10. Funciones especiales

 

   A través de este icono situado en la parte superior del programa, podrá acceder a la ayuda del programa.

   A través de este icono situado en la parte superior del programa, podrá acceder al contacto de la empresa, web, soporte técnico on line y envío de copias de seguridad a Gábilos.

Tecla “Esc” (Escape): pulsando esta tecla podrá retroceder a la pantalla anterior, salir de los listados, etc. sin necesidad de pulsar el icono de la flecha.

Tecla “F12“: esta tecla le permitirá aceptar las distintas ventanas del programa: al completar una ficha de artículos, de clientes, etc.
Es especialmente útil en la pantalla de entrada de datos, ya que le evitará pulsar RETURN repetidamente y avanzar en la introducción de artículos de sus facturas y documentos.

Tecla “F3“: si pulsa “F3″ en las ventanas en las que esté el botón “Ver todos F3″, aparecerá una lista de lo que necesite buscar: clientes, artículos, etc. sin necesidad de pulsar con el ratón el botón “Ver todos F3″.
También si pulsa “F3″ podrá listar en los campos los diferentes nombres de clientes, artículos, etc. Esta tecla podrá usarla en los campos en los que hay un botón desplegable a la derecha del mismo.

Tecla “F2“: si pulsa “F2″, podrá modificar o dar de baja, los diferentes nombres de clientes, artículos, etc. Esta tecla podrá usarla en los campos en los que hay un botón desplegable a la derecha del mismo.

Tecla “F5“: si pulsa esta tecla en las ventanas que tengan el botón “Buscar F5″, le aparecerá una ventana en la que deberá escribir aquello que necesite buscar: un artículo, cliente, etc.

   Botón interrogación: si pulsa este botón accederá a la ayuda de la pantalla en la que se encuentra.

Sistemas de búsqueda: cuando realice BÚSQUEDAS debe escribir un mínimo de tres letras. Puede introducir tantos grupos de letras como desee sin importar el orden de los mismos. No es necesario indicar acentos, ni mayúsculas para buscar.

Ejemplo: para buscar “Gábilos Software”, puede escribir gab, gab sof, are, etc.

Escribir fecha: el campo fecha se puede completar de cualquiera de las siguientes formas:

– Con las flechas a la derecha del campo, subiendo o bajando la fecha que el sistema establece por defecto.

– En algunas pantallas aparece un calendario a la derecha del campo fecha, si pulsa en el mismo podrá seleccionar el día y mes que desee.

– O escribirla de la siguiente forma para que el programa la reconozca. Por ejemplo, si quiere la fecha 31 de diciembre de 2008 deberá escribir 311208 (los dos primeros dígitos corresponden al día, los dos siguientes al mes y los últimos al año, siempre de dos en dos), por último pulse Return.

9. Copias de seguridad

Para realizar copias de seguridad pulse la opción UTILIDADES del menú general, y dentro de ésta el apartado COPIAS DE SEGURIDAD.

Debe marcar la unidad en la cual desea realizar a copia. En el caso de ser a Zip/Pen Drive, CD o Disco duro externo, debe escribir la letra de la unidad que tiene asignada. Si no conoce la letra puede mirarla del siguiente modo: En el escritorio haga doble click sobre “Mi PC (o Equipo) ”, y aparecerán todas las unidades de disco disponibles con sus letras correspondientes: (A:), (B:), (C:), …

Podrá también enviar copias a una dirección de email o a Gábilos en el caso de que tengan contratado un servicio de soprte y sean solicitas por nuestros técnicos.

Podrá hacer copia de seguridad de varias empresas a la vez de la opción REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD en el menú de EMPRESAS.

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Para recuperar una copia:

Pulse la opción RECUPERAR COPIA del menú Empresas (este menú aparece por primera vez al abrir el programa).

Debe marcar la unidad de la cual desea recuperar la copia. En el caso de ser a Zip / Pen Drive, CD o Disco duro externo debe escribir la letra de la unidad que tiene asignada. Si no conoce la letra puede mirarla del siguiente modo: En el escritorio haga doble click sobre “Mi PC (o Equipo) ”, y aparecerán todas las unidades de disco disponibles con sus letras correspondientes: (A:), (B:), (C:), …

Recuerde que perderá todas las modificaciones realizadas desde que efectuó la copia que recupera.

Si trabaja en red sólo es posible recuperar copia desde el equipo que hace de servidor de la red. Además, la aplicación de contabilidad debe estar cerrada en el resto de los equipos.
 

