<< Volver «Configuración establecimiento»

Para establecer habitaciones o alojamientos fuera de servicio y sus causas, debe hacerlo a través de ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – HOTEL/HOSTAL/APTOS./BUNGALOWS – FUERA DE SERVICIO.
Pulse el botón “ALTA HABITACIÓN FUERA DE SERVICIO”, seleccione una o varias habitaciones, defina si quiere las causas y establezca las fechas desde/hasta que permanecerán fuera de servicio.

Se distinguen del resto porque tienen un color verde en el planning y cuadro de habitaciones de la pantalla principal.
Las habitaciones fuera de servicio no aparecerán libres a la hora de hacer una reserva en el programa o reserva online a través de la web.

Para su puesta en marcha debemos volver al apartado del programa FUERA DE SERVICIO, seleccionar las habitaciones y pulsar el botón «Poner en servicio». O bien, desde el cuadro de habitaciones o planning, hacer click sobre la habitación determinada y en la ventana resultante pulsar «Poner en servicio».
 

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Para configurar los precios de su establecimiento puede hacerlo a través del siguiente apartado ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – GESTIÓN DE PRECIOS, TARIFAS Y TEMPORADAS.
En este apartado podrá configurar todas las tarifas y temporadas con las que trabaje.

Nota: El programa por defecto da creada la tarifa General (podrá ser modificada haciendo clic sobre la misma pero no eliminada).

A través del botón “ALTA TARIFA” creará las tarifas (sin límite) y a través del botón “ALTA TEMPORADA” creará las temporadas (sin límite).
Para asignar fechas a una tarifa y temporada determinadas deberá seleccionar marcando un check a la izquierda de cada una de ellas y pulsando el botón “ALTA FECHAS”.
A continuación, en la parte inferior (pestaña “HOTEL”) aparecen los tipos de habitación/alojamiento y pensión con los que trabaja y a los que debe asignar un precio. Para ello, pulse sobre uno de ellos y en la ventana resultante escriba (precio con impuesto o sin él) el precio de la habitación, precio de una supletoria para adulto, precio de una supletoria para niño y/o precio para doble uso (una habitación doble ocupada por una persona), finalmente acepte para guardar cambios.
Si hace doble click sobre una determinada línea, podrá ver o modificar dicha gestión de precios.

Para ver una lista con todos los precios, pulse en ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – LISTADO DE PRECIOS FINALES.

También puede señalar el precio de CUNAS, GARAJE y TELÉFONO (si tiene enlace con “Centralita Char”) pulsando en el apartado correspondiente.

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Una vez creadas las plantas con su número de habitaciones (o alojamientos), tipos y características debemos configurar las habitaciones (o alojamientos).

Para ello, debe ir a ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – HOTEL/HOSTAL/APTOS./BUNGALOWS – HABITACIONES/ALOJAMIENTOS, aparece un listado con todas las habitaciones (o alojamientos) creados y su nombre, planta, tipo, camas,… Debe hacer clic sobre uno de ellos y aparecerá un formulario donde podrá modificar el nombre de la habitación (o alojamiento). El nombre puede ser un número, texto o ambos. Tamién debe determinar el tipo, cuántas camas tiene, si admite supletorias, tiene características,…

De este modo configurará todas las habitaciones (o alojamientos) de su establecimiento.

También puede configuarlas sobre el casillero de habitaciones de la pantalla principal, pulsando con el botón derecho del ratón en la opción “Modificar habitación”.
 

<< Volver «Configuración establecimiento»

Se pueden crear características a las diferentes habitaciones o estancias del alojamiento.

Para ello vaya a ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – HOTEL/HOSTAL/APTOS./BUNGALOWS – CARACT. DE HABITACIONES/ALOJAMIENTOS, pulse el botón “ALTA CARACTERÍSTICA” y en la ventana resultante escriba el nombre de la característica. Puede determinar si dicha característica aumentará el precio de la habitación en una cantidad fija o porcentaje.

<< Volver «Configuración establecimiento»

Debe configurar los tipos de habitación (o tipos de alojamiento si se trata de la configuración de apartamentos o bungalows) con los que trabaja su establecimiento.

Para ello pulse ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – HOTEL/HOSTAL/APTOS./BUNGALOWS – TIPOS DE HABITACIONES/ALOJAMIENTOS, haga clic en el botón «ALTA TIPO HABITACIÓN» y aparecerá una ventana en la que establecerá el nombre del tipo de habitación y número de personas que habitualmente ocupa la habitación o alojamiento (aquí no se si incluyen si puede haber supletorias) y marcaremos si tiene «Datos online» para su venta  a través del motor de reservas: imágenes e información del tipo de habitación.

Nota:
– Por defecto el programa genera los tipos de habitación doble, individual y triple que porá modificarlos y/o eliminarlos excepto la habitación doble que unicamente se podrá modificar (ya que todas las habitaciones creadas en el establecimiento en un primer lugar son creadas como dobles, pudiéndolas luego cambiar según sea cada caso).

<< Volver «Configuración establecimiento»

En primer lugar debe configurar el número de plantas que forme el establecimiento que quiera controlar.
Para ello, pulse ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – HOTEL/HOSTAL/APTOS./BUNGALOWS – CREAR PLANTAS, pulse el botón «ALTA PLANTA»  y aparecerá una ventana en la que aparecerá el nombre de la planta, número de habitaciones o alojamientos que tiene y número de la primera habiación o alojamiento de dicha planta.

