera necesario), ver el importe de los que seleccione, modificarlos, fraccionarlos, listarlos, etc.

También tendrá la posibilidad de dar de alta un recibo. Se utilizará en algún caso excepcional, pues no se generará cuota para el vecino, y puede llevar a descuadrar el saldo si no lo ajusta de forma conveniente.

9.- Control de Pagos

Al pulsar sobre la opción del menú aparece una lista con los recibos del ejercicio.
En las columnas se ve el siguiente detalle: número de recibo, fecha, vecino, importe, descripción y tres columnas más, que si están marcadas con un check, nos indicarán si el recibo ha sido incluido en una remesa de Norma 19, si ha sido pagado y si ha sido devuelto.

Si hace doble click sobre una línea del listado se abrirá el formulario de modificación. Puede cambiar la descripción, así como marcarlo como devuelto, pagado,…


En el caso de que sea devuelto, puede indicar los gastos de devolución, que se podrán sumar el nuevo recibo que se genere.

Desde este apartado también podrá marcar si son pagados o devueltos en bloque, seleccionando los deseados y pulsando el botón correspondiente.

Podrá hacer múltiples búsquedas y listados.

Además, tiene la posibilidad de enviar una carta al vecino informándole de su situación con la comunidad y de las medidas que se van a adoptar.

En el caso de marcar los recibos como pagados, le preguntará si quiere contabilizar el pago. En caso afirmativo, le aparecerá la pantalla siguiente, en la que puede concretar algunos conceptos del asiento que a continuación realizará el programa automáticamente:

En el caso de que marque los recibos como devueltos, le aparecerá la siguiente pantalla, en la que puede cargar al vecino los gastos que la devolución del recibo haya podido ocasionar:

Una vez completada la pantalla anterior, podrá detallar algunos datos del asiento que se va a generar, y podrá elegir entre añadir el importe devuelto (mas gastos de devolución, si hubiera) al próximo recibo del vecino, girar un nuevo recibo o dejarlo pendiente de ingreso del vecino. En este último caso, el recibo aparecerá en el listado marcado como devuelto pero con el check en azul, para diferenciarlo de un recibo realmente devuelto.

Además, automáticamente se generará el apunte contable correspondiente a la devolución del recibo.

1.- Crear una empresa

Cuando inicie por vez primera el programa de gestión de fincas, la primera pantalla que aparece le ofrece las siguientes opciones:

– Crear una nueva comunidad
– Acceder a una comunidad ya creada
– Modificar datos de una comunidad
– Borrar comunidad

– Control de Usuarios

– Varias Utilidades comunes a todas las comunidades creadas

 

Para las opciones “Acceder, Modificar o Borrar una comunidad” siga las instrucciones de la pantalla.

Crear una nueva comunidad” es el primer paso que debe realizar para empezar a trabajar con el programa. Para ello, pulse la opción “Crear una nueva comunidad” del menú principal, y le aparecerá la siguiente pantalla:


En la ventana que aparece escriba el nombre de la nueva comunidad y sus datos.
La clave web será necesaria para poder acceder posteriormente al portal online de la comunidad.

Confirme la “fecha de comienzo” del ejercicio económico. Recuerde que esta fecha que el programa ofrece, no es la fecha de la compra del programa, ni la fecha de alta ante la Delegación de Hacienda.
Las personas físicas deben poner siempre como “fecha de comienzo” el día uno de enero del año actual y únicamente las Sociedades Mercantiles pueden poner otra fecha distinta al uno de enero si así figura en sus Estatutos.

El programa estará enlazado con el programa de «Contabilidad Gábilos”. Con este “enlace a contabilidad”, los recibos y cuotas realizadas con el programa de fincas se contabilizarán automáticamente.

Finalmente pulse “Aceptar”.

Una vez creada la empresa accederá a ella. Para ello pulse “Continuar”. Si finalmente, no desea crear la empresa, pulse “Cancelar”.

 

13.- Utilidades

Desde la pantalla de UTILIDADES podrá:

Búsqueda de vecinos en comunidades.
Rellene cualquiera de los campos que aparecen en el formulario de búsqueda, o combínelos como quiera.
Como resultado obtendrá los vecinos que correspondan a la búsqueda, y la comunidad a la que pertenecen.
Este apartado es muy útil cuando tiene que hacer un recibo, cambiar una dirección, etc. y no recuerda a qué comunidad pertenece el vecino.

Búsqueda de personas de interés en comunidades.
Rellene cualquiera de los campos que aparecen en el formulario de búsqueda, o combínelos como quiera.
Como resultado obtendrá las personas que correspondan a la búsqueda, y la comunidad o comunidades en las que están creados.

