Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad podrás:
– Entender el proceso de configuración de la empresa y las diferentes opciones disponibles.
– Crear los diferentes artículos, clientes, proveedores a partir de la sección ficheros.
2.1 Utilidades – Configuración de la empresa.
Una vez creada la empresa es necesario que completes los datos referentes a la misma. Para ello pulsa Utilidades – Configuración básica. Completa en cada pestaña los datos necesarios para su facturación: domicilio de la empresa, formas de pago, etc.
En Configuración avanzada puedes seleccionar entre múltiples opciones que desees sobre aspectos como artículos y clientes, gestión de facturas, entrada de documentos, facturación electrónica, etc. El objetivo es que el programa se adapte perfectamente a tus necesidades y no al revés.
El programa tiene predefinido un diseño para sus facturas, albaranes, etc. Puedes cambiar algunos detalles del mismo desde la opción Diseño de informes.
2.2 Crear artículos, clientes, proveedores desde la sección ficheros.
En un primer momento no es necesario que cree todos sus artículos, clientes, proveedores, etc. Podrá darlos de alta a medida que vaya realizando documentos de compras o de ventas. El programa le informará cuando no estén creados y le dará la opción de crearlos en ese momento, sin necesidad de salir de la pantalla en la que está trabajando.
Si desde el principio deseas crear algunos artículos, clientes, formas de pago, etc. pulsa en el menú general la opción Ficheros y selecciona la opción correspondiente. (ARTÍCULOS, CLIENTES, PROVEEDORES, etc.)
2.2.1 Crear un cliente / proveedor
Pulse la opción FICHEROS del menú general y CLIENTES o PROVEEDORES (según sea el caso). A continuación aparecerá una ventana en la que deberá completar los campos que desee. Si desea añadir más información sobre el cliente: Sus datos fiscales, facturación, etc. pulse Más datos.
Para visualizar todos los clientes creados, pulse Ver todos o F3. Si pulsa sobre uno de ellos, accederá a su ficha correspondiente, pudiendo modificar algún dato e incluso eliminar el cliente.
2.2.2 Crear un artículo
Pulse la opción FICHEROS del menú general y ARTÍCULOS. A continuación aparecerá una ventana en la que deberá completar los campos (información sobre el artículo) que desee.
Para visualizar todos los artículos creados, pulse Ver todos o F3. Si pulsa sobre uno de ellos, accederá a su ficha correspondiente y podrá modificar algún dato e incluso eliminar el artículo.
2.2.3 Crear un artículo compuesto
Un artículo compuesto es aquel que bajo un mismo nombre incluye varios artículos a la vez. Con esta opción se pretende simplificar trabajo y así cada vez que esté facturando un artículo compuesto, no tendrá que enumerar todos los elementos que lo componen.
Para ello, pulse la opción FICHEROS del menú general y ARTÍCULOS COMPUESTOS. En primer lugar complete los campos: clave, código de barras y nombre, pulse Más datos. En la ventana que aparece, deberá incluir todos los artículos que formen el artículo compuesto.
Para la realización de facturas con estos artículos, se realiza de igual modo que con otros. Simplemente, escribirá el nombre del artículo compuesto y al cambiar de campo (para especificar unidades), el programa le avisará que se trata de esta clase de artículos, acepte y seguidamente se añadirán tantas líneas como componentes tenga el artículo compuesto.
2.2.4 Crear un artículo mixto
Un artículo mixto es aquel que está formado por varios artículos a la vez pero que en los documentos: albaranes, facturas, etc. solo figura el nombre del artículo mixto y no el detalle de los artículos que lo integran descontando en todo momento el stock de estos artículos.
(Un artículo mixto es diferente a un artículo compuesto puesto que un artículo compuesto siempre va a mostrar el detalle de todos los artículos que incluye).
Ejemplo 1: Un artículo mixto podría ser una instalación eléctrica formada por cables de diferentes tamaños, enchufes, etc. siendo el único concepto que aparece en la factura el nombre del artículo mixto: Instalación eléctrica (el precio de este artículo lo formaría el total de precios de artículos que lo componen y el stock se descontaría en todos los artículos).
Ejemplo 2: Una pared formada por ladrillos, hormigón, mano de obra, etc.
Para su creación completa las pestañas necesarias con sus datos:
– Datos básicos: nombre del artículo mixto, precios…
– Artículos: incluye los artículos que forman el artículo mixto. Para añadir un artículo haz doble click sobre una línea de la rejilla en blanco, pulse insert o el signo +.