Nota:
– Se generarán tantas habitaciones DOBLES por planta como indique en el campo «Nº habitaciones». Posteriormente, podrá eliminar o modificar las habitaciones que desee en el apartado «HABITACIONES».
 

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Esta aplicación le permite la gestión de varios tipos de alojamientos simultáneamente.

En primer lugar debe seleccionar qué alojamientos desea gestionar en  ARCHIVOS – CONFIGURACIÓN ESTABLECIMIENTO. En función del alojamiento seleccionado, se activarán en esta ventana una serie de pestañas donde podrá configurar valores por defecto. Por ejemplo, en la pestaña «General» se determinará los tipos de pensión con los que va a trabajar su establecimiento. Se abrirán tantas pestañas como alojamientos hayamos seleccionado para la gestión. Dentro de cada pestaña determinará aspectos clave para la posterior configuración de alojamientos.
 
Una vez determinado qué alojamientos vamos a gestionar, deberá entrar en cada apartado para su configuración:

– Si su establecimiento es un hotel, hostal, apartamento, bungalows o una combinación de ambas, debe elegir este apartado de la configuración y proceder a la creación de sus plantas, tipos de habitación con las que va a trabajar, etc.

– Si su establecimiento es un albergue deberá entrar a configurar habitaciones y/o camas en el apartado correspondiente.

– Si su establecimiento es un camping, deberá configurar sus zonas de acampada en el apartado correspondiente.

– Si su establecimiento turístico se compone de varios tipos de alojamientos, podrá entrar en cada uno de ellos y configurar cada sección. La aplicación le permite la gestión combinada de diferentes tipos de alojamientos.
 

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Debe especificar el país en el que está situado su establecimiento en ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN-CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA.

En la cabecera del formulario deberá seleccionar el país con el que trabaje: España, México, Colombia,…

Otro de los puntos que deberá tener en cuenta en la pestaña “Datos facturación“, es el campo “Elija divisa para web on-line”.

En la pestaña “Datos fact(2)“, establezca las siglas correspondientes al número de identificación fiscal para las fichas de los clientes y escriba el nombre del impuesto que se aplicará en los artículos. Los tipos de impuestos debe darlos de alta en ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN-TIPOS DE IVA (allí creará si trabaja con varios y su porcentaje correspondiente). En la configuración de la empresa “Datos facturación”, debe establecer en ventas el impuesto por defecto con el que trabaja. En la base de datos de artículos, también podrá determinar por defecto el tipo aplicable a cada artículo.
(Nota: para México se tiene en cuenta el IVA local asociado a determinados artículos)

Si su establecimiento pertenece a un país que deba hacer alguna modificación en estos aspectos o en su forma de facturar, etc.. Comuníquelo y nuestros técnicos estudiarán su caso y posterior activación.

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A través del apartado ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – DISPONIBILIDAD llevará el control de supletorias y cunas disponibles.

En SUPLETORIAS, determinará el número máximo de supletorias por día con las que trabaja en el hotel. De este modo tanto las reservas que haga desde recepción como las reservas online tendrán en cuenta este dato y cuando vaya a ser superado no podrá realizarse la reserva.

En CUNAS, determinará el número máximo de cunas por día con las que trabaja en el hotel. De este modo tanto las reservas que haga desde recepción como las reservas online tendrán en cuenta este dato y cuando vaya a ser superado no podrá realizarse la reserva.

En VER DISPONIBILIDAD POR DÍAS, verá el estado de supletorias y cunas libres entre el intérvalo de fechas buscado.

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En el apartado ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – DESCUENTOS se pueden configurar los diferentes descuentos con los que trabaja el hotel.

Si trabajamos con diferentes tipos de alojamientos, crearemos los descuentos correspondientes a cada uno de ellos (Los tipos de establecimiento aparecen en 3 pestañas: 1- Hotel (Hostal,Apartamentos, Bungalow), 2- Albergue, 3- Camping. Aparecerán activadas unicamente las pestañas con las que trabajemos.

Encontramos diferentes descuentos:(en cada uno de ellos, se podrán dar de alta tantos descuentos como se quiera)

NIÑOS: son descuentos aplicables al número de niños que tengamos en la reserva. En ALTA DESCUENTO, especificaremos el nombre, tipo de habitación/alojamientos en los que se va a aplicar ese descuento. Se indicará el % de descuento por el primer, segundo o tercer niño. El número de adultos junto al niño. Si este descuento es aplicable online (según la edad que tenemos establecida como niño) y las fechas on line en las que estará vigente el descuento, finalmente indicaremos si el descuento se aplica en el precio del alojamiento o lo aplicamos en el precio de las supletorias.

3ª Y 4ª PERSONA: son descuentos aplicables a la 3ª y 4ª persona que ocupa una habitación. En ALTA DESCUENTO, especificaremos el nombre, tipo de habitación/alojamientos en los que se va a aplicar ese descuento. Se indicará el % de descuento por la 3ª y 4ª persona. Finalmente indicaremos si el descuento se aplica en el precio del alojamiento.

TRAMOS: son descuentos en función de los tramos de días que la reserva permanezca en el establemiento. En primer lugar habrá que DEFINIR TRAMOS: desde día / hasta día. y en segundo lugar dar de ALTA DESCUENTO para ello escribiremos el nombre del descuento y en cada tramo definido indicaremos el % de descuento que se va a realizar.

OTROS DESCUENTOS: son descuentos libres en los que simplemente indicaremos, el nombre del descuento, tipo de alojamientos en los que se va aplicar, % y si se aplica cuando la estancia sea mayor de X días.