Alertas en comunidades.
Desde este apartado puede llevar el control de avisos y programarse alertas de cualquier comunidad.
Dicha alerta le podrá llegar por mail. 

Control de giros.
La utilidad de este apartado es tener un listado dónde llevar el control de la fecha en que debe girar a cada comunidad. De esta forma sabrá cuales son las última remesas que ha presentado al banco, y cuales son las próximas que debe presentar.
Deberá indicar el periodo de giro, los meses en los que se gira, si ingresan los vecinos, las fechas última y próxima, y las notas que desee.



 

2.- Configuración de la Comunidad

En este apartado deben introducir todos los datos necesarios para la configuración de la comunidad en el programa.

En la primera pestaña “DATOS GENERALES” se introducen los datos principales de la comunidad. Algunos de ellos serán completados automáticamente si han sido introducidos en la creación de la comunidad.
En “Datos para los pagos”  se debe poner la cuenta bancaria para los recibos de las cuotas de los vecinos.

En la segunda pestaña: “REPRESENTANTES” estarán reflejados los vecinos que forman la Junta de Gobierno de la comunidad: presidente, vicepresidente, secretario, etc… Podrá crear los cargos que desee de la comunidad y completarlos con sus teléfonos, e-mails, y cualquier otro dato en el apartado de notas.
También podrá añadir firmas para que salgan automáticamente en las convocatorias y actas.

En la tercera pestaña “PERSONAS DE INTERÉS” podrá crear contactos, con teléfono y e-mail, que sean de interés para la comunidad.

En la cuarta pestaña “ANOTACIONES” podrán anotar todas las características particulares de la comunidad, así como cualquier dato que quiera aclarar para la correcta administración de la misma.

En la quinta pestaña: “DATOS SEPA” se reflejan los datos bancarios de la comunidad para gestionar recibos, pagos a proveedores, etc…

En la sexta pestaña: “OTROS DATOS”

– FONDO DE RESERVA deberá establecer el porcentaje que desea aumentar el presupuesto para asignarlo al Fondo de reserva. Por ley, este fondo debe ser, como mínimo, el 5% del último presupuesto de la comunidad. Cuando cierre el presupuesto, automáticamente se incrementarán los recibos de los vecinos en el porcentaje que Ud haya determinado en este apartado. 

DATOS SECCIONES, CUENTAS DE GASTO, o INDEPENDIENTE: En este apartado podrá indicar de qué forma quiere trabajar con el programa.
Es decir, si quiere que las partidas presupuestarias estén vinculadas a secciones, cuentas de gasto, o funcionen de forma independiente. También se indicará en cada caso a qué sección/cuenta desean imputar los recibos que se creen independientes del presupuesto o derramas.

CERTIFICADO PARA RENTAS: También en esta pestaña puede indicar si desea incluir una referencia catastral común para un grupo de fincas, y los datos del administrador para figurar después en el Certificado para Rentas. Con este certificado podrá enviar a cada vecino qué valor catastral e IBI le corresponde del conjunto.

 

Por último, destacar también la posibilidad de asociar documentos a la comunidad a través del botón inferior de la libreta: “DOCS. ASOCIADOS”.
En esta opción podrá vincular los documentos que desee que tengan relación con la comunidad; por ejemplo: el contrato del seguro, contratos con el personal asalariado de la comunidad, cartas enviadas o recibidas de la Administración Pública, etc.
También se podrán poner “NOTAS” generales de la comunidad


Por último tenemos la «CONFIGURACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO» con el que quiere que se envíen sus emails. De este modo, los vecinos recibirán el correo de las diferentes opciones del programa, como por ejemplo, asambleas, convocatorias, votaciones, etc…

Para configurar correctamente su cuenta de correo, deberá acceder dentro del apartado ‘Datos’ a la opción ‘Configuración’. Una vez allí, pulse el botón ‘Otros datos’ y, dentro del formulario que se abre, el botón ‘Configuración correo. Se abre un formulario en el que deberá completar todos los datos para que los emails se envíen desde su dirección de correo.

Si su dirección es de tipo GMAIL, HOTMAIL o YAHOO, estos datos se rellenarán directamente. Compruebe que al rellenarlos, le llega el correo de confirmación a su cuenta de que todo ha ido bien. Si no fuera así, deberá verificar en su cuenta los datos del servidor SMTP y puerto SMTP que debe poner. Normalmente, el usuario suele ser el mismo que la dirección de correo y la contraseña, la de su cuenta.