En la ventana resultante escribe el artículo y el nº de unidades de ese artículo que se incluyen en este artículo mixto. De esta forma, el programa toma los datos de la ficha del artículo y en función de las unidades empleadas y el coste del mismo, va calculando el coste del artículo mixto.
– El resto de pestañas: más datos, clientes, compras/ventas, trazabilidad complétalas como cualquier ficha de artículos según sean sus necesidades.
2.3 Preguntas frecuentes
2.3.1 Trabajar con más de dos decimales
Puedes trabajar con más de dos decimales, para ello deberás determinarlo en configuración. Ve a UTILIDADES – CONFIGURACIÓN AVANZADA – Pestaña «Artículos y clientes«. En la opción «Art. precios y decimales», selecciona el número de decimales con los que deseas trabajar en las unidades (hasta 5).
Tienes la misma opción de decimales para trabajar con el precio de los artículos.
2.3.2 Aparecer el Banco del cliente en las facturas según la forma de pago
Debes ir a FICHEROS – DATOS MAESTROS – FORMAS DE PAGO, localizar la forma de pago determinada. Una vez seleccionada la forma de pago, marcar el check «Impresión facturas de venta: imprimir el banco de cobro cuando la factura tenga esta forma de pago».
2.3.3 Crear cuentas contables
La primera vez que utilices el programa, esta opción permite crear todas las cuentas contables necesarias para realizar la contabilidad de la empresa con sus saldos iniciales, caso de que los tengan. Además sólo estará activada si tiene enlazado el programa de facturación Gábilos con el programa de Contabilidad Gábilos.
Pulsa la opción FICHEROS del menú general y DATOS MAESTROS – CUENTAS CONTABLES.
Recuerda que el Saldo inicial suele ser el existente a día 1 de enero. En cuentas de ingresos y gastos (grupos 6 y 7 del Plan General de Contabilidad) este saldo inicial es cero, por eso el programa se salta este campo. Recuerda que todos los saldos deberás ponerlos, como norma general, en la Empresa 2.
Además el Saldo del año anterior lo ofrece automáticamente. Es igual al saldo inicial, con la excepción de las cuentas de ingresos y gastos en las que el saldo inicial es cero, sin embargo, como saldo del año anterior, deberás poner el saldo que tenían al finalizar dicho año. Recuerda que todo esto sólo lo harás la primera vez que trabajes con el programa, en los años siguientes será totalmente automático.
2.3.4 Creación de una forma de pago
Pulsa la opción FICHEROS del menú general y DATOS MAESTROS – FORMAS DE PAGO. A continuación aparecerá una ventana en la que deberás completar los campos según la forma de pago que deseas crear.
Nombre: escribe el nombre de la forma de pago.
Número de vencimientos: número de letras que girará al cliente según la forma de pago establecida.
Días entre vencimientos: intervalo de días entre el vencimiento de cada letra.
Primer vencimiento: días que transcurren entre la fecha de la factura y la fecha del primer vencimiento.
Ejemplo: Supón que vendes a un cliente que te pagará a un año, mediante 6 letras. Además, le girarás a los 60 días de realizar la factura. La forma de pago será entonces:
Forma de pago: 1 año.
Número de vencimientos: 6
Días entre vencimientos: 60
Primer vencimiento: 60
Puedes configurar vencimientos por libre en el botón correspondiente y establecer el % del importe que se girará según los días que establezcas.
Además puedes determinar la situación inicial de la forma de pago, es decir, los recibos asociados a esta forma de pago pueden estar pendientes de llevar al banco o de recibir.
Facturas pagadas: Si en configuración tienes activada la opción «Controlar pagos parciales de facturas» podrás determinar si desea considerar las facturas asociadas a esta forma de pago como pagadas o no.
Gestión de pagarés: activa si esta forma de pago generará pagarés.
Para visualizar todas las formas de pago creadas, pulsa Listar o F3. Si pulsa sobre una de ellas, accederás a su ficha correspondiente, pudiendo modificar algún dato e incluso eliminar la forma de pago.
2.3.5 Aplicar un descuento a un artículo
Los descuentos se aplican en la ficha de cada artículo. De esta forma siempre que se facture dicho artículo se aplicará el descuento señalado. Este descuento podrá modificarse siempre que lo necesites.
Si has establecido un porcentaje de descuento en la ficha del artículo y deseas modificar el descuento en una factura que incluya este artículo, puedes hacerlo. Recuerda que al cambiar el porcentaje de descuento en la factura no se cambia el porcentaje en la ficha del artículo.
2.4 Vídeos de apoyo (Versión en local del programa)
– Crear un cliente
– Crear un proveedor
– Crear un artículo
– Crear un artículo compuesto
– Crear un artículo mixto