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8. Diseño de documentos

l programa tiene predefinido un diseño de documentos para sus facturas, albaranes, tickets, etc. Si lo desea puede realizar algunos cambios sobre este diseño dado. Por ejemplo, su logotipo, los datos de su empresa, el número de tipos de I.V.A. que aplica a su factura, el número de copias que saldrán por defecto para cada documento cuando desee imprimir, etc.
Todo esto podrá determinarlo a través de UTILIDADES – DISEÑO DE INFORMES – CONFIGURAR INFORMES.

 

En el caso que usted quiera un nuevo diseño o tenga papel preimpreso al que deba ajustar el documento, deberá activar un diseñador de informes donde podrá personalizar ampliamente el formato de sus facturas, albaranes, tickets, etc. Para ello, en la opción “Activar diseñador de informes” que aparece en la ventana de configuración de informes pulse “Sí”. De esta forma, ya podrá modificar los diseños que desee adaptándolos a sus necesidades.

 

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7. Cierre de caja

Para realizar el cierre de caja debe pulsar la opción VENTAS – REALIZAR ARQUEO. En primer lugar, deberá determinar el día que desea cerrar caja, por defecto aparece la fecha del sistema. A continuación, detalle los siguientes datos:

– Saldo inicial: importe con el que ha iniciado la caja. El programa coge por defecto como saldo inicial el saldo final del último día que ha cerrado caja. Si no desea que sea esta cantidad, sitúese sobre el campo y escriba el importe que desee.

– En caja existen: escriba el número de monedas correspondientes a cada campo.

– Total en caja: conforme vaya rellenando las monedas que tiene en caja, el programa calcula automáticamente el total de dinero existente en caja.

– Debería haber: cantidad de dinero que debería haber en caja según todas las entradas y salidas de caja que se han realizado durante el día.

– Descuadre: el programa indica si existe un descuadre entre el total en caja y el importe que realmente debería existir en relación a todas las operaciones de entrada y salida de caja que se han producido durante el día.

Finalmente si desea cerrar la caja pulse el botón “Cierre de caja“. Una vez que haya cerrado la caja ya no podrá volver a realizar el arqueo para ese día. Por ello, tiene la posibilidad de cerrar provisionalmente la caja pulsando “Guardar datos sin cerrar caja“.

 

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6. Listados TPV

La confección de cualquier listado resulta muy sencilla porque tan sólo es necesario seguir las opciones que ofrece el programa.

El programa dispone de gran variedad de listados que le ayudarán a llevar un control de sus operaciones: listados de documentos, resumen de importes, tickets pendientes de pago, movimientos de caja, listados de descuadres, vales descuentos entregados y artículos vendidos.

Accederá a los listados de TPV desde el apartado LISTADOS VENTAS – LISTADOS TPV.

 

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5. Entradas / Salidas de caja

En este apartado podrá determinar todas las entradas y salidas de caja del día que un determinado dependiente realice. Cualquier ingreso o pago que se efectue con el dinero de caja deberá especificarlo aquí, en VENTAS – ENTRADAS/SALIDAS CAJA.

En la pantalla aparece por defecto la fecha del sistema. Para añadir una entrada o una salida pulse en el botón de añadir y complete la ventana que aparece a continuación especificando el dependiente, concepto e importe.

 

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4.4. Modificar / eliminar documentos

<< Volver «Ventas TPV»

En primer lugar puede buscar un documento a través de varias opciones:

– Podrá buscar un documento pulsando el botón “Buscar” dentro de la pantalla NUEVO TICKET, FACTURA, ETC.

– En los LISTADOS DE VENTAS puede buscar los documentos que desee bien sea por fechas, por cliente o por serie.

– Dentro de VENTAS en el apartado MODIFICAR TICKET O DOCUMENTO , puede realizar la búsqueda por tipo de documento o por el nombre de cliente al que pertenece.Una vez que encuentre el documento, si éste aparece en un listado haga doble click para acceder al mismo. Podrá consultarlo o modificarlo pulsando sobre el campo que quiera cambiar.

Para borrar un documento de ventas pulse VENTAS – BORRAR TICKET O DOCUMENTO y señale el documento que quiere eliminar.