DÍAS GRATIS: son descuentos para hacer un 3×2, 7×6, etc. es decir, por una estancia de siete días pagas 6 días y así con los días que se quiera. En su ALTA DESCUENTO, se definirá como siempre el nombre del descuento, tipo de alojamiento y tipo de pensión en el que se aplica y especificaremos los días totales de la estancia y los días que se pagarán.

CÓDIGO PROMOCIONAL: el establecimiento determinará diferentes códigos según ofertas que lance y tendrán determinados descuentos. Son muy habituales para las reservas online, aunque también se pueden aplicar a las reservas hechas desde recepción. En el ALTA DESCUENTO, determinará el nombre del descuento, %, si lo quiere aplicar en reservas online y fechas online en las que se realizará y nombre del código promocional que los clientes de la web deberán escribir en el formulario de reserva para que les aplique el descuento en la misma.

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En este apartado GARAJES  podrá crear todas las plazas de garaje con las que trabaje su establecimiento. Siga los siguientes pasos:

1º. – Debe CREAR PLANTAS, deberá dar  de ALTA PLANTA e introducir su nombre, número de plazas y número de la primera plaza.

2º.- A continuación, deberá dar de alta los diferentes TIPOS DE GARAJES con los que trabaja: si son para turismos, etc. o si son plazas individuales, dobles…. En definitiva la denominación que el establecimiento tenga.

3º.- Tendrá que configurar las plazas de garajes creadas. Para ello, pulse en GARAJES, haga clic sobre cada línea y en la ventana resultante establezca el nombre de la plaza, planta y tipo de garaje.
Una vez creado todo, controlará la ocupación de sus plazas de garajes a través de la opción PLANNING GARAJES.

En el caso de que una plaza esté fuera de servicio temporalmente, deberá determinarla en FUERA DE SERVICIO.

Las reservas de las plazas de garaje se realizan junto a la reserva de la habitación. En dicho formulario de reserva, existe una opción denominada “Garajes” donde se determinará si desean o no plaza de garaje.

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En el casillero de la pantalla principal o planning se pueden ver todas las habitaciones o alojamientos creados y también podemos crear diferentes grupos para una mejor visualización.

Por ejemplo, si un hotel está formado por diferentes zonas, se podrían crear grupos diferentes por zonas y así ver en cada zona las habitaciones correspondientes.

Otro ejemplo sería un complejo turístico formado por hotel y bungalows, se podría crear un grupo para ver todo el hotel completo y por otro lado un segundo grupo para ver los bungalows.

En resumen, se pueden crear por cada tipo de establecimiento tantos grupos como se deseen.

(Nota: recordamos que los tres tipos de establecimiento se dividen en tres: 1-Hotel/Hostal/Apartamentos/Bungalows, 2- Albergues, 3- Camping)
Para crear los grupos pulse ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – GRUPOS, elija el tipo de establecimiento y a continuación dé ALTA tantos grupos como quiera.

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Al abrir el programa, éste muestra la pantalla principal desde donde podrá acceder a:

– Un menú general con todas las opciones del programa.

– Un cuadro de las habitaciones del establecimiento turístico que muestra el estado de las mismas en la fecha seleccionada del calendario de la pantalla. Para ver el cuadro de las habitaciones de otras fechas, sitúese sobre el calendario y marque la fecha que desee.

En este cuadro observará diferentes colores que corresponden al estado de las habitaciones. Por ejemplo, las habitaciones en color rojo están ocupadas.
Desde este cuadro de habitaciones puede trabajar con las opciones más importantes del programa. Por ejemplo:

Si pulsa con el botón derecho del ratón sobre el cuadro de habitaciones, podrá acceder a la ficha de la reserva, dar entrada o dar salida a una habitación, dar por limpia una habitación, hacer un alta de una reserva, buscar reservas, cargar un artículo a una habitación, buscar una factura y modificar una habitación.

Si pulsa con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro de las habitaciones en una habitación fuera de servicio (color verde), podrá ver las causas y tendrá la posibilidad de ponerla en servicio.
Si una habitación está ocupada (color rojo), le mostrará las facturas correspondientes a esa habitación, permitiendo hacer los cargos de una forma rápida y sencilla.

Si trabajamos desde el planning también podrá acceder a estas opciones.

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En un primer momento no es necesario que cree todos sus artículos, clientes, etc. Podrá darlos de alta conforme vaya realizando documentos de ventas, alta de reservas. El programa le informará que no están creados y le dará la opción de crearlos en ese momento, sin salir de la pantalla en la que esté trabajando.

También podrá crearlos pulsando en el menú general ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN en la opción CLIENTES Y ARTÍCULOS.

<< Volver «Configuración general»

Para empezar a trabajar con la aplicación es necesario configurar ciertos datos de su establecimiento: datos fiscales para que aparezcan en sus facturas, tipos de IVA con los que trabaja, etc.
Para ello, debe ir a ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN y completar opciones como INICIAR AÑO, TIPOS DE IVA y CONFIGURACIÓN EMPRESA.

Cada establecimiento puede insertar un motor de reservas en su web para que los usuarios de la misma puedan hacer reservas online directamente a su alojamiento.
En los pasos siguientes detallamos desde cómo insertar dicho motor de reservas, hasta cómo determinar tarifas online, fotos, cuál es el proceso de realizar y/o cancelación de una reserva online, etc.