Si su dirección no es de las gratuitas (las nombradas encima), si no que es del tipo «*****@suestablecimientohotelero.com», deberá ponerse en contacto con su administrador de correo para que le suministre los datos que se piden en este formulario.

12.- Control de Usuarios

Para usuarios Gestión de Fincas:

La creación de usuarios y asignación de permisos se hace desde el primer menú de a acceso al programa en el apartado “Usuarios”.

En ese menú de usuarios existen tres apartados:

  • Lista de usuarios
  • Privilegios
  • Asociar empresa / privilegios a usuarios

En primer lugar, deberá crear los usuarios que pueden acceder al programa en lista de usuarios, los creará con su email de usuario y contraseña.
El usuario principal ya se ha creado al registrarse en el programa.

A continuación, deberá crear los privilegios con los apartados de acceso al programa. La aplicación siempre da por defecto el privilegio de “Administrador” que puede acceder a todo y es el que se le asocia al usuario principal con el que se ha registrado en el programa.
Si el resto de usuarios quiere que accedan también a todo podrá asignarles el privilegio de “Administrador”.

Por último, una vez creado los usuarios y los privilegios, los asociará a las empresas creadas, para ello debe ir al apartado “Asociar empresa / privilegios a usuarios”, pulsar el botón “Asociar” y seguir las pantallas que aparecen: primero elegir la empresa a la que queremos asociar usuarios, seguidamente marcará los “Usuarios disponibles” y con el botón “>” los desplazará a la columna de “Usuarios asociados”, es en este momento cuando le aparecerá una ventana para elegir el privilegio que le quiere otorgar al usuario o usuarios seleccionados. Finalmente pulse “Asociar”

Puede ver el vídeo de creación de usuarios del programa de Contabilidad, ya que es igual para ambos.

  Ver vídeo «Control de usuarios»

4.- Asociar Fincas y Vecinos

Desde esta opción deberá crear las fincas que componen la comunidad, asociándolas con sus propietarios e indicando su ubicación.

Con los botones de la parte superior de la ventana podrá crear, modificar, cambiar el titular cuando se produzca una venta o gestionar el alquiler de una finca.

 

Los datos de una finca serán:

– Número: Número mediante el cual podemos identificar la finca dentro de la comunidad. Será único, no podrá haber dos fincas con un mismo número.

– Saldo ejercicio anterior: Se puede anotar al dar de alta la finca cómo está su saldo con la comunidad, sea positivo o negativo.

– Vecino: Propietario de la finca.

– Tipo de finca: Si es piso, garaje, trastero, etc.

– Enteros: Los enteros que corresponden a esta finca.

– Ubicación: Podría estar en blanco, se puede decir que es la «letra» de la finca, 2º Izda, 3D, PB3H, etc. (Importante no confundirlo con la pertenencia.)

– Pertenece a : Dato importante, ya que influirá a la hora de hacer los repartos de las imputaciones si se hacen desde un presupuesto. Hay que poner la rama del esquema de la comunidad a la que pertenece la finca.

 Notas: Campo libre para anotar lo que se quiera.

El check «SIN CARGOS» está pensado para las fincas que son zonas comunes de la comunidad, que tienen enteros asignados, pero que los gastos que les corresponden deben ser asumidos por todos los vecinos. En caso de marcar este check, esta finca no será tenida en cuenta en el reparto de gastos y su parte será repartida entre el resto de fincas.



Si desea BUSCAR fincas lo puede hacer pulsando el botón de la «Lupa».

Puede IMPRIMIR en distintos formatos desde los botones de las impresoras.

Cuando se realice una VENTA lo deberá reflejar marcando con un check la línea de la finca y pulsando el botón de la parte superior.
En la ventana que aparecerá habrá que indicar el nombre del nuevo titular, la fecha de la venta y la fecha a partir de la cual todos los recibos referidos a dicha finca cambiarán de titular.

 

Cuando se gestione un ALQUILER en la comunidad, debe seleccionar la finca que va a ser arrendada y marcar el botón correspondiente que aparece en la parte superior de la pantalla. A continuación le aparecerá una pantalla en la que debe especificar quién alquila y cuándo cambiar al titular de los recibos, en caso de querer girar los recibos a nombre del inquilino. Podrá girar al inquilino la comunidad, sólo los consumos, derramas, según el acuerdo que lleguen con el propietario. 