 

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4.3. Hacer otros documentos

<< Volver «Ventas TPV»

Para hacer un documento de ventas (diferente a ticket): factura, presupuesto, etc. debe pulsar la opción VENTAS – NUEVO TICKET, FACTURA, PEDIDO, etc. . En este apartado podrá realizar todo tipo de documentos especificando la fecha, el dependiente, el nombre del cliente y los artículos que van a formar dicho documento. Una vez haya determinado esto, deberá seleccionar el tipo de documento del que se trata, es decir, si fuese una factura finalizaría el documento pulsando el botón “Factura”, si fuese un presupuesto, albarán, etc. pulsaría el botón “Otros Doc.” y elegiría dentro de éste el documento del que se tratase.

Recuerde que si no quiere dar por concluído un documento porque más adelante quiere añadir más artículos, etc. pulse el botón “Doc. abierto”. Para acceder de nuevo a él, tan solo deberá situarse en esta pantalla de entrada de datos y en el campo dependiente y cliente, escribir a quién pertenecía este documento abierto, a continuación el programa le indica que este cliente tiene un documento abierto y pulse Intro para acceder a él.

Finalmente señalar que en el botón “Más datos” puede añadir: descuentos, portes, entregas a cuenta, etc. que afecten al documento realizado.

 

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4.2. Hacer una devolución

<< Volver «Ventas TPV»

Para hacer un ticket de devolución debe pulsar la opción VENTAS del menú general y pulsar la opción NUEVO TICKET, FACTURA, PEDIDO, etc. . En este pantalla podrá realizar la devolución de la misma forma que hace los tickets, especificando la fecha, el dependiente, el nombre del cliente y los artículos que devuelve pero en este caso con el número de unidades con signo negativo (de esta forma el programa las vuelve a recuperar en stock). En la parte superior derecha de la pantalla aparece una cifra indicando el importe total de la devolución.

Una vez haya especificado todos los artículos devueltos finalizará el documento seleccionando el tipo de documento del que se trata, en este caso pulsaría el botón “Ticket“.
Una vez pulsado este botón aparece una pantalla que le muestra: el nº de ticket, total que debe cobrar el cliente y dos opciones entre las cuales el dependiente elige cómo devuelve el importe: en dinero o vale descuento. A continuación, aparecerá una ventana que le resumirá la forma de devolución elegida. Si está de acuerdo pulse aceptar y finalizará el documento.

 

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4.1. Hacer un ticket

<< Volver «Ventas TPV»

Para hacer un ticket debe pulsar la opción VENTAS del menú general y pulsar la opción NUEVO TICKET, FACTURA, PEDIDO, ETC. . En este pantalla podrá realizar todos los tickets que desee especificando la fecha, el dependiente, el nombre del cliente y los artículos que van a formar dicho documento. En la parte superior derecha de la pantalla aparece una cifra indicando el importe total de la venta.

Una vez haya determinado todos los artículos deberá finalizar el documento seleccionando el tipo de documento del que se trata, en este caso pulsaría el botón “Ticket“.
Una vez pulsado este botón aparece una pantalla que le muestra: el nº de ticket, total que debe pagar el cliente y unos campos en los que debe especificar qué cantidad del importe es entregada en efectivo, tarjeta, vale descuento o queda pendiente de cobro. A continuación, aparecerá una ventana que le resumirá la forma de cobro de ese cliente según las cantidades especificadas. Si está de acuerdo pulse aceptar y finalizará el documento.

 

Si no quiere dar por concluído un documento porque más adelante quiere añadir más artículos, etc. pulse el botón “Doc. abierto”. Para acceder de nuevo a él, tan solo deberá situarse en esta pantalla de entrada de ventas y en el campo dependiente y cliente, escribir a quién pertenecía este documento abierto, a continuación el programa le indica que este cliente tiene un documento abierto y pulse Intro para acceder a él.

 

Finalmente señalar que en el botón “Más datos” puede añadir: descuentos, portes, entregas a cuenta, etc. que afecten al documento realizado.

 

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3. Configuración TPV

En este apartado tendrá la posibilidad de configurar la caja, dependientes y tarjetas de su punto de venta. Para ello, debe pulsar la opción VENTAS – CONFIGURACIÓN TPV.

En la configuración de la caja puede determinar si existe un dependiente obligatorio, por defecto o un cliente por defecto. De este modo cuando realice un documento de ventas (ticket, factura, …) aparecerán estos campos rellenados y ya no deberá completarlos si así lo desea. En esta configuración también se incluyen otros conceptos como introducir el código de apertura de cajón, la coletilla del ticket, etc.

En la configuración de dependientes, dará de alta tantos dependientes como tenga su punto de venta.

Por último para la configuración de tarjetas, dará de alta las tarjetas con las que trabaje y su comisión correspondiente.