7.1. Insertar motor de reservas

7.2. Fotos habitaciones web

7.3. Configurar precios online

7.4. Servicios adicionales

7.5. Grupos online

7.6. Hacer una reserva online

7.7. Gestionar una reserva online

7.8. Ver / Cancelar una reserva

7.9. Varios online

Listados, Gobernanta y otros:

Desde la aplicación Gábilos Hotel Premium podrá realizar facilmente un cargo en una factura, pasar cargos entre habitaciones, facturar una estancia,…. veamos cómo hacerlo en los siguientes apartados:

5.1 – Cargos en habitaciones

5.2 – Hacer facturas

5.3 – Pase de artículos entre habitaciones

5.4 – Buscar facturas

5.5 – Anticipos / Depósitos

5.6 – Disponiblidad y presupuesto

En los siguientes apartados encontrará información relacionada desde como dar de alta una reserva, búsqueda de la misma, etc.

4.1 – Hacer una reserva

4.2 – Buscar reservas

4.3 – Entrada de reservas

4.4 – Salida de reservas

Además de la configuración de habitaciones o alojamientos, existen otras opciones a tener en cuenta relacionadas con el funcionamiento y que afectan a la configuración general: opciones que aparezcan por defecto, creación de grupos, descuentos,… que se pueden realizar bien a la hora de empezar a trabajar o más adelante.
Detallamos una serie de funciones que puedan ser de su interés:

3.1 – Configuración empresa

3.2 – Creación de clientes y artículos

3.3 – Funcionamiento pantalla principal

3.4 – Grupos

3.5 – Garajes

3.6 – Descuentos

3.7 – Disponibilidad supletorias y cunas

3.8 – Otros países

Una vez creado el establecimiento deberá configurar qué tipo de alojamientos va a gestionar. Veamos cómo configurar cada tipo de establecimiento:

2.0. Introducción a la configuración de establecimientos

2.1. Configuración hotel / hostal / apartamentos / bungalows:

2.1.1. Crear plantas
2.1.2. Crear tipos de habitación
2.1.3. Características
2.1.4. Configurar habitaciones o alojamientos
2.1.5. Gestión de precios
2.1.6. Fuera de servicio

2.2. Configuración albergue

2.3. Configuración camping

Modalidad curso: Online
Precio: Gratis
Idioma: Español
Duración. Ilimitada. Consultas ilimitadas

Material aportado:
– Explicaciones de los principales apartados del programa
– 18 vídeos.
– Acceso al foro del programa para la resolución de dudas o planteamiento de preguntas supervisadas por nuestros técnicos.

Objetivos:
Este curso pretende explicar las principales funciones del programa «Gábilos Hotel Premium». De forma, que en un periodo breve de tiempo el usuario pueda trabajar con el software y conocer su funcionamiento.

¿Cómo funciona?:
Puede trabajar con todo el material aportado tantas veces como lo necesite. Le recomendamos que lea el contenido del curso en el orden presentado.

El curso está dividido en varias lecciones de muy corta duración. Cada una de ellas tiene su explicación y cuando proceda, un vídeo complementario. Para optimizar el resultado del curso se recomienda seguir los siguientes pasos:

1º.- Leer con detalle el texto.

2º.- Ver el vídeo de apoyo cuando exista.

Vídeos publicados en You Tube, le recomendamos tener activado calidad HD para una correcta visualización de los mismos.

3º.- Una vez comprendida la lección, si lo desea, podrá ponerla en práctica utilizando el programa o versión demo del mismo.

4º.- Por último, pasar a la lección siguiente.

GABILOS HOTEL PREMIUM es una aplicación online para la gestión de estabecimientos hoteleros.

Gracias a la tecnología CLOUD COMPUTING, no necesita instalaciones complejas, siempre estará activado y actualizado. Con una conexión a Internet puede acceder al programa desde cualquier lugar las 24 horas del día. Totalmente seguro con tecnología https encriptado de 256 bits.

La «nube» es un modelo de gestión clave para el presente y futuro del sector turístico que le permitirá mejorar los rendimientos de su negocio en función de las necesidades estacionales de cada hotel.
La dirección de acceso a la aplicación es https://www.gabilos.net/hotelpremium

Una vez que se haya registrado, accederá al menú inicial del programa. Si es la primera vez que trabaja con la aplicacion debe crear su establecimiento a través de la opción «Crear un nuevo establecimiento«. Una vez creado, entrará directamente en el mismo y ya podrá comenzar a trabajar.

Si ya ha creado con anterioridad el establecimiento, desde el menú inicial accederá al mismo a través de la opción «Acceder a un establecimiento ya creado«.

Veamos el siguiente vídeo donde se explica la pantalla de acceso al programa menú inicial.

<< Volver «Reservas online»

Ver los siguientes apartados:

<< Volver «Reservas online»

El usuario del motor de reservas podrá cancelar las reservas realizadas a través del mismo sin necesidad de contactar con la recepción del hotel.

Para ello, debe pulsar la opción “Ver / Cancelar reserva” y acceder a la siguiente pantalla donde debe introducir el email y localizador de la reserva. Dicho localizador lo habrá recibido en el email enviado a su correo cuando reservo online.

Una vez introducidos estos datos, accederá a los datos pudiendo consultar o cancelar pulsando el botón correspondiente: “Cancelar reserva”.

A continuación, la aplicación le pregunta si está seguro de su cancelación y le indica en una nueva ventana que recibirá un email donde debe confirmar su cancelación para que ésta sea realizada en firme por el alojamiento.
Una vez confirmada a través del email por el usuario, el establecimiento recibirá un email con la anulación de la misma y el programa la anulará directamente quedando libre el alojamiento para futuras reservas.

