Al finalizar el ejercicio económico (normalmente el 31 de diciembre) es necesario realizar determinados procesos:
– Introducción de existencias finales.
– Amortizaciones.
– Regularización.
– Cierre.
– Apertura.
– Ajuste de inmovilizados (nos referimos al asiento de amortización acumulada contra bien de inmovilizado cuando ya se ha terminado la amortización del bien)
– Así como diversos listados (libro diario, balances, etc.).
Le recomendamos que antes de comenzar el cierre del ejercicio:
– Revise bien todas las cuentas del libro mayor para ver si ha cometido algún error o queda algo por contabilizar; en tal caso haga los ajustes necesarios.
– Haga una copia de seguridad: desde el menú general, pulse (Utilidades) y dentro de éstas (Realizar copia).
– Ha de saber ya el importe de las existencias finales (inventario).
– Prepare la impresora con el papel necesario. Para ello, asegúrese que la impresora está correctamente configurada e imprime correctamente los listados. Puede comprobarlo imprimiendo una ficha de mayor.
Si no desea imprimir los libros, el programa le permite presentarlos en soporte informático (disquete o CD). En lugar de listados en papel se crearan unos archivos que son los que deberá presentar para la legalización de los libros ante el Registro Mercantil. Estos archivos se generarán en el proceso de cierre del ejercicio.
Puede realizar el cierre de ejercicio de dos formas diferentes: de forma totalmente automática o de forma semiautomática (paso a paso).
TOTALMENTE AUTOMÁTICA: si decide usar este método basta tan solo pulsar una opción que dice: HAZLO TODO: REGULARIZACIÓN, AMORTIZACIÓN, ETC.. Si pulsa esta opción, el programa realiza TODOS los pasos automáticamente. Le pedirá que haga una copia de seguridad y que introduzca el importe de las existencias finales. A partir de aquí es un proceso totalmente automático. Esta opción es la que usan casi todos los usuarios ya que además de evitar errores – no olvida ningún paso ni listado- resulta muy cómoda.
CON UN SOLO CLICK ORDENA AL PROGRAMA QUE HAGA ABSOLUTAMENTE TODO Y SIN ERRORES.
PASO A PASO ó SEMIAUTOMÁTICA: esta opción existe por si desea hacer los procesos de fin de ejercicio usted mismo. Esto es útil para estudiantes, asesores, cualquier persona que quieran analizar detalles entre un paso y otro.
Este modo de cerrar el ejercicio resulta igualmente muy sencillo, hay que tener cuidado únicamente de hacer todos los apartados en el orden indicado en la pantalla (Introducción de existencias finales, Amortizaciones, Regularización, Cierre del ejercicio, Apertura del ejercicio) con los diferentes listados en el orden correspondiente.
Por ejemplo, no puede hacer una regularización y después pretender hacer una cuenta de Pérdidas y Ganancias pues al tener los saldos regularizados no le saldría nada.
La secuencia completa para no omitir ningún paso es la que ofrece el programa en el apartado HAZLO TODO ...
Ver vídeo «Cierre del ejercicio automático»
Para realizar los procesos de FORMA SEMIAUTOMÁTICA pulse FIN DE EJERCICIO y las siguientes opciones:
INTRODUCCIÓN EXISTENCIAS
– En primer lugar, asegúrese de haber realizado una copia de seguridad.
– Marque con un check las cuentas a las que desea asociar existencias finales.
– Pulse el botón “Introducir existencias finales de las cuentas seleccionadas”. Aparecerá un formulario para introducir dichas existencias.
– Mediante el botón “Generar asiento de variación de existencias finales”. Se realizará dicho asiento.
Hacer el asiento de saldos iniciales
AMORTIZACIÓN
Desde esta opción a fecha de cierre del ejercicio, el programa realizará automáticamente la amortización del mismo, a continuación pulse Aceptar.
REGULARIZACIÓN
Desde esta opción a fecha de regularización del ejercicio, el programa realizará automáticamente dicho asiento llevándolo a la cuenta de Pérdidas y Ganancias, a continuación pulse Aceptar.
CIERRE
Desde esta opción a fecha de cierre del ejercicio, el programa realizará automáticamente el cierre del mismo, a continuación pulse Aceptar.
APERTURA
Desde esta opción a fecha de inicio del ejercicio siguiente, el programa realizará automáticamente el asiento de apertura del mismo, a continuación pulse Aceptar.
AJUSTE INMOVILIZADO
Esta opción borra las fichas de inmovilizado que ya están amortizadas y además genera el asiento correspondiente.
A continuación si está conforme, pulse Aceptar.
Podrá imprimir los listados que necesite a través de la opción LISTADOS del menú general.
Los libros oficiales se pueden preparar como quiera: impresos en papel o bien generar unos ficheros para la presentación de libros en el Registro Mercantil por vía telemática.
Una vez terminada la operación, el programa le indicará que el proceso ha finalizado.
Cuando finalice todos los listados automáticos, si su empresa es una sociedad mercantil (es decir, soc.anónima, soc. limitada, soc. colectiva o soc. comanditaria) deberá confeccionar también una memoria. Para realizarla haga lo siguiente:
Vaya a LISTADOS, elija la opción MEMORIA.
Escriba la memoria correspondiente a su ejercicio. Existe un texto plantilla que le servirá de ayuda para elaborar la suya propia.