 

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2. Introducir datos

Una vez creada la empresa es necesario que complete los datos referentes a la misma. Para ello pulse UTILIDADES – CONFIGURACIÓN. Complete en cada pestaña los datos necesarios para su facturación: domicilio de la empresa, formas de pago, etc.

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El programa tiene predefinido un diseño para sus facturas, albaranes, etc. Puede cambiar algunos detalles del mismo desde la opción Diseño de documentos.

En un primer momento no es necesario que cree todos sus artículos, clientes, proveedores, etc. Podrá darlos de alta conforme vaya realizando documentos de compras o de ventas. El programa le informará que no están creados y le dará la opción de crearlos en ese momento, sin necesidad de salir de la pantalla en la que está trabajando.

Pero si ya desde el principio desea crear algunos artículos, clientes, formas de pago, etc. pulse en el menú general la opción FICHEROS y seleccione la opción correspondiente. (ARTÍCULOS, CLIENTES, PROVEEDORES, etc.)

 

Crear un cliente

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Crear un proveedor

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Crear un artículo

VideoBar  Ver vídeo «Cómo crear un artículo»

Crear un artículo compuesto

VideoBar  Ver vídeo «Cómo crear un artículo compuesto»

 

1. Crear empresa

Cuando inicie por vez primera el programa, le aparecerá una primera pantalla que le ofrece las siguientes opciones:

– Crear una nueva empresa
– Acceder a una empresa ya creada
– Modificar datos de empresa
– Borrar empresa

– Trabajar en una copia de pruebas

– Realizar copias de seguridad
– Recuperar copias de seguridad

 

Para las opciones “Acceder, Modificar o Borrar una empresa” siga las intrucciones de la pantalla.

La opción “Realizar copia” sirve para realizar la copia de una o varias empresas de las que tenga creadas.

La opción “Recuperar copia” se usa únicamente para recuperar una copia de seguridad de la empresa.

La opción “Trabajar en una copia de pruebas” sirve para elegir una empresa de las que tenga creadas y hacer pruebas con ella. Puede experimentar lo que desee pues al salir de la empresa no quedan grabadas las operaciones.

Crear empresa” es el primer paso que debe realizar para empezar a trabajar con el programa. Para ello, pulse la opción “Crear una nueva empresa” del menú principal, y le aparecerá la siguiente pantalla:

En la ventana que aparece escriba el nombre de la nueva empresa y su N.I.F.

Confirme la “fecha de comienzo” del ejercicio económico. Recuerde que esta fecha que el programa ofrece, no es la fecha de la compra del programa, ni la fecha de alta ante la Delegación de Hacienda.
Las personas físicas deben poner siempre como “fecha de comienzo” el día uno de enero del año actual y únicamente las Sociedades Mercantiles pueden poner otra fecha distinta al uno de enero si así figura en sus Estatutos.

Para enlazar el programa de TPV con el de “Contabilidad Gábilos”, marque con un check esta opción. Con este “enlace a contabilidad”, las facturas realizadas con el programa de TPV se contabilizarán automáticamente. Esta opción únicamente se podrá realizar cuando cree la empresa por primera vez debido a que los códigos de proveedores y clientes son comunes para ambos programas.

Por último pulse “Aceptar”.
 

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0. Introducción TPV

Modalidad curso: Online
Precio: Gratis
Idioma: Español
Duración. Ilimitada. Consultas ilimitadas

 

Material aportado:
– Explicaciones de los principales apartados del programa
– Vídeos.
– Acceso al foro del programa para la resolución de dudas o planteamiento de preguntas supervisadas por nuestros técnicos.

 

Objetivos:
Este curso pretende explicar las principales funciones del programa «TPV Profesional». De forma, que en un periodo breve de tiempo el usuario pueda trabajar con el software y conocer su funcionamiento.

 

¿Cómo funciona?:
Puede trabajar con todo el material aportado tantas veces como lo necesite. Le recomendamos que lea el contenido del curso en el orden presentado.

El curso está dividido en varias lecciones de muy corta duración. Cada una de ellas tiene su explicación y cuando proceda, un vídeo complementario. Para optimizar el resultado del curso se recomienda seguir los siguientes pasos:

1º.- Leer con detalle el texto.

2º.- Ver el vídeo de apoyo cuando exista.

3º.- Una vez comprendida la lección, si lo desea, podrá ponerla en práctica utilizando el programa o versión demo del mismo.

4º.- Por último, pasar a la lección siguiente.