<< Volver «Reservas online»

En el apartado RESERVAS ONLINE – RESERVAS REALIZADAS ONLINE vemos las reservas que nuestros clientes han hecho vía on line a través del motor de reservas introducido en nuestra web.
Aparece: la fecha en la que se ha realizado la reserva, localizador, el nombre de quién la ha realizado, fecha de entrada, duración de la estancia, fecha de salida y habitaciones que desea.
Cada vez que un cliente ha reservado una estancia a través de nuestra web queda reflejado en este listado. Si queremos conocer las reservas realizadas online podemos consultar este listado, hacer búsquedas e incluso seleccionar las reservas como vistas por si queremos marcarlas para llevar un control como que han sido comprobadas que en el planning, etc.

El funcionamiento de las reservas a través de la web es el siguiente:

– Una vez que el usuario de la web realiza una reserva, el programa le asigna automáticamente la habitación libre correspondiente al tipo de habitación contratado en la web: hab. doble, individual, etc.
Esta reserva aparecerá ya reflejada en la aplicación como una reserva más.

– El cliente recibirá automáticamente un email informando de su reserva: fechas, importe y localizador de la misma para su presentación cuando realice la entrada o check in en el alojamiento. El alojamiento también recibe un email notificando la reserva.

– La forma de operar con las reservas será de igual modo que el resto de reservas que se hacen manualmente desde la aplicación: podrá buscarlas y consultarlas en “Listados – Búsquedas de reservas”, realizar la entrada como todas, etc.

Al dar entrada, simplemente deberemos introducir el nombre de cliente y pagador (para la correcta realización de facturas, etc) ya que en la ficha de la reserva aparecerá: Cliente reserva online.

– La diferencia con el resto de reservas es que no se realizan cargos automáticos porque llevan asociada un factura proforma (presupuesto) con el importe contratado. De este modo, cuando realizamos la entrada del cliente, en su factura los cargos que aparecerán del alojamiento corresponderán al importe íntegro de la estancia (precio contratado online por el cliente).

Además de estos cargos, podremos añadir todos los cargos adicionales consumidos por el cliente durante su estancia.

Estas facturas proforma (presupuestos) hasta la entrada del cliente en el establecimiento llevan el nombre de “Cliente reserva online” y están asociadas a una reserva. De este modo, cuando el cliente entre y completemos correctamente la ficha con el nombre y pagador correcto, estos cargos pasarán directamente a la reserva y factura correspondiente.

– Recordar que si en la configuración de la reserva ha establecido que se realicen unos pagos cuando el cliente reserva on line, deberá acceder a su cuenta de Paypal (pasarela de pago utilizada) y controlar los pagos realizados (ver Datos empresa – Configuración de la reserva).

NOTA: Cuando un cliente busca a través del motor de reservas de la web la disponibilidad entre unas fechas, la web le proporcionará todas las habitaciones libres del alojamiento excepto las que estén restringidas en el apartado “Restricciones en la disponibilidad” o hayamos dado fuera de servicio en todo el establecimiento.

<< Volver «Reservas online»

Hacer una reserva online a través de su web con el motor Gábilos es muy fácil. Intuitivo y de fácil manejo para el usuario de su web. El cliente seguirá la realización de la reserva de forma fácil e intuitiva.

<< Volver «Reservas online»

Si en su establecimento ha configurado diferentes tipos de alojamiento es probable que en Internet desee que el cliente pueda elegir dónde desea hacer la reserva.
Para ello, puede crear diferentes grupos para su venta online (no tienen porque coincidir con los de visualización del casillero y planning. Puede darse el caso de que en la visualización haya hecho grupos pero luego online no haya distinciones).

Para hacer estos grupos, pulse en RESERVAS ONLINE – GRUPOS ONLINE, seleccione el tipo de establecimiento (1- Hotel/Hostal/Apartamentos/Bungalow, 2- Albergues, 3- Camping) y de ALTA el nombre del grupo que desea crear. En la pantalla que aparece a continuación, deberá seleccionar de la columna de “Alojamientos disponibles” los que quiere pasar a “Alojamientos agrupados” a través de las flechas: >>, >, <, <<. Finalmente pulse “Asociar” y dichas habitaciones/alojamientos quedarán asociados al grupo de cada tipo de establecimiento.

<< Volver «Reservas online»

Para añadir servicios adicionales a una reserva deberá hacerlo a través de RESERVAS ONLINE – DATOS EMPRESA, pulsar botón “Servicios adicionales“.

A través de “Nuevo F2″ podrá dar de alta un nuevo servicio adicional a la reserva: nombre, precio, descripción y foto.

Puede dar de alta tantos servicios como necesite.

<< Volver «Reservas online»

Para configurar precios online primero debemos establecer qué tarifas de los precios ya creados en configuración deseamos que tengan presencia online.

Para ello iremos a ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – GESTIÓN DE PRECIOS, TARIFAS Y TEMPORADAS. Pulsaremos en cada tarifa que será vendida online y marcaremos “Mostrar esta tarifa en Reservas online”.

A continuación, en RESERVAS ONLINE – CONFIGURACIÓN PRECIOS HABITACIONES, seleccionando cada tarifa añadiremos las temporadas que serán vendidas. En el formulario determinaremos: foto de la tarifa, notas si queremos, tipos de habitación y pensión que serán vendidos (pudiendo marcas uno, varios o todos), marcaremos si los precios serán los mismos que la configuración general, así como si hay días obligatorios de estancia mínima o fijos o sí se entrará un día especifico de la semana.
Así lo haremos con cada temporada de la tarifa, ya que según temporada podrían cambiar las condiciones de venta.

<< Volver «Reservas online»

En el motor de reservas puede aparcer un icóno de cámara de fotos junto a cada tipo de habitación a la venta.

Para configurar fotos y detalles de los tipo de habitación a la venta debe ir al apartado del programa ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – TIPOS DE HABITACIONES, hacer clic sobre un tipo de habitación y en la ventana resultante marcar el check “Datos online“, añadir las imágenes (máximo 9 fotos ) y escribir la descripción que deseamos que aparezca en el detalle que ve el cliente del motor.

<< Volver «Reservas online»

Si ya tiene una web y quiere enlazar el MOTOR DE RESERVAS GÁBILOS a su página debe hacer lo siguiente:

Preparar en su web un apartado o botón llamado, por ejemplo, ‘RESERVAR’ o ‘RESERVE AQUÍ’ (como desee) y éste deberá enlazarlo con un código que lo obtendrá en el apartado del programa “Reservas on line”, pulsando en la opción “Generar fichero de redirección”. De este código que se le muestre, deberá coger el que hay en la propiedad ‘URL’ (subrayado en negrita en el ejemplo), que es el que deberá añadir internamente en su web.

Ejemplo de redirección: <HTML><HEAD><TITLE>reservas</TITLE><META HTTP-EQUIV=”REFRESH” content=”0; url=https://www.gabilos.net/reservas/#1234567890“></HEAD><BODY></BODY></HTML>

Para realizar esto, deberá notificarlo a la empresa o persona que haya realizado su página web.

Para trabajar con el motor de reservas, deberá completar el apartado de precios online de este apartado. A continuación en el apartado de «Reservas online – Datos empresa”, puede completar las siguientes opciones:

– En “Cabecera web” y configurará la parte superior de la web al que hacemos el enlace: si desea ver el logo, una imagen, el texto con el nombre del hotel más una imagen, etc.

– En “Configuración de la reserva”, determinará si al realizar una reserva el cliente completa los datos de su tarjeta de crédito o pagará una cantidad a través de la pasarela de pago de Paypal.

– En “Condiciones de la reserva”, escribirá sus condiciones de reserva y cancelación.

– En “Pestañas visibles”, seleccionará qué pestañas desea que se visualice cuando el usuario pulse reservar en su web. Si solo quiere que se vea la opción de reservar deje marcado únicamente la pestaña de “Reservas”, si además quiere que se vean más fotos del hotel o más información, seleccione las pestañas y complete la información en los botones correspondientes que encontrará en ‘Datos empresa’: fotos, habitaciones, etc.

<< Volver «Facturación»

La DISPONBILIDAD es una opción rápida para conocer al instante si hay fechas libres y precio de la consulta.
Podrá conocer rápidamente fechas y el coste de una estancia pulsando en RESERVAS la opción DISPONIBILIDAD. Determine los datos que necesita para realizar el presupuesto (fechas, nº de días, elegir habitaciones disponibles y tipo de pensión), a continuación pulse Precios ó la tecla F2. De este modo, podrá ver cómoda y rápidamente cuando le realicen una consulta, si tiene habitaciones libres en las fechas deseadas, así cómo calcular el precio que costará la estancia.

Si quiere presupuestar sin asignar habitaciones pulse Calcular y complete el formulario que aparece. De los datos obtenidos puede Crear presupuesto pulsando en la opción correspondiente, complete los datos del cliente y habrá realizado el presupuesto directamente.

PRESUPUESTOS o PROFORMAS puede realizar desde FACTURACIÓN – NUEVA FACTURA, PRESUPUESTO, ETC. y realizar el documento completando su fecha, cliente, artículos y finalmente pulsar el botón “Presupuesto”. En la ventana resultante, le detallará el mismo así como indicará marcando con un check o no si se trata de una factura proforma.

Desde el ALTA DE RESERVA también asociará una proforma pulsando el botón “Proforma”. Desde este apartado, se puede asociar una proforma creada con anterioridad o bien crearla desde aquí directamente.
 

<< Volver «Facturación»

– ANTICIPOS

Cantidad de dinero que solicita el hotel por haber hecho reserva y el cliente deberá abonar antes de una determinada fecha.

Estos anticipos pueden señalarse en la ficha de la reserva del cliente pulsando el botón Anticipos. Para ello, escriba el importe solicitado y la fecha máxima de entrega.
Cuando un cliente abone el anticipo, pueden darse varios casos:

– Añadir el anticipo con anterioridad a la entrada del cliente: deberá acceder a la ficha de este cliente, pulsar el botón Anticipos y a continuación añadir un anticipo pulsando el botón correspondiente. Complete la ventana que aparece y pulse aceptar.

– Añadir el anticipo con posterioridad a la entrada del cliente: deberá acceder a la factura (cliente o pagador, según el caso) que realice los cargos automáticos, pulsar el botón Más datos y en el campo Entrega a cuenta escribir la cantidad anticipada por el cliente.

Para ver los anticipos pendientes de recibir pulse LISTADOS – ANTICIPOS PENDIENTES DE RECIBIR.

Para ver los anticipos pendientes cuya fecha máxima de entrega ya ha vencido pulse LISTADOS – ANTICIPOS NO ENTREGADOS.

– DEPÓSITOS

Cantidad de dinero u objetos que el cliente deja para ser guardado en la caja fuerte del hotel.