Recuerde marcar en la ficha del nuevo vecino la condición de INQUILINO. (Pestaña Datos Básicos de la ficha del vecino)

Cuando finalice el alquiler de la finca, debe indicarlo haciendo doble click sobre la finca alquilada. Le aparecerá una pantalla con la ficha de la finca. En la parte inferior izquierda aparece el botón: HISTORIAL desde el cual , haciendo doble click sobre la línea del historial que corresponda al alquiler, podrá indicar el alquiler como finalizado marcando el check superior, así como la fecha de finalización del mismo y la fecha del cambio de titular en los recibos, en caso de que se estuvieran girando al inquilino.

Además deberá marcar al inquilino como antiguo vecino para que se restablezcan los enteros en la ficha del propietario y desaparezca el inquilino como vecino de la comunidad.

11.- Asambleas

En este apartado se puede controlar todo lo relacionado con las asambleas de la comunidad.

Para crear una asamblea debe indicar un texto identificativo de la misma, la fecha, si es ordinaria o extraordinaria, la hora de la 1ª y 2ª convocatorias y el lugar dónde se realizará.

Una vez creada, se podrá acceder a todos sus datos:

– Orden del día: Desde este apartado podrá crear todos los puntos del orden del día. Podrá poenr unas notas que aparecerán en la convocatoria. En caso de que este punto conlleve una votación, también podrá poner aquí unas notas o explicación de la votación, que aparecerán en el acta si así lo desea.

– Asistentes: Se darán de alta todos los asistentes a la asamblea. Podrá dar «alta múltiple» seleccionando de una lista de vecinos todos los que asisten, o ir dando de alta uno a uno.
También tendrá la posibilidad de anotar si un vecino está representado por otro o por una persona ajena a la comunidad.
Aparecen dos campos de hora de llegada y salida. Esto es por si no esta presente durante toda la junta, y puede variar de cara a tenerlo en cuenta en votaciones.

 Votaciones: De forma sencilla podrá registrar lo que vota cada vecino (o sus representantes). Saldrá una lista con los puntos del orden del día. Deberá seleccionar sobre cual se va a votar y crear la votación desde la opción correspondiente.
Una vez creada le aparecerá la lista de todos los vecinos asistentes o representados. Podrá seleccionar los que desee y pulsar el botón «Sí», «No», o «Abstención».

– Imprimir: Podrá obtener así fácilmente un listado con el resumen de la votación, bien sea por pantalla o por impresora.
– Añadir notas. desde esta opción también podrá añadir las notas que considere necesarias al la votación para posteriormente reflejarlas en el acta de la reunión.

– Convocatorias y Actas: Desde estas opción podrá imprimir de forma sencilla:
– La convocatoria personalizada para cada vecino, con los datos de la asamblea, el orden del día y un boletín de representación.
– El acta de la asamblea, con los puntos tratados y el resumen de las votaciones que se hayan realizado.
Para estos dos puntos el programa da plantillas tipo ya creadas. Puede utilizarlas directamente, verlas, modificarlas a su conveniencia, imprimirlas, enviarlas por mail, etc.

– Cierre de la asamblea: Pulse esta opción cuando la asamblea ya haya pasado y no quiera que por error se modifiquen datos. (Siempre podrá reabrirla desde la ficha de modificación de la asamblea).

– Desde el icono de la parte inferior podrá adjuntar a la asamblea los documentos que crea necesario guardar asociados a ella.

0. Introducción a la Gestión de Fincas

Modalidad curso: Online
Precio: Gratis
Idioma: Español
Duración. Ilimitada. Consultas ilimitadas

Material aportado:
– Explicaciones de los principales apartados del programa

 Objetivos:
Este curso pretende explicar las principales funciones del programa «Gestión de Fincas Gábilos» en su versión online. De forma, que en un periodo breve de tiempo el usuario pueda trabajar con el software y conocer su funcionamiento.

 ¿Cómo funciona?:
Puede trabajar con todo el material aportado tantas veces como lo necesite. Le recomendamos que lea el contenido del curso en el orden presentado.

El curso está dividido en varias lecciones de muy corta duración. Cada una de ellas tiene su explicación y cuando proceda, un vídeo complementario. Para optimizar el resultado del curso se recomienda seguir los siguientes pasos:

1º.- Leer con detalle el texto.

2º.- Ver el vídeo de apoyo cuando exista.

Vídeos publicados en You Tube, le recomendamos tener activado la máxima calidad, normal o HD, para una correcta visualización de los mismos.

3º.- Una vez comprendida la lección, si lo desea, podrá ponerla en práctica utilizando el programa o versión demo del mismo.

4º.- Por último, pasar a la lección siguiente.