Estos depósitos pueden señalarse en la ficha de la reserva del cliente pulsando el botón Depósitos. Para ello, pulse Añadir depósitos, complete la ventana que aparece y pulse aceptar.
Cuando devuelva el depósito o parte del mismo, puede anotarlo dando una nueva alta con importe negativo.

Para ver una lista con todos los depósitos efectudos pulse LISTADOS – OTROS DATOS – DEPÓSITOS.

<< Volver «Facturación»

Para buscar una factura pulse la opción del menú general FACTURACIÓN – MODIFICAR DOCUMENTOS y también en IMPRIMIR/VISUALIZAR DOCUMENTO o el botón derecho del ratón sobre el cuadro de habitaciones o planning en la opción “Búsqueda factura”.

Estas búsquedas podrá realizarlas por tipo de documento (serie, número) o bien por el nombre del cliente.

<< Volver «Facturación»

Para pasar un artículo de una factura a otra, deberá abrir la factura cuyo artículo desea pasar a otra habitación. Para ello pulse el botón izquierdo del ratón sobre la habitación que sea. A continuación marque los artículos que quiera con un check rojo en el cuadro situado a la izquierda del nombre del artículo.

Una vez seleccionado/s los artículos, pulse el botón situado a la derecha de la factura y aparece una ventana donde determinará qué artículo/s pasarán a una habitación determinada.

<< Volver «Facturación»

En las facturas para CLIENTES ALOJADOS EN EL ESTABLECIMIENTO, existen tres casos diferentes:

1. – Reserva individual, coincide cliente y pagador: se abre una única factura en la que se irán realizando los cargos asociados a la reserva y los cargos extras que realice el cliente. Está factura permanecerá abierta mientras el cliente esté alojado en el establecimiento de turismo rural y será la que se muestre al pulsar en la habitación.
Si añade cargos y desea dejar la factura abierta pulse «Doc. abierto». Una vez que quiera finalizar pulse «Factura»

2. – Reserva individual, no coincide cliente y pagador: en este caso el programa abre dos facturas:

1ª factura: en ésta podrá introducir los cargos extras, a nombre del cliente.
2ª factura: irá haciendo los cargos de las habitaciones de la reserva, a nombre del pagador. También podrá realizar cargos extras.

Al pulsar en la habitación aparecerá la factura del cliente (1ª), sitúese en ella y al pulsar el botón “Pagador”, mostrará la factura del pagador (2ª).
Si añade cargos y desea dejar la factura abierta pulse «Doc. abierto» (factura cliente) o «Aceptar» (si está en la factura de pagador). Una vez que quiera finalizar pulse «Factura»

3. – Reserva de grupo: en este caso el programa abre dos facturas:

1ª factura: será independiente para cada habitación y usted podrá realizar los cargos correspondientes al cliente que ocupa cada habitación.
2ª factura: engloba a todo el grupo y es donde se harán todos los cargos de las habitaciones del grupo. También podrá realizar cargos extras.

Al pulsar en la habitación aparecerá la factura individual (1ª), sitúese en esta factura y pulse el botón “Pagador”, mostrará la factura del grupo (2ª).
Si añade cargos y desea dejar la factura abierta pulse «Doc. abierto» (factura cliente) o «Aceptar» (si está en la factura de pagador). Una vez que quiera finalizar pulse «Factura»

Para CLIENTES NO ALOJADOS EN EL ESTABLECIMIENTO o más facturas que tenga que realizar lo hará desde la opción del menú principal FACTURACIÓN, donde accederá directamente a la entrada de datos de facturas que deberá completar con fecha, cliente y artículos que desea facturar.
Esta factura si no la desea cerrar en el momento de hacerla puede dejarla como “Doc. abierto”. Para volver a acceder a este documento abierto, deberá pulsar FACTURACIÓN y en el campo “Cliente” escribir el nombre del cliente al que dejamos el documento abierto y pulsar intro. Seguidamente se cargará el documento en el que podrá seguir añadiendo más artículos, modificar, seguir dejándolo como abierto o cerrarlo definitivamente pulsando «Factura».

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Los CARGOS DE ESTANCIA EN HABITACIONES se realizan automáticamente en factura al realizar la entrada del cliente en el alojamiento. Si la reserva es individual con igual cliente y pagador, sólo habrá una factura abierta en la que se harán todos los cargos (habitaciones y extras del cliente). En el resto de casos, los cargos de habitaciones se realizarán en la factura del pagador y los extras en la factura de cliente.

Si no desea que se hagan cargos automáticos de estancia en habitaciones deberá configurarlo en ARCHIVOS/CONFIGURACIÓN – CONFIGURACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO – Pestaña “GENERAL”, marcar el check “No hacer cargos automáticos al dar entrada a las reservas”.

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Cuando el cliente finalice su estancia en el hotel, dará salida a las reservas. Para ello, pulse SALIDAS en el menú principal y busque las reservas por fecha. Aparecerá un listado con todas las reservas pendientes de salida. Seleccione con un click la reserva que desea dar salida y pulse el botón de la pantalla Dar salida a la reserva seleccionada (las reservas salen una a una).

– Si la reserva es individual, le muestra una ventana con el nombre de cliente y habitación, pulse “Aceptar”.

– Si la reserva es de grupo, marque las habitaciones que van a salir con un click en el cuadro de la derecha Habitaciones reservadas y pulse el botón Salida.

Salidas desde otras pantallas:

– Desde la pantalla principal. Colóquese sobre la habitación que desea dar salida (aparece en rosa) y pulse el botón derecho del ratón. Se desplegará un submenú con la opción “Dar salida a la habitación”. También podrá dar salida desde el planning pulsando el botón derecho del ratón sobre la casilla de la habitación o alojamiento (en este caso el color sigue siendo el rojo. No cambia color. Únicamente cuando haga la salida, el planning indicará en color naranja que la reserva ha finalizado y su salida está realizada).

Nota: antes de dar salida a una reserva, asegúrese de haber hecho todos los cargos de la habitación y haber facturado los mismos. En caso contrario el programa le avisará pudiendo hacer factura en el momento de la salida.

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Cuando el cliente llega al establecimiento, deberá dar entrada a la reserva con la habitación o alojamiento que va a ser ocupado por el cliente.

En el menú principal pulse ENTRADAS, busque las reservas por cualquiera de estos campos o varios de ellos: fecha, localizador, cliente, etc. Aparecerá un listado con todas las reservas pendientes de entrada. Seleccione con un click la reserva que desee dar entrada y pulse el botón “Dar entrada a la reserva seleccionada” (las reservas entran una a una).

A continuación, aparece la pantalla de la reserva:

– Si la reserva no tiene habitaciones seleccionadas, especifíquelas.

– Si la reserva es individual, es decir, tiene únicamente una habitación, pulse el botón “Dar entrada a la habitación“. Si en la pantalla de alta de reserva no ha introducido el nombre del cliente y pagador, deberá hacerlo aquí.

– Si la reserva es de grupo, es decir tiene dos o más habitaciones, marque las habitaciones reservadas con un click en el cuadro de la izquierda “Habitaciones reservadas” y pulse el botón “Entrada“. Si en el alta de reserva no ha introducido el nombre del pagador deberá hacerlo en formulario de la reserva.
Puede darse el caso que dentro del grupo, cada habitación tenga un cliente diferente, al pulsar “Entrada” en la ventana que aparece asigne a cada una el suyo y acepte. Es obligatorio que todas las reservas tengan cliente y pagador, pues es imprescindible para hacer las facturas.

Entradas desde otras pantallas:

– Cuando esté haciendo una reserva y el cliente ocupe ya la habitación, pulse en la pantalla de alta de reservas el botón “Dar entrada a la habitación”, una vez completados los datos de la misma.

– Desde la pantalla principal o planning  Colóquese sobre la habitación que desea dar entrada (aparece en amarillo) y pulse el botón derecho del ratón. Se desplegará un submenú con la opción “Dar entrada a la habitación”.

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Puede realizar búsquedas del programa desde varios puntos: o bien desde la opción BUSCAR RESERVAS situado a la derecha del casillero de habitaciones, con el botón derecho del ratón pulsando sobre cualquier punto del casillero o bien desde el apartado LISTADOS donde las localizará del siguiente modo:

– Todas aquellas reservas que están pendientes de entrada. Podrá acceder a ellas a través de la opción LISTADOS – BÚSQUEDA DE RESERVAS. Esta búsqueda le permite localizar la reserva por: fecha en la que se realizó, fecha entrada, fecha salida, localizador, el nombre de quién efectuó la reserva, cliente o pagador.

– Reservas actuales o pasadas. Podrá buscarlas pulsando LISTADOS – ESTANCIAS PASADAS Y ACTUALES. Esta búsqueda le permite localizar las estancias por: fecha en la que se dieron de alta, fecha entrada, fecha salida, localizador, habitación, el nombre de quién efectuó la reserva, cliente o pagador.

También puede visualizar las reservas a través del Planning, pulsando la opción correspondiente.

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Puede hacer una reserva pulsando sobre la opción ALTA RESERVA.

A continuación deber determinar si la reserva que va a realizar es para una habitación ó varias habitaciones (2 ó más) que ya es considerada como grupo.

La pantalla de reservas tiene muchos apartados que podrá rellenar para tener una mayor información de la reserva, pero no es necesario completarlos todos.
En el campo “Reserva a nombre de” figurará el nombre de la persona, empresa, agencia… que efectúa la reserva.
“Cliente” es el nombre de la persona que va a alojarse en el establecimiento.
“Pagador” está previsto por si la persona que ocupa la habitación es diferente de aquella que pague la estancia (el pagador puede ser una empresa, una agencia …).

Para hacer una reserva de forma sencilla complete los siguientes campos:

– La persona que realiza la reserva. No es necesario en el momento de hacer la reserva determinar el nombre del cliente y pagador.
– Escriba la fecha de entrada.
– Escriba la fecha de salida.
– Escriba el número de habitaciones que va a ocupar la reserva (si es 2 ó más, etc.)
– Pulsando “Aceptar”, la reserva estaría realizada.

Ahora bien, también podría anotar:

– El tipo de reserva, el número de localizador, el tipo de tarifa, el tipo de pensión, si tiene notas, plazas de garaje, anticipos … y por supuesto asignar en el momento de hacer la reserva los números de habitación (111, 112, …) que va a ocupar la reserva, camas supletorias, etc. o hacerlo posteriormente.

Una vez completados todos los datos que necesite para su reserva, acepte para guardar los cambios.

HACER UNA RESERVA INDIVIDUAL

HACER UNA RESERVA DE GRUPO ( 2 ó más habitaciones/alojamientos)

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– PRÓXIMAMENTE –

Para cualquier duda relacionada con este apartado consulte en la siguiente dirección comercial@gabilos.com

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Si su alojamiento es un hotel, hostal, apartamento, bungalows o una combinación de ambas, debe elegir este apartado de la configuración y proceder a crear sus plantas, tipos de habitación con las que va a trabajar, etc.
 

Le recomendamos que siga los siguientes